Kepatuhan Hukum Hukum Ketenagakerjaan: Kewajiban Pemberi Kerja

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan merupakan isu strategis bagi setiap perusahaan, terlepas dari ukurannya. Di Prancis, Kode Ketenagakerjaan membebankan pemberi kerja dengan serangkaian kewajiban spesifik yang mencakup penyusunan kontrak, manajemen cuti, pencegahan risiko profesional dan perlindungan data pribadi karyawan. Ketidakpatuhan terhadap kewajiban-kewajiban ini mengekspos perusahaan pada risiko sanksi administratif, pidana dan perdata yang berpotensi berat. Dalam konteks digitalisasi yang dipercepat, dematerialisasi dokumen SDM — kontrak kerja, amandemen, perjanjian perusahaan — menimbulkan pertanyaan baru tentang keabsahan hukum. Artikel ini menjabarkan kewajiban utama pemberi kerja, risiko terkait dan praktik terbaik untuk mengamankan kepatuhan hukum ketenagakerjaan Anda.

Kewajiban kontraktual dasar pemberi kerja

Pemberi kerja wajib memformalkan hubungan kerja secara tertulis dalam sebagian besar situasi. Kewajiban ini, yang lama terbatas pada kontrak jangka waktu tertentu (CDD), telah berkembang pesat di bawah dorongan hukum Eropa.

Kontrak kerja: isi wajib dan batas waktu

Sejak transposisi Direktif (UE) 2019/1152 mengenai kondisi kerja yang transparan dan dapat diprediksi, yang dikodifikasikan dalam pasal L1221-5 dan berikutnya dari Kode Ketenagakerjaan, pemberi kerja harus menyerahkan kepada karyawan, dalam jangka waktu tujuh hari kalender setelah perekrutan, dokumen tertulis yang minimal berisi:

• Identitas pihak-pihak dan tempat kerja

• Jabatan, kategori pekerjaan dan sifat pekerjaan

• Tanggal dimulainya hubungan kerja

• Durasi kerja (penuh waktu atau paruh waktu)

• Kompensasi (gaji pokok, bonus dan tunjangan)

• Durasi cuti berbayar tahunan

• Prosedur yang harus diikuti oleh pemberi kerja dan karyawan dalam hal pengakhiran hubungan kerja

• Perjanjian kolektif yang berlaku

Untuk kontrak jangka panjang (CDI), meskipun tidak ada kewajiban tertulis formal yang dipersyaratkan oleh Kode Ketenagakerjaan untuk kontrak itu sendiri, penyerahan dokumen informasi terpadu (DUI) kini wajib sejak 1 Agustus 2022. Ketidakpatuhan terhadap kewajiban ini mengekspos pemberi kerja pada denda sebesar 750 € per karyawan yang bersangkutan (pelanggaran kelas ke-4).

Amandemen dan perubahan kontrak kerja

Setiap perubahan elemen substansial kontrak kerja — kompensasi, durasi kerja, tempat kerja yang menyebabkan perubahan sektor geografis — memerlukan persetujuan tertulis dan ditandatangani oleh karyawan. Yurisprudensi Mahkamah Kasasi adalah konsisten pada poin ini: perubahan sepihak elemen substansial merupakan pelanggaran serius yang dapat membenarkan tindakan atas kesalahan pemberi kerja (Cass. Soc., 8 Oktober 1987, n°84-41.902 dan yurisprudensi konsisten).

Dematerialisasi dokumen-dokumen ini melalui solusi tanda tangan elektronik untuk SDM memungkinkan untuk mempercepat proses sambil menjamin kelacakan dan nilai pembuktian pertukaran.

Kewajiban dalam hal kesehatan, keselamatan dan pencegahan risiko

Pasal L4121-1 Kode Ketenagakerjaan membebankan pemberi kerja dengan kewajiban keselamatan hasil terhadap karyawannya. Kewajiban ini diatur di sekitar beberapa perangkat dokumenter wajib.

