Entreprise
Rafræn undirskrift fyrir HR: leiðarvísirinn
Samningar, breytingar, ráðningarloforð, fyrirtækjasamningar: hvernig HR er að iðnvæða rafrænar undirskriftir.
7 min
Mannauðsmál
Rafræn undirskrift fyrir mannauðsmál og starfsmannaþjónustu
Stafrænt umbreyttu ráðningarsamningum, viðaukum, starfsboðum, samkomulagi um uppsögn og kjarasamningum. Certyneo samþættist við HRIS-kerfið þitt (Lucca, PayFit, Workday) og tryggir samræmi við eIDAS-reglugerðina og GDPR. 10 ára geymsla meðfylgir, sjálfvirk endurskoðunarslóð.
Notkunartilvik í mannauðsmálum
Allar undirskriftir í líftíma starfsmanns, frá starfsboði til samkomulags um uppsögn, er hægt að stafrænt umbreyta með Certyneo. Hér eru sjö algengstu tilvikin hjá mannauðsviðskiptavinum okkar.
Ráðningarsamningur (CDI, CDD)
Fastir samningar, tímabundnir samningar, lærlingasamningar eða sérnámssamninga: sendið samninginn undirritaðan af vinnuveitanda til umsækjanda, sem undirritaður á 2 mínútur frá síma sínum. Uppfyllir ákvæði franskra vinnulaga.
Viðauki við samning
Stöðubreyting, launahækkun, breyting á hlutastarfi, fjarvinnsla: stafrænt umbreyttu öllum viðaukaferli með röðunni undirritun starfsmanns og vinnuveitanda.
Starfsboð
Tryggið lagalega starfsboðið (einhliða eða tvíhliða) áður en samningurinn er undirritaður. Ítarleg rafræn undirskrift (AES) gerir kleift að bera kennsl á umsækjanda formlega.
Samkomulag um uppsögn
Uppsagnarsamningur undirritaður fjarlægt af báðum aðilum, með 15 daga afturköllunartímabil og sjálfvirka endurskoðunarslóð fyrir skil til Dreets.
Kjarasamningur
Kjarasamningar undirritaðir af fulltrúasamtökum: sendið, safnið undirskriftum samhliða eða í röð og geymsla í 10 ár.
NDA og þagnarheiti
Þagnarsamningur fyrir nýráðna, nemendur, verktaka. Ókeypis sniðmát er í boði í bókasafni okkar.
Námssamningur
Þríhliða samningur (fyrirtæki, skóli, nemandi): stillanlegt undirskriftarröð, sjálfvirkar ítrekanir, DUE-skráning við lok ferils.
Af hverju mannauðsteymi velja Certyneo
Sex skýrar ástæður fyrir því að mannauðsdeildir velja Certyneo fyrir rafrænar undirskriftir.
Borgun á 24 klst
Á milli starfstilboðs og undirskriftar á samningi eru nokkrar klukkustundir frekar en margir dagar með póstskiptum. Frambjóðandinn undirritir frá snjallsímanum án prentara.
Samræmi við vinnulöggjöf
Rafræn undirskrift á vinnusamningi hefur verið viðurkennd síðan úrskurður Hæstaréttar frá 7. október 2015. Okkar framhaldundir (AES) fylgja eIDAS og kafla 1367 borgaralöganna.
Geymsla 10 ár innifalin
Allir HR-samningar eru geymdir 10 ár með tímasettum endurskoðunarslóðum sem eru innfelldir í PDF-inn. Lengdin samsvarar skyldum til geymslu félagskjala (DSN, AT/MP).
Verkflæði með mörgum undirritara
Vinnuveitandi, HR, stjórnandi, starfsmaður: stilltu undirskriftarröðina í röð eða samhliða. Sjálfvirkar endurminningar á D+1, D+3, D+7 sem eru stillanlegir fyrir hvert sending.
Endurnotnanlegir sniðmátar
Búðu til samninga sniðmát (CDI, CDD, stærðfræðiönn) með kraftmiklum reitum (nafn, laun, dagsetning) og búðu til skjöl í fjöldavinnslum frá SIRH útflutningnum þínum.
Vel vinnslóð fyrir frambjóðanda
Undirritari leiðin á íslensku, aðgengileg WCAG AA, falleg tölvupóst án lokinandi rekja. Vinnuveitendavörumerki er virðað.
HRIS-samþættingar
Certyneo tengist HRIS-kerfinu þínu í gegnum REST API, vefkrókum og Zapier/Make-tengjum. Þrjár samþættingarnar sem mannauðsviðskiptavinir okkar biðja um mest eru taldar upp hér að neðan — fleiri eru í boði að beiðni.
Lucca
Leiðandi franskt HRIS fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki: flytjið samninga með Lucca API og ræsið síðan sendingu frá Certyneo, eða notið Zapier-tengil okkar.
PayFit
Launastjórnun og hlutlægi: samstilling í gegnum REST API okkar til að ýta undirritaðir samningar beint inn á starfsmannaskrá.
