Menandatangani kontrak secara online: petunjuk penggunaan

Mengapa menandatangani kontrak Anda secara online

Mengapa menandatangani kontrak Anda secara online

Menandatangani kontrak secara online mengurangi siklus penandatanganan dari 3-5 hari menjadi beberapa jam. Tidak perlu mencetak, memindai, mengirim, atau memulai ulang. Semuanya terjadi di browser, dengan kemampuan penelusuran yang unggul hingga ke kertas.

Langkah 1: siapkan dokumen

Mulailah dengan PDF bersih (idealnya <10 MB untuk performa). Jika kontrak Anda dalam Word, platform secara otomatis mengubahnya menjadi PDF.

• Periksa sebelum mengirim:
• tidak ada kesalahan atau kesalahan ketik (tidak ada koreksi yang mungkin dilakukan setelah ditandatangani)
• jumlah dan tanggal pasti

lampiran wajib terlampir (DPE untuk sewa, RIB untuk mandat SEPA)

Langkah 2: tambahkan penandatangan

• Untuk setiap penerima:
• nama lengkap
• alamat email
• ponsel (untuk SMS OTP jika AES)

peran (penanda tangan, CC, copy)Tentukanurutan ⬥⬥⬥: paralel (semua tanda tangan sekaligus) atau berurutan (setiap penandatangan setelah yang sebelumnya satu).

Langkah 3: letakkan kolom tanda tangan

Seret dan lepas kolom pada PDF:

• kolom "tanda tangan" pada halaman yang relevan
• opsional: kolom "tanggal", "teks", "inisial" pada setiap halaman
• kaitkan setiap kolom dengan penandatangan

Langkah 4: kirim dan lacak

Konfigurasi opsi:

• tingkat tanda tangan (SES atau AES)
• pengingat otomatis (H+3, H+7)
• tanggal kedaluwarsa (umumnya 15-30 hari)

Email dikirimkan ke setiap penandatangan dengan tautan unik. Dari dasbor Anda, Anda melihat secara real time: terkirim → dibuka → ditandatangani.

Langkah 5: arsipkan dan gunakan kembali

Setelah semua penandatangan menandatangani, PDF akhir dibuat secara otomatis dengan:

• footer audit yang diberi stempel waktu
• sidik jari kriptografi
• tanda tangan dalam format PAdES

Dokumen diarsipkan selama 10 tahun karena cacat. Anda dapat mengekspornya kapan saja atau membaginya dengan pihak ketiga.

Praktik terbaik

• Gunakantemplatuntuk kontrak berulang (80% keuntungan dalam persiapan)
• Lebih sukaAESuntuk kontrak berisiko tinggi (> €5.000)
• Kirimkan kontrakdengan jelas(tidak ada tanda "draft")
• Luncurkan kembali secara otomatis, bukan secara manual
• Baikberkomunikasidengan penandatangan jika mereka belum pernah menandatangani secara elektronik

Sering terjadi kesalahan

• Kirim tanpa koreksi: koreksi apa pun memerlukan pengiriman baru
• Tambahkan penandatangan yang salah atau email yang salah
• Lupa menambahkan lampiran
• Gunakan SES untuk kontrak penting
• Jangan tetapkan masa berlakunya (kontrak berlarut-larut tanpa batas waktu)

Bagaimana Certyneo membantu Anda

Certyneo membuat mengirim kontrak untuk ditandatangani dengan sederhana dan cepat: drag-drop PDF, penempatan bidang yang intuitif, pengiriman dalam 2 klik, dasbor waktu nyata. Templat yang dapat digunakan kembali, integrasi CRM, pengingat otomatis, pengarsipan 10 tahun.

Temukan solusi tanda tangan elektronik Certyneo

FAQ

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengirim kontrak?

2-5 menit untuk kontrak sederhana, lebih banyak untuk templat yang rumit.

Apakah penandatangan perlu membuat akun?

Tidak, dia mengklik link email, tanda tangan, selesai.

Apa jadinya jika pihak yang menandatangani menolak?

Kontrak ditandai "ditolak". Anda dapat mengeditnya dan mengirimkannya kembali, atau mengabaikannya.

Bisakah kita masuk melalui ponsel?

Ya, semua platform modern mengizinkannya.

Apakah kontrak yang ditandatangani sama dengan PDF yang dikirimkan?

Konten yang sama, ditambah footer audit dan sidik jari kriptografi.

Kesimpulan

Penandatanganan kontrak online dilakukan dalam 5 langkah sederhana. Setelah alur kerja diinstal, siklus penjualan dan administrasi Anda tidak akan pernah sama lagi.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.