Dokumen Unik Penilaian Risiko Profesional (DUERP)

DUERP wajib untuk semua perusahaan mulai dari karyawan pertama, sesuai dengan dekret n°2001-1016 tanggal 5 November 2001, diubah oleh undang-undang n°2021-1018 tanggal 2 Agustus 2021 yang disebut "undang-undang Kesehatan Kerja". Sejak 1 Juli 2023 untuk perusahaan dengan lebih dari 150 karyawan (dan pada 1 Juli 2024 untuk yang lainnya), DUERP harus disimpan di portal digital khusus yang dikelola oleh OPCO.

DUERP harus diperbarui:

• Minimal sekali setahun di perusahaan dengan 11 karyawan atau lebih

• Ketika ada keputusan penyesuaian penting yang mengubah kondisi kerja

• Ketika informasi tambahan tentang risiko dikumpulkan

Sanksi dalam hal kelalaian: ketiadaan DUERP merupakan kesalahan tak terpaksa dari pemberi kerja dalam hal kecelakaan kerja atau penyakit profesional, membuka hak untuk peningkatan rente bagi karyawan (Cass. Soc., 28 Februari 2002, n°00-11.793).

Pelatihan keselamatan dan registri wajib

Pemberi kerja harus mengorganisir pelatihan praktis dan sesuai tentang keselamatan untuk setiap pekerja yang baru dipekerjakan, dalam hal perubahan posisi atau teknik (pasal L4141-2 Kode Ketenagakerjaan). Pelatihan ini harus dicatat dalam registri pelatihan. Selain itu, pemberi kerja wajib memelihara:

• Registri personel unik (pasal L1221-13)

• Registri kecelakaan kerja ringan (untuk perusahaan yang berwenang)

• Registri keselamatan untuk ERP atau lembaga yang tunduk pada Kode Ketenagakerjaan

Digitalisasi registri-registri ini diizinkan asalkan menjamin integritas, aksesibilitas dan ketidaktergoyahannya, yang memungkinkan solusi tanda tangan elektronik canggih yang sesuai dengan regulasi eIDAS.

Kewajiban pemberi kerja mengenai waktu kerja dan kompensasi

Kepatuhan terhadap aturan durasi kerja dan gaji merupakan salah satu sumbu kontrol prioritas inspeksi kerja.

Durasi maksimal dan istirahat wajib

Kode Ketenagakerjaan menetapkan batas ketat:

• Durasi maksimal harian: 10 jam (pasal L3121-18), ditingkatkan menjadi 12 jam melalui pengecualian

• Durasi maksimal mingguan: 48 jam dalam seminggu tertentu (pasal L3121-20) dan 44 jam rata-rata selama 12 minggu berturut-turut (pasal L3121-22)

• Istirahat harian: minimal 11 jam berturut-turut (pasal L3131-1)

• Istirahat mingguan: minimal 35 jam berturut-turut (24h + 11h istirahat harian)

Perjanjian hari kerja forfait, yang berlaku untuk manajer dan karyawan otonom tertentu, mematuhi aturan spesifik dan harus didasarkan pada perjanjian kolektif yang valid (pasal L3121-64). Pemberi kerja juga harus memastikan pemantauan beban kerja reguler karyawan dalam hari kerja forfait untuk menghindari melihat forfait dinyatakan tidak dapat ditegakkan.

Slip gaji dan kewajiban terkait

Slip gaji dematerialisasi adalah norma sejak ordinansi n°2017-1387 tanggal 22 September 2017: pemberi kerja dapat menyerahkan slip dalam bentuk elektronik tanpa persetujuan sebelumnya dari karyawan, kecuali keberatan karyawan. Slip harus disimpan selama 5 tahun oleh pemberi kerja dan disediakan untuk karyawan selama 50 tahun atau hingga usia 75 tahun melalui akun pembentukan pribadi atau ruang digital aman lainnya.

Kepatuhan slip gaji juga berarti menghormati presentasi yang disederhanakan dari dekret n°2016-190 tanggal 25 Februari 2016 (model Kementerian Tenaga Kerja).

Kewajiban terkait representasi personel dan negosiasi kolektif

Setelah mencapai ambang batas efektif tertentu, pemberi kerja tunduk pada kewajiban tambahan mengenai tata kelola sosial.

