Kepatuhan Hukum dalam Hukum Ketenagakerjaan: Kewajiban Pemberi Kerja

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan merupakan salah satu pilar manajemen SDM modern. Antara penutupan kontrak kerja, pengelolaan data pribadi karyawan, pemeliharaan register personel, dan pemenuhan kewajiban pengumuman wajib, pemberi kerja menavigasi lingkungan normatif yang padat dan terus berkembang. Ketidakpatuhan terhadap kewajiban ini mengekspos perusahaan terhadap sanksi perdata, pidana, dan administratif yang signifikan. Artikel ini merinci kewajiban hukum utama yang membebani setiap pemberi kerja di Prancis, dengan mengintegrasikan kontribusi hukum digital dan khususnya penggunaan tanda tangan elektronik di perusahaan untuk mengamankan dan mempercepat proses dokumenter SDM.

Kewajiban kontraktual fundamental pemberi kerja

Penyusunan dan penyerahan kontrak kerja

Pasal L. 1221-1 Kode Kerja mengingatkan bahwa kontrak kerja tunduk pada aturan hukum umum. Untuk kontrak untuk jangka waktu tertentu (CDD), pasal L. 1242-12 mewajibkan pengiriman dokumen tertulis kepada karyawan paling lambat dalam dua hari kerja setelah perekrutan, dengan risiko reklasifikasi menjadi CDI. Untuk kontrak kerja paruh waktu (pasal L. 3123-6), bentuk tertulis juga wajib.

Sejak transposisi direktif Eropa 2019/1152 mengenai kondisi kerja yang transparan dan dapat diprediksi, ordinansi 2 November 2023 telah memperluas ketentuan wajib yang harus muncul dalam kontrak atau dokumen informasi yang diberikan saat merekrut. Di antara ini adalah: durasi periode percobaan, aturan pemberitahuan, identitas organisasi perlindungan sosial, dan hak-hak pelatihan.

Demateralisasi kontrak ini saat ini sepenuhnya legal: tanda tangan elektronik berkualifikasi atau canggih sesuai dengan peraturan eIDAS memberikan kontrak yang ditandatangani nilai hukum yang sama dengan asli kertas, sesuai dengan pasal 1367 Kode Sipil.

Register personel unik

Pasal L. 1221-13 Kode Kerja mewajibkan setiap pemberi kerja untuk memelihara register personel unik. Register ini harus berisi, dalam urutan kronologis perekrutan, ketentuan berikut: identifikasi karyawan, kewarganegaraan, tanggal lahir, jenis kelamin, pekerjaan, kualifikasi, tanggal masuk dan keluar, jenis kontrak. Register harus disimpan lima tahun setelah karyawan keluar. Ketiadaan atau ketidakteraturan pencatatan dapat dikenakan denda sebesar 750 € per karyawan yang bersangkutan (pelanggaran kelas 4).

Periode percobaan dan formalitas perekrutan

Pemberi kerja harus melakukan deklarasi sebelum perekrutan (DPAE) paling lambat dalam delapan hari sebelum tanggal perekrutan yang direncanakan, kepada URSSAF (pasal R. 1221-1 Kode Kerja). Ketiadaan DPAE merupakan pelanggaran pekerjaan tersembunyi (pasal L. 8221-5), mengekspos perusahaan terhadap denda yang dapat mencapai € 45.000 dan dua tahun penjara untuk orang-orang fisik.

Kewajiban dalam hal kesehatan, keselamatan, dan kondisi kerja

Kewajiban keselamatan umum

Pasal L. 4121-1 Kode Kerja mengesahkan kewajiban keselamatan hasil pemberi kerja: dia harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan keselamatan dan melindungi kesehatan fisik dan mental pekerja. Kewajiban ini rinci dalam tindakan pencegahan risiko profesional, informasi dan pelatihan karyawan, dan penerapan organisasi dan sarana yang disesuaikan.

Dokumen Evaluasi Risiko Profesional Unik (DUERP), yang dijadikan wajib oleh dekret 5 November 2001 (pasal R. 4121-1 Kode Kerja), harus disusun sejak karyawan pertama, diperbarui setiap tahun atau setiap kali ada perubahan signifikan dalam kondisi kerja. Undang-undang Kesehatan Kerja 2 Agustus 2021 (undang-undang No. 2021-1018) telah memperkuat kewajiban ini dengan mewajibkan penyimpanan DUERP selama 40 tahun dan ketersediaan untuk mantan karyawan.

Kunjungan medis dan pemantauan kesehatan

Pemberi kerja harus mengorganisir kunjungan informasi dan pencegahan (VIP) dalam tiga bulan setelah karyawan mulai bekerja (pasal R. 4624-10 Kode Kerja), kecuali untuk posisi berisiko khusus di mana pemeriksaan medis kesesuaian sebelum perekrutan diperlukan. Dokter kerja dapat mengeluarkan pendapat ketidaksesuaian, yang pemberi kerja berkewajiban untuk mempertimbangkan risiko tanggung jawab.