Workday
Stórfyrirtækja-HRIS: samþætting í gegnum Make eða Zapier fyrir flókin hlutlægisvinnuflæði (margar undirskriftir, stigveldisgáttir).
Þarftu sérsniðna samþættingu? Hafðu samband við teymi okkar — Certyneo API er opinberlega skjölunarlegt á okkar API gögn.
Samræmi við vinnulög, eIDAS og GDPR
Stafræn umbreyting mannauðsskjala er reglulýst af nokkrum lögum. Certyneo nær yfir allt lagalegt ramma, bæði franskt og evrópst.
Code du travail — Gr. L1221-1
Ráðningarsamningurinn er gerður í þeirri formi sem aðilar ákveða að nota. Rafræn undirskrift er því fullkomlega lögleg, að því tilskildu að hún tryggi auðkenningu undirritara og heilleika skjalsins — eitthvað sem ítarleg undirskrift (AES) tryggir.
Code civil — Gr. 1367
Almennt viðurkenning á rafrænum undirskriftum sem jafngildi handskrifaðra undirskrifta þegar þær nota áreiðanlegt auðkenningarferli sem tryggir tengsl þeirra við gerninginn.
eIDAS-reglugerð (ESB) nr. 910/2014
Certyneo mannauðsundirskriftir byggja á ítarlegu stigi (AES): einstakt tengsl við undirritara, auðkenning með tvírásar OTP (tölvupóstur + SMS), greining á hvers kyns síðari breytingu á skjalinu.
GDPR og félagsleg geymsla
Geymslutímabil samræmd við félagslegar skyldur: 5 ár (samningur) eða 10 ár (DUE, vinnuslys, starfsmannaskrár). Staðall DPA fáanlegur við skráningu, uppfærð vinnsluregla.
Algengar spurningar mannauðsteyma
Er rafræn undirskrift á ráðningarsamningi lögleg á Íslandi og í Frakklandi?
Já, án takmarkana. Gr. L1221-1 í frönsku vinnulögunum lætur aðilana frjáls að velja form samningsins. Hæstiréttur Frakklands staðfesti gildi rafrænnar undirskriftar á ráðningarsamningum. Ítarleg undirskrift (AES) er mælt með til að tryggja sterk auðkenningu starfsmanns.
Hvaða undirskriftarstig á að velja fyrir ráðningarsamning?
Ítarleg undirskrift (AES) er mællt staðall. Hún inniheldur auðkenningu undirritara (OTP SMS + tölvupóstur), einstakt tengsl við undirritað skjal og greining á hvers kyns síðari breytingu. Einföld undirskrift dugir fyrir innri skjöl án samningslegar þýðingar.
Hvernig á að stjórna afturköllunartímabili samkomulags um uppsögn?
Certyneo tímastimplar nákvæmlega undirskriftardaginn beggja aðila. 15 daga afturköllunartímabilið reiknast frá þeim degi og þú getur flutt út tímastimplaðar sönnur til skila til Dreets. Engin handvirk meðhöndlun er þörf.
Er hægt að samþætta Certyneo við HRIS (Lucca, PayFit, Workday)?
Já. Certyneo bjóður upp á fullt REST API, vefkrók fyrir hverja atburð (umslag undirritað, hafnað, útrunnið) og Zapier og Make-tengi sem ná yfir meira en 4.000 þriðja aðila forrit, þar á meðal helstu HRIS-kerfi. Samþættingarteymið getur aðstoðað þig við sérsniðna uppsettu.
Hversu lengi eru undirritaðir samningar geymdir?
Áskriftir okkar innihalda 10 ára geymslu að sjálfgefnu, sem samsvarar strangestu félagslegu geymslutímabilunum (starfsmannaskrár, vinnuslys). Samningar eru ávallt niðurhalstegir frá stjórnborði þínu með endurskoðunarslóð innbyggðri í PDF.
Þurfa umsækjendur að stofna Certyneo-reikning til að skrifa undir?
Nei. Undirritarinn fær öruggan tengil í tölvupósti og skrifar beint undir frá vafra sínum, án uppsetningar eða reikningsstofnunar. Fyrir ítarlegar undirskriftir slær hann inn OTP-kóða sem berst með SMS til að staðfesta auðkenni sitt.
Er rafræn undirskrift framfylgjanlegt við vinnudómsmál?
Já. Sönnunargildi ítarlegrar undirskriftar er viðurkennt í frönsku og evrópsku dómaframkvæmd. Við deilur leggið þið fram undirritað PDF ásamt endurskoðunarslóðinni (tímastimpill, IP, gróf staðsetning, OTP-staðfesting), sem myndar traust sönnunargagna fyrir vinnudómstólinn.
Er hægt að skrifa undir marga samninga í einu frá HRIS-útflutningi?
Já. Eiginleikinn "sniðmát" gerir þér kleift að búa til samningssniðmát með breytilegar reitum (nafn, laun, staða, ráðningardagur). Þú flytur síðan inn CSV frá HRIS og Certyneo myndar og sendir öll umslögin í magni á nokkrum sekúndum.