Komite Sosial dan Ekonomi (CSE)

Sejak ordinansi Macron tanggal 22 September 2017 (ordinansi n°2017-1386), semua perusahaan dengan setidaknya 11 karyawan harus menyelenggarakan pemilihan untuk membentuk Komite Sosial dan Ekonomi (CSE). Pemberi kerja harus:

• Menyelenggarakan pemilihan dalam waktu 90 hari sejak informasi diberikan kepada karyawan

• Menyediakan CSE sarana yang diperlukan (lokal, jam delegasi, anggaran)

• Menginformasikan dan berkonsultasi dengan CSE tentang orientasi strategis, situasi ekonomi dan kebijakan sosial perusahaan

Kegagalan untuk membentuk CSE atau menyelenggarakan pemilihan merupakan kejahatan penghalang yang dapat dikenai denda sebesar 7.500 € untuk badan hukum (pasal L2317-1 Kode Ketenagakerjaan).

Negosiasi wajib di perusahaan (NOE)

Di perusahaan dengan delegasi serikat pekerja, pemberi kerja wajib melakukan negosiasi wajib sesuai dengan periodisitas berikut (pasal L2242-1 dan berikutnya):

• Setiap tahun: tentang kompensasi, waktu kerja, pembagian nilai tambah dan kesetaraan profesional

• Setiap tiga tahun: tentang pengelolaan pekerjaan dan jalur karir profesional (GEPP) di perusahaan dengan lebih dari 300 karyawan

Tanda tangan elektronik protokol negosiasi dan perjanjian perusahaan, melalui solusi tanda tangan elektronik yang sesuai dengan regulasi eIDAS, menawarkan nilai pembuktian yang ditingkatkan dan menyederhanakan prosedur pengajuan pada platform TéléAccords.

Perlindungan data pribadi karyawan: kewajiban GDPR terintegrasi

Pemberi kerja, sebagai pengontrol data dalam arti GDPR (Regulasi (UE) 2016/679), harus menghormati serangkaian kewajiban spesifik dalam kerangka hubungan kerja.

Perlakuan SDM dan dasar hukum

Perlakuan data pribadi karyawan harus didasarkan pada dasar hukum yang valid. Dalam konteks ketenagakerjaan, dasar hukum utama yang dimobilisasi adalah:

• Pelaksanaan kontrak kerja (pasal 6.1.b GDPR) untuk pengelolaan gaji, cuti, pelatihan

• Kewajiban hukum (pasal 6.1.c) untuk deklarasi DSN, pemeliharaan registri wajib

• Kepentingan sah (pasal 6.1.f) untuk perangkat pengawasan tertentu, sesuai dengan penyeimbangan ketat

Pemberi kerja harus menginformasikan karyawan tentang keberadaan perlakuan yang menyangkut mereka melalui pemberitahuan informasi yang dilampirkan pada kontrak kerja (pasal 13 GDPR). Registri aktivitas perlakuan (RAT) harus secara imperatif mencatat perlakuan SDM.

Durasi penyimpanan dan hak penghapusan

CNIL telah menerbitkan referensi sektor yang mengklarifikasi durasi penyimpanan yang berlaku untuk data SDM. Sebagai contoh:

• Data pelamar yang tidak dipilih: 2 tahun maksimal

• Kontrak kerja dan dokumen terkait: 5 tahun setelah akhir kontrak

• Slip gaji: 5 tahun (pemberi kerja) dan ketersediaan selama 50 tahun (karyawan)

• Data pengawasan video di perusahaan: 1 bulan pada umumnya

Perusahaan yang mendematerialisasi proses SDM mereka harus mengintegrasikan batasan ini dalam kebijakan manajemen dokumen mereka. Temukan bagaimana pembuat kontrak berbasis AI oleh Certyneo dapat membantu Anda menghasilkan dokumen yang sesuai dengan persyaratan hukum yang berlaku.

Kerangka hukum yang berlaku untuk kepatuhan pemberi kerja dalam hukum ketenagakerjaan

Kepatuhan hukum pemberi kerja dalam hukum ketenagakerjaan tercermin dalam kumpulan normatif yang padat, yang mengartikulasikan hukum nasional dan Eropa.

Kode Ketenagakerjaan (bagian legislatif dan peraturan): dasar