Kewajiban terkait pelecehan dan diskriminasi

Sejak Undang-undang Karir Masa Depan 5 September 2018 (Undang-undang No. 2018-771), perusahaan dengan setidaknya 250 karyawan harus menunjuk referensi pelecehan seksual dalam CSE dan referensi SDM khusus. Setiap perusahaan, apa pun ukurannya, tunduk pada kewajiban publikasi rincian layanan kompeten dalam hal pelecehan (pasal L. 1153-5 Kode Kerja). Ketidakpatuhan pada titik ini mengekspos pemberi kerja terhadap tindakan tanggung jawab perdata dan pidana.

Kewajiban mengenai data pribadi karyawan

RGPD diterapkan pada sumber daya manusia

Peraturan Perlindungan Data Umum (RGPD, No. 2016/679) sepenuhnya berlaku untuk pemrosesan data karyawan: file gaji, evaluasi kinerja, data biometrik, pelacakan ketidakhadiran, dll. Pemberi kerja bertindak sebagai pengontrol pemrosesan dalam arti pasal 4(7) RGPD.

Kewajiban utamanya adalah:

• Register kegiatan pemrosesan (pasal 30 RGPD): wajib untuk setiap perusahaan dengan lebih dari 250 karyawan atau memproses data sensitif;

• Informasi karyawan (pasal 13 dan 14 RGPD): saat pengumpulan data, melalui pemberitahuan informasi yang jelas;

• Pembatasan penyimpanan data: data karyawan tidak dapat disimpan tanpa batas setelah pemutusan kontrak;

• Keamanan data (pasal 32 RGPD): pemberi kerja harus menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai.

Jika terjadi pelanggaran data, pemberi kerja memiliki 72 jam untuk memberi tahu CNIL (pasal 33 RGPD). Jumlah denda dapat mencapai 20 juta euro atau 4% dari turnover global tahunan. CNIL mengeluarkan lebih dari 42 juta euro sanksi pada tahun 2023, beberapa di antaranya langsung menyangkut pemrosesan SDM.

Perlindungan data dalam proses tanda tangan elektronik

Saat menerapkan solusi tanda tangan elektronik untuk dokumen SDM (kontrak, amandemen, perjanjian perusahaan), pemberi kerja harus memastikan bahwa penyedia layanan mematuhi RGPD. Data biometrik yang mungkin dikumpulkan selama autentikasi merupakan data sensitif dalam arti pasal 9 RGPD. Menggunakan panduan lengkap tanda tangan elektronik memungkinkan untuk mengidentifikasi solusi yang sesuai dan menghindari kesalahan umum dalam pemrosesan data.

Kewajiban terkait representasi personel dan negosiasi kolektif

Pendirian dan fungsi CSE

Sejak ordinansi Macron 2017 (ordinansi No. 2017-1386 dan 2017-1388), Komite Sosial dan Ekonomi (CSE) adalah instance unik representasi personel untuk perusahaan dengan setidaknya 11 karyawan. Pemberi kerja berkewajiban untuk menyelenggarakan pemilihan CSE dan memberinya sarana yang diperlukan untuk berfungsi: lokal, jam delegasi, akses ke informasi ekonomi dan sosial melalui Basis Data Ekonomi, Sosial dan Lingkungan (BDESE) untuk perusahaan dengan setidaknya 50 karyawan (pasal L. 2312-36 Kode Kerja).

Kegagalan untuk mengorganisir pemilihan profesional merupakan pelanggaran gangguan yang dapat dihukum dengan satu tahun penjara dan denda € 7.500 (pasal L. 2317-1 Kode Kerja).

Kewajiban negosiasi tahunan wajib (NAO)

Pasal L. 2242-1 Kode Kerja mewajibkan perusahaan dengan delegasi serikat untuk melakukan negosiasi tahunan wajib terutama pada: remunerasi, waktu kerja, pembagian nilai tambah, kesetaraan profesional perempuan-laki-laki dan kualitas kehidupan kerja (QVT). Sejak Undang-undang Berbagi Nilai 29 November 2023 (Undang-undang No. 2023-1107), perusahaan dengan 11 hingga 49 karyawan yang merealisasikan keuntungan bersih fiskal positif setidaknya sama dengan 1% dari turnover mereka selama tiga tahun berturut-turut harus menerapkan mekanisme berbagi nilai.

