電子請求書のアーカイブ：法定保管期間、義務、および証拠力
電子請求書をどのくらいの期間保管する必要がありますか？その証拠力を保証する規則は何ですか？現行の法律上の義務についての完全な概要をご紹介します。
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証拠値 · NF Z42-013 · ISO 14641
電子署名保存: 時間の経過を考慮して証拠価値を確保する
電子署名だけでは十分ではない.さらに,5年,10年,20年後に署名が本物であり,文書が変更されていないことを証明できる必要がある.これは,単なるクラウド保存と混同されない,証拠価値のある電子アーカイブの役割です.証拠アーカイブは3つの柱に基礎を置いています. 誠実さ,持続性,追跡性. NF Z42-013 (AFNOR) とISO 14641の基準に囲まれています.このガイドは,通常の保管法,フランスの保存法,PES-LTAフォーマット,eIDAS 2.0によって導入された新しい資格アーカイブサービスから,通常の保存法によって区別されるものを説明します.
証拠資料とは?
電子文書保存は,電子署名された文書を,その完全性,読み解く可能性,そして法律上の適用性を保証する条件で長期保存することを指します.ディスクやクラウドへのコピーだけでは不十分です.ファイルは痕跡を残さずに変更され,フォーマットが読み取れない状態になり,保存日程は証明されません.証拠文書保存は,これらの3つのリスクに正確に対応します.
保存された文書は,アーカイブで暗号化ハッシュし,そのコンデンサットを定期的に検証することで,記録された文書の完全性が保証される.持続性:ソフトウェアの進化に関係なく,文書は数十年間読み取れるまま,標準化された形式 (コンテンツのためのPDF/A,署名のためのPAdES B-LTA) を要求する.そして,メディアの定期的な移行.追跡性:保管された文書に関するすべての操作 (保管,閲覧,通信,破壊) は,タイムステープされた,偽造できない日記に記録される.
法律上の保存期間:誰が保管し,どのくらい保存しなければならない
フランスでは,署名された文書が異議を唱える期間が法律によって定められ,その性質に応じて,証拠記録は署名を含むその期間をすべてカバーする場合にのみ意味があります.
商業契約と請求書 10年
商用契約と請求書は10年間保存されます (商法,L123-22). これはB2Bで最も一般的な基準期間です.署名された文書は,署名証明書の有効性を含む,その期間中,検証可能でなければなりません.
雇用契約とHR 5年
契約書には,従業員が退職してから最低5年かかるが,給料の要素は50年まで続く.HRの非電子化により,長期にわたる様々な期間をカバーできる証拠記録が必要となる.
税務書類 6年
税務証明書は6年間保存されます (税務手続きの本,L102B条). 検査の際,行政当局は署名されたデジタルオリジナルの提供を要求することができます.
公証証書 — 75年
公認証書には75年の保存期間がある (公認証書法).そのような期間では,形式移行とタイムスタンプ更新 (PAdES B-LTA) のアーカイブのみが証明書の使用期間を超えて確認可能な署名を維持します.
医療記録 20年
医療記録は最後の法 (公衆衛生法) から20年後に保存されます. 医療データのホストにとって,証拠アーカイブは,保存の安全性と機密性を枠組みとするHDS認証と倍加されます.
証拠記録の規範的な枠組み
フランスとヨーロッパにおける電子証拠資料保存には,4つの基準が構成されています.どれも義務ではありませんが,その基準の遵守が,記録の反論性を条件にします.
NF Z42-013 (AFNOR)
電子証明文書の保存のためのフランス基準規格. 文書の完全性,永続性,追跡性を保証する技術的および組織的措置を定義する. これはAFNORによって発行されたNF 461の認証の基礎です.
ISO 14641 (国際)
国際標準NF Z42-013は,フランス以外でも認められている,ドキュメントのライフサイクルを通しての信頼性と完全性を保証する電子アーカイブシステムの設計と運用要件を規定する.
SIAFと第三者アーカイブ
公的部門や規制された活動では,フランス政府間アーカイブサービス (SIAF) の承認または認定された第三者アーカイバーの利用が必要です.第三者アーカイバーは,証拠価値について契約的にコミットしてクライアントの代わりに文書を保管します.
資格のあるアーカイブ eIDAS 2.0
eIDAS 2.0は電子アーカイブに関する新しい信頼性の高いサービスです. 資格のあるアーカイブは,EU全体で信頼性と承認の前提を受けています.
証拠保管,バックアップ,デジタルセーフ:何が違うのか?
