Cara mengirim dokumen untuk ditandatangani

Prosedur 5 langkah

Mengirim dokumen untuk ditandatangani secara elektronik membutuhkan waktu kurang dari 5 menit. Berikut adalah proses langkah demi langkah.

1. Siapkan dokumen

• Ekspor ke PDF (disarankan)
• Periksa keterbacaan seluler (80% penandatangan menandatangani melalui ponsel)
• Koreksi untuk menghilangkan kesalahan ketik dan kesalahan
• Lampirkan lampiran wajib jika perlu

2. Buat amplop

Pada platform tanda tangan Anda:

• dokumen baru → unggah PDF
• beri nama amplop (subyek dokumen + penandatangan)

3. Tambahkan penandatangan

Untuk setiap penandatangan:

• nama lengkap
• email
• telepon (untuk SMS OTP jika AES)
• peran (penandatangan, pemberi persetujuan, CC)

Tentukan urutan: paralel (semuanya sekaligus) atau berurutan.

4. Tempatkan kolom

Seret ke PDF:

• kolom tanda tangan (wajib)
• kolom opsional: tanggal, nama, teks bebas, kotak centang, inisial per halaman

Kaitkan setiap kolom dengan penanda tangan yang benar (warna berbeda).

5. Konfigurasikan dan kirim

Opsi untuk dikonfigurasi:

• tingkat tanda tangan: SES atau AES
• tanggal kedaluwarsa (biasanya 15-30 hari)
• pengingat otomatis (H+3, H+7)
• pesan yang dipersonalisasi

Klik “Kirim”. Penandatangan segera menerima email mereka.

Lacak dokumen

Dari dasbor Anda, ikuti secara real time:

• terkirim → dibuka → ditandatangani
• notifikasi (email, Slack, Teams)
• dapat dimulai ulang secara manual

Praktik terbaik

• Selalu uji dengan kolega sebelum pengiriman penting
• Menyediakan saluran kontak untuk penandatangan pemula
• Arsipkan dokumen yang ditandatangani secara sistematis
• Hindari pengiriman pada Jumat malam atau akhir pekan

Sering terjadi kesalahan

• Email salah (jenis huruf atau alamat lama)
• Lupa menambahkan penanda tangan
• Jangan letakkan bidang tanda tangan
• File terlalu besar (> 10 MB → lambat di seluler)
• Kirim tanpa mengoreksi

Kasus nyata: tenaga penjualan

Seorang tenaga penjualan mengirimkan 20 penawaran per minggu. Rutin:

1. Pembuatan dari HubSpot (kutipan + CGV)
2. Pengiriman otomatis dalam SES melalui integrasi
3. Pengingat H+2 dan H+5
4. Pemberitahuan kendur secara real time
5. CRM diperbarui saat ditandatangani

Waktu manusia: 0 menit per pengiriman.

Bagaimana Certyneo membantu Anda

Certyneo membuat pengiriman dokumen untuk ditandatangani menjadi cepat dan andal: antarmuka drag-drop yang intuitif, templat untuk dokumen berulang, integrasi CRM, pemantauan waktu nyata, pengingat otomatis. Semuanya dalam waktu kurang dari 3 menit.

Temukan solusi tanda tangan elektronik Certyneo

FAQ

Berapa lama waktu pengiriman?

2-5 menit untuk dokumen sederhana.

Bisakah kami mengirimkan dokumen yang sama ke beberapa penandatangan?

Ya, semuanya dalam amplop yang sama, secara paralel atau berurutan.

Haruskah kami memberi tahu pihak yang menandatangani terlebih dahulu?

Tidak wajib, tetapi direkomendasikan untuk penandatangan pemula.

Bisakah kami membatalkan pengiriman?

Ya, sebelum menandatangani. Setelah itu, tidak.

Bisakah penanda tangan mentransfer ke orang lain?

Tergantung konfigurasi. Secara default, tidak.

Kesimpulan

Mengirim dokumen untuk ditandatangani adalah tindakan sederhana yang sudah menjadi kebiasaan sehari-hari. Setelah rutinitas ditetapkan, siklus kontrak Anda diubah.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.