Demateralisasi dokumen SDM: isu kepatuhan dan praktik terbaik

Dokumen yang dapat didemateralisasi

Demateralisasi proses SDM kini merupakan kenyataan operasional dan hukum. Slip gaji elektronik diizinkan sejak undang-undang 8 Agustus 2016 (Undang-undang Kerja, pasal L. 3243-2 Kode Kerja), kecuali ada keberatan dari karyawan. Kontrak kerja, amandemen, dokumen penghentian kontrak (pembayaran penuh, tanda terima pembayaran) dapat ditandatangani secara elektronik selama solusi yang digunakan menjamin identifikasi penandatangan dan integritas dokumen.

Solusi SDM khusus untuk tanda tangan elektronik memungkinkan untuk mengotomatiskan aliran dokumenter ini sambil memastikan nilai bukti mereka. Untuk dokumen dengan pertaruhan tinggi (seri CDD, perjanjian perusahaan), disarankan untuk menggunakan tanda tangan elektronik canggih atau berkualifikasi dalam arti peraturan eIDAS. Perbandingan solusi tanda tangan elektronik akan membantu Anda memilih alat yang sesuai dengan volume dan batasan sektoral Anda.

Penyimpanan dan pengarsipan dokumen SDM

Durasi penyimpanan hukum bervariasi menurut sifat dokumen:

• Kontrak kerja dan amandemen: 5 tahun setelah akhir kontrak (preskripsi hukum umum, pasal 2224 Kode Sipil);

• Slip gaji: 5 tahun (preskripsi klaim gaji, pasal L. 3245-1 Kode Kerja);

• Dokumen terkait kontribusi sosial: 3 tahun untuk kontrol URSSAF;

• DUERP: 40 tahun (Undang-undang Kesehatan Kerja 2021).

Sistem pengarsipan elektronik (SAE) yang sesuai dengan standar NF Z 42-020 menjamin nilai bukti dokumen yang didemateralisasi selama durasi penyimpanan hukum lengkap. Kalkulator ROI yang tersedia di Certyneo memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengevaluasi pengembalian investasi dari digitalisasi lengkap proses dokumenter SDM Anda.

Kerangka hukum yang berlaku untuk kepatuhan pemberi kerja

Kepatuhan hukum pemberi kerja terdaftar dalam corpus normatif berlapis, menggabungkan hukum nasional, hukum Eropa, dan standar teknis.

Kode Sipil:

• Pasal 1366 Kode Sipil mengakui tulisan elektronik sebagai bukti sama dengan tulisan kertas, dengan syarat identitas orang yang menghasilkan dijamin dengan benar dan itu ditetapkan dan disimpan dalam kondisi yang menjamin integritasnya.

• Pasal 1367 Kode Sipil mendefinisikan tanda tangan elektronik dan menjelaskan bahwa ia terdiri dari penggunaan prosedur identifikasi yang andal menjamin hubungannya dengan tindakan yang melekat padanya.

Peraturan eIDAS (No. 910/2014): Peraturan Eropa ini menetapkan tiga tingkat tanda tangan elektronik (sederhana, canggih, berkualifikasi). Tanda tangan elektronik berkualifikasi (SEQ) mendapat manfaat dari asumsi keandalan dan tidak dapat ditolak sebagai bukti dalam sengketa yudisial di dalam UE. Revisi eIDAS 2.0 (peraturan 2024/1183 berlaku 20 Mei 2024) memperkenalkan Dompet Identitas Digital Eropa (EUDI Wallet), yang akan berdampak pada proses onboarding SDM mulai tahun 2026.

RGPD (No. 2016/679): Pemberi kerja sebagai pengontrol pemrosesan tunduk pada prinsip legalitas, loyalitas, transparansi, pembatasan tujuan, minimalisasi data, akurasi, pembatasan penyimpanan, integritas dan kerahasiaan (pasal 5 RGPD). Menggunakan penyedia tanda tangan elektronik menyiratkan kesimpulan kontrak subpengolahan yang sesuai dengan pasal 28 RGPD, menentukan khususnya jaminan keamanan dan modal restitusi atau penghapusan data.

Direktif NIS2 (2022/2555): Ditransposkan ke hukum Perancis dengan Undang-undang No. 2024-449 tanggal 21 Mei 2024, direktif NIS2 memperluas kewajiban keamanan siber ke entitas penting dan penting, di mana banyak pemberi kerja sektor kesehatan, energi, dan transportasi termasuk. Sistem informasi SDM yang memproses data sensitif harus mengintegrasikan langkah-langkah keamanan yang ditingkatkan (autentikasi multifaktor, rencana kontinuitas bisnis, pelaporan insiden).

Standar ETSI: Standar ETSI EN 319 132 (format tanda tangan XAdES) dan ETSI EN 319 122 (CAdES) mendefinisikan format teknis tanda tangan elektronik yang diakui di Eropa. Penyedia layanan kepercayaan yang berkualifikasi (QTSP) yang terdaftar di daftar kepercayaan nasional (Trust List) yang dipublikasikan oleh ANSSI menjamin pemenuhan standar ini.

