電子署名された文書をアーカイブする方法

電子署名された文書をアーカイブするためのベストプラクティス: 形式、期間、証拠能力。

Certyneoの文書作成2026年4月24日読了時間1分

更新日 2026年8月10日

Certyneoの文書作成

ライター — Certyneo · Certyneo について

Digitalisation des processus administratifs — équipe en réunion de travail

なぜ正しくアーカイブする必要があるのか

電子署名された文書は、法定期間中(場合によっては10年、20年、あるいは30年)証拠として閲覧・検証可能な状態が保たれていなければ価値を持ちません。アーカイブが不十分だと、紛争時に証拠力が弱まってしまいます。

遵守すべき保存期間

商取引契約: 10年(フランス商法)
労働契約: 終了後5年
請求書: 10年(会計上)、6年(税務上)
賃貸借契約: 契約期間+5年
公証人作成文書: 30年
保険関連: 種類に応じて2~10年

署名済みPDFと証跡ログを、適用される中で最も長い保存期間にわたって保管してください。

アーカイブ形式の種類

PAdES-B-B: 基本形式、簡易電子署名
PAdES-B-T: + 適格タイムスタンプ
PAdES-B-LT: + 証明書チェーン
PAdES-B-LTA: + 定期的なタイムスタンプ更新(数十年単位の長期保存向け)

長期アーカイブには、PAdES-B-LTA.

3つのアーカイブ方法

1. 外部委託によるアーカイブ(プラットフォーム利用)

署名プラットフォームがX年間文書を保管する方式です。多くのプランに含まれています。

メリット: 手間がかからず、eIDAS デメリット: プロバイダーへの依存、可搬性(移行のしやすさ)を確認する必要がある

2. 社内アーカイブ

文書は自社サーバーまたは専用の電子アーカイブシステム(SAE)で保管されます。

メリット: 完全なコントロールが可能 デメリット: コストと社内の専門知識が必要

3. 証拠価値を持つ電子アーカイブシステム(SAE)

電子アーカイブシステムで、NF Z42-013の認証を取得したもの。最も高いレベルの適合性を実現します。

メリット: 法的信頼性の推定が働く デメリット: コストが高く、中小企業には過剰な場合がある

ベストプラクティス

PDF+証跡ログは必ずセットで保管し、片方だけを残すことはしない
冗長化: 複数拠点・複数媒体での保管
定期的な検証: 6~12か月ごとに文書が読み取れることを確認する
文書化: 手順書を作成しておく
リストア(復元)テストを年1回実施する

よくある誤り

証跡ログを残さず、PDFだけを保管してしまう
単一の媒体(社内のハードディスクなど)にしか保存していない
保存条項のないクラウドサービスを利用してしまう
業種特有の保存期間を見落としてしまう
復元テストを行わない

アーカイブの移行

署名プロバイダーを変更する場合:

署名済み文書と証跡ログをすべてエクスポートする
新システムまたは専用のSAEにインポートする
整合性を確認する(SHA-256ハッシュ値)
旧システムへのアクセスを一時的に維持する

具体的な事例:プロバイダーを変更した中小企業

従業員50名の中小企業。5年間で累計3000件の署名済み文書。移行内容:

APIによる自動エクスポート
新プロバイダーへのインポート+外部SAEへのバックアップ
サンプル抽出による検証(50件の文書をチェック)
3か月後に旧プロバイダーとの契約を解約

所要期間:合計4週間。データ損失はゼロ。

Certyneoがどのように役立つか

Certyneoはすべてのプランに10年間のアーカイブを標準搭載しており、EU域内での地理的冗長化、バージョン管理、そしていつでも完全な形でエクスポートできる機能(完全な可搬性)を備えています。デフォルトの形式はPAdES-B-Tで、重要文書向けにはオプションとしてPAdES-B-LTAも利用可能です。

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