Bagaimana cara mengurangi waktu penandatanganan?

Mengapa penandatanganan memakan waktu lama

Mengapa penandatanganan memakan waktu lama

• Penundaan tanda tangan jarang terjadi karena keengganan pihak yang menandatangani. Lebih sering:
• gesekan teknis (dokumen untuk dicetak/dipindai)
• lupa (email terkubur di kotak masuk)
• proses rumit (beberapa bagian, urutan tidak jelas)

alat yang tidak terlalu ergonomis

Mengurangi penundaan ini berarti menyerang setiap titik gesekan.

1. Beralih ke 100% digital

Jika penandatangan masih perlu mencetak atau memindai, Anda membayar keterlambatan 2-5 hari. Tanda tangan elektronik ujung ke ujung menghilangkan gesekan ini.

2. Atur pengingat otomatis

Jadwalkan pengingat pada H+3 dan pengingat kedua pada H+7 menggandakan tingkat tanda tangan dalam 10 hari. Platform modern mengintegrasikannya secara asli.

3. Lebih menyukai ponsel

80% penandatangan membuka email di ponsel. Platform mobile-first memungkinkan Anda untuk masuk secara langsung, tanpa beralih ke komputer — menghemat beberapa jam.

4. Gunakan templat

Setiap menit yang dihabiskan untuk menyiapkan dokumen adalah menit yang menunda pengirimannya. Templat untuk 5-10 dokumen berulang (kontrak standar, kutipan, NDA) membagi persiapan dengan 10.

5. Susun tanda tangan dengan cerdasUrutan paralel ⬥⬥⬥: semua orang menandatangani pada saat yang sama — ideal jika urutannya tidak penting.Urutan berurutan ⬥⬥⬥: penandatangan satu demi satu — diperlukan untuk validasi hierarki. Pilih sesuai konteks.6. Beralih ke AES (bukan QES)

Tingkat Lanjut

Tanda Tangan (AES)Tanda Tangan (AES)menambahkan otentikasi OTP tanpa menimbulkan gesekan besar (tambahan 2 menit). Ini memperkuat bukti tanpa merendahkan pengalaman. Sebaliknya,QESsering kali menambahkan verifikasi identitas yang berat — hanya untuk kasus-kasus yang memerlukannya.

7. Integrasikan dengan alat Anda

CRM yang secara otomatis memicu pengiriman tanda tangan ketika penawaran diterima menghilangkan intervensi manusia selama berjam-jam. Lihatpengingat otomatis ⬥⬥⬥.8. Lacak metrik

Ukur:

median waktu antara pengiriman dan tanda tangan

• tingkat tanda tangan pada H+1, H+3, H+7
• penyebab kegagalan (penolakan, kadaluarsa)
• Mengidentifikasi titik-titik gesekan memungkinkan untuk diperbaiki.

Kesalahan yang sering terjadi

Mengirim terlalu banyak dokumen dalam satu amplop (membebani pihak yang menandatangani secara berlebihan)

• Lupa menjelaskan kepada pihak yang menandatangani yang belum pernah menandatangani secara elektronik
• Menetapkan masa berlaku yang terlalu pendek (tekanan yang tidak perlu)
• Tidak termasuk batas waktu alamiah
• Kasus konkrit: tim penjualan

Sebuah tim yang terdiri dari 10 tenaga penjualan memproses 200 tanda tangan/bulan dengan batas waktu rata-rata 7 hari. Setelah:

templat untuk 5 kontrak berulang

• SMS sistematis AES + OTP
• SMS sistematis AES + OTP
• pengingat otomatis H+2, H+5
• Integrasi HubSpot

→ median penundaan 1,5 hari, tingkat tanda tangan pada H+7 meningkat dari 65% menjadi 92%.

Bagaimana Certyneo membantu Anda

Certyneo secara asli menyertakan pengingat otomatis, templat yang dapat digunakan kembali, pesanan paralel/berurutan, mobile-first, integrasi CRM. Dasbor Analytics untuk mengidentifikasi titik gesekan dalam siklus tanda tangan Anda.

Temukan solusi tanda tangan elektronik Certyneo

FAQ

Berapa banyak pengingat yang optimal?

Umumnya 2 sampai 3, lebih dari itu mengganggu.

Haruskah kita menetapkan tanggal kedaluwarsa?

Ya, 15-30 hari standar. Lebih pendek = tekanan yang tidak perlu. Lebih panjang = dokumen terlupakan.

Benarkah yang mengutamakan seluler?

Ya, 80%+ tanda tangan dilakukan melalui perangkat seluler saat ini.

Kirim ke beberapa kontak pelanggan yang sama?

Ya, jika Anda tidak tahu siapa yang berwenang menandatangani.

Bisakah kami mengambil kembali dokumen yang sudah kadaluwarsa?

Tidak, Anda harus mengirim amplop baru.

Kesimpulan

Mengurangi waktu tanda tangan adalah pendorong produktivitas dan arus kas. Serang setiap titik sulit dan bagi siklus Anda dengan 5 atau lebih.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.