Hukum Kerja: Kode Kerja (pasal L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1, dll.) merupakan fondasi kewajiban kontraktual, organisasi, dan sosial pemberi kerja. Setiap pelanggaran dapat menyebabkan sanksi perdata (reklasifikasi, ganti rugi), administratif (denda CNIL, DIRECCTE) dan pidana (pelanggaran gangguan, pekerjaan tersembunyi).

Skenario penggunaan: kepatuhan SDM dalam praktik

Skenario 1 — PME industri dari 80 karyawan mendigitalkan kontrak kerjanya

PME industri mengelola antara 80 dan 120 karyawan, dengan turnover musiman yang signifikan (produksi CDD), menghadapi kesulitan berulang: penundaan penandatanganan CDD melebihi dua hari kerja legal, risiko reklasifikasi, pengarsipan kertas tidak aman. Dengan menerapkan solusi tanda tangan elektronik canggih yang sesuai dengan eIDAS, perusahaan mengintegrasikan alur otomatis: pembuatan kontrak dari SIRH, pengiriman email aman ke kandidat, penandatanganan dalam waktu kurang dari 10 menit di mobile, pengarsipan otomatis dengan stempel waktu berkualifikasi.

Hasil yang diamati setelah enam bulan penyebaran: pengurangan 85% dalam waktu penandatanganan CDD (dari rata-rata 2,4 hari menjadi kurang dari 4 jam), penghapusan total risiko non-pengiriman dalam batas waktu legal, penghematan diperkirakan pada 3.200 € per tahun dalam biaya pencetakan, pengiriman, dan pengajuan.

Skenario 2 — Grup distribusi multi-situs mematuhi BDESE dan NAO-nya

Grup distribusi menghitung sekitar 20 lokasi dan sekitar 1.200 karyawan harus memusatkan Basis Data Ekonomi, Sosial dan Lingkungannya (BDESE) dan mendemateralisasi penandatanganan laporan pertemuan CSE dan perjanjian perusahaan yang berasal dari NAO. Ketiadaan penandatanganan formal pada perjanjian kolektif tertentu mengekspos grup terhadap sengketa tentang penolakannya.

Dengan mengadopsi solusi tanda tangan elektronik berkualifikasi untuk tindakan dengan pertaruhan hukum tinggi (perjanjian partisipasi, piagam telework, perjanjian profit-sharing), grup telah mengamankan nilai bukti seluruh dokumentasi sosialnya. Keuntungan waktu pada proses penandatanganan kolektif (melibatkan 3 hingga 7 penandatangan per perjanjian) diperkirakan 60% dibandingkan dengan sirkuit kertas dengan pengiriman pos terdaftar.

Skenario 3 — Kantor konsultasi SDM mendampingi klien TPE pada RGPD gaji

Kantor konsultasi yang berspesialisasi dalam manajemen sumber daya manusia, mendampingi sekitar lima puluh TPE-PME, telah mengidentifikasi bahwa mayoritas kliennya tidak memiliki pemberitahuan informasi RGPD untuk diberikan kepada karyawan saat merekrut, namun wajib sejak 2018. Kantor telah mengintegrasikan pembuatan pemberitahuan otomatis dalam penawaran pendampingannya, mengandalkan generator kontrak oleh AI dan solusi tanda tangan elektronik untuk pengiriman dan tanda terima formal.

Perangkat ini telah memungkinkan klien kantor untuk mematuhi RGPD dalam waktu kurang dari dua minggu, dengan tingkat adopsi 94% di antara karyawan yang dihubungi secara elektronik, dibandingkan dengan 67% melalui sirkuit kertas tradisional. Risiko denda CNIL untuk ketiadaan informasi telah sepenuhnya netral pada portofolio klien yang disertai.

Kesimpulan

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan tidak terbatas pada pemenuhan formal Kode Kerja: hari ini mencakup kewajiban yang berasal dari RGPD, direktif NIS2, peraturan eIDAS dan perkembangan legislatif terakhir seperti undang-undang Berbagi Nilai. Bagi pemberi kerja, setiap dokumen SDM — kontrak, amandemen, perjanjian perusahaan, pemberitahuan informasi — mewakili tindakan hukum yang nilai bukti harus dijamin.

Tanda tangan elektronik yang sesuai dengan eIDAS memaksakan dirinya sebagai alat pemenuhan yang paling efisien: ini mengamankan kontrak, mempercepat proses perekrutan, memfasilitasi pengarsipan hukum, dan secara signifikan mengurangi risiko sengketa. Certyneo menemani Anda dalam digitalisasi lengkap aliran dokumenter SDM Anda, dengan solusi yang disertifikasi, mudah diterapkan, dan sesuai dengan persyaratan hukum Eropa.

Temukan penawaran Certyneo dan mulai gratis untuk mengubah kepatuhan SDM Anda menjadi keunggulan kompetitif.