3つの解決策は ファイル保存を目的としていますが 唯一の解決策は 時間の経過を証明するものです
| サイズ | 証拠のアーカイブ | シンプルな保全 | デジタルセーフ |
|---|---|---|---|
| 目的 | 期限内に署名された文書の法的反対を保証する | 失敗や損失の際に データを復元する 証拠的な目的はない | 文書を安全に個人的に保管し共有します |
| 保証された誠実さ | 保存ハッシュ + 定期的なコンデンサットチェック | 保存されたファイルは 痕跡を残さずに 置き換えることができます | 部分的な暗号化とアクセス制御が 存在し,しかし,攻撃可能な完全性の証拠はありません |
| 保護の視野 | 10, 20, 75年 サイズ移行とタイムスタンプ更新 | 短期中期は,保護保持政策によって | 登録期間中 形式の持続保証はありません |
| 裁判で証明する価値 | NF Z42-013 / ISO 14641 に準拠するフォート,訴訟の場合に異議を唱える. | 保護されたものは 単独で証拠価値はない | 変数は,提供者の契約保証に依存する. |
| 形式と持続性 | PDF/A + PAdES B-LTAは長期的に標準化された形式です | 読み難い形になる可能性のある原作形式 | 元の形式で 持続可能性の制限なし |
| 実施 | 署名プラットフォームに組み込まれています 管理するインフラはありません | 低コストだが 試用用には不適用だ | ユーザーごとに利用できる 単一の利用率で |
eIDAS 2.0：適格電子保管（第45f条）
eIDAS 2.0規則（規則（EU）2024/1183）は、適格電子アーカイブという専用の信頼サービスを導入しています。第45f条は原則を定めています—適格サービスによってアーカイブされた文書は、保存期間全体を通じて完全性と出所の推定の利益を受けます。実際には、署名されその後適格プロバイダーにアーカイブされた文書は、改ざんされていないことを証明する必要がなくなります：異議を唱える当事者がこれと反対のことを証明する必要があります。
この推定はEU全域で有効であり、異なる国内慣行（フランスのNF Z42-013、ドイツのTR-ESOR）を調和させています。技術要件を明確にする実施行為は2026年から2027年までに予定されており、その間、適格タイムスタンプ付きのPAdES B-LTA電子保管は、署名済み文書の証拠価値を保持するために認識された最良の慣行のままです。
EU内での法定保存期間
保存期間は文書および国によって異なります。参考までに示します：
- •フランス：商業契約および請求書—10年（商法典L123-22条）；雇用契約—従業員退職後5年
- •ドイツ：帳簿および会計書類—10年（HGB§257、AO§147）
- •スペイン：商業文書—6年（商法典30条）
- •イタリア：会計記録および商業通信文—10年（民法典2220条）
- •EU全体：税務文書は独自の期間に従います（フランスでは6年、LPF L102 B条）—お客様の業種に適用される法律を確認してください
電子アーカイブに関する質問
- 保存と保存の違いは何ですか?
- 保存は,失敗後のデータの復元に用いられる.保存されたファイルが変更されず,10年後に読み取れるようになる保証はない.証拠価値のアーカイブは,署名された文書の完全性 (あらゆる変更が検出可能),持続性 (標準化されたフォーマットとメディアの移行) と追跡性 (時間刻印された日記) を保証し,法的に保存される期間中,訴訟可能なままである.
- 電子アーカイブには法的価値はあるのか?
- 電子署名でNF Z42-013またはISO 14641に従って記録された文書は,元の紙の文書と同じ証拠価値を維持します (民法第1366条と第1379条).一方,誠実さや時間刻印の保証がなく共有されたファイルに保存されている単純なPDFは,訴訟でその価値が異議を唱えられる可能性があります.
- 署名された文書はどれくらい保存する必要があるのか.
- 文書の種類によって異なります:商取引契約や請求書については10年 (商法第L123-22条),労働契約については5年,税務文書については6年 (LPF第L102条B条),医療文書については20年,公認文書については75年まで.記録は署名の検証性を含む,この期間をすべてカバーする必要があります.
- NF Z42-013とは何か?
- NF Z42-013は,証拠価値のある電子アーカイブシステムの技術的・組織的措置を定義するフランス標準 (AFNOR) である.アーカイブされた文書の完全性,持続性,追跡性を枠組みにし,NF 461の認証の基盤となっている.その国際的な定義はISO 14641規格である.
- PADES B-LTAのフォーマットとは?
- PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) は,PDFの署名のための ETSI標準である.B-LTA (Long-Term Archival) プロフィールでは,証明書の期限が切れた後も,署名を検証するために必要なすべての情報をファイルに組み込む.
- ファイルはCertyneoに含まれているか?
- はい.Certyneoで署名されたすべての文書は PAdES B-LT形式でアーカイブされ,RFC 3161の資格時間刻印と10年間の保存がすべてのプランに含まれています. 10年以上の保存のために PAdES B-LTAプロファイルはビジネスプランで利用できます.イベント日記と監査履歴書はいつでも閲覧およびダウンロードできます.
- eIDAS 2.0の資格アーカイブで何ができるのか?
- eIDAS 2.0は電子記録のための信頼できる資格のあるサービスを構築します.資格のある提供者が提供するアーカイブは,資格のある時間刻印や電子スタンプと同じ方法で,EU全体で誠実さと完全認識を享受します.これは非常に敏感な法律や国境を越えた文書の追加保証です.
- 適格電子保管（eIDAS 2.0）とは何ですか？
- eIDAS 2.0規則（第45f条）で導入された新しい信認サービスです：適格プロバイダーは、EU全域で認識される完全性と出所の法的推定によって文書をアーカイブします。これは適格署名を補完します。QESは誰が署名したかを証明し、適格保管は文書が変更されていないことを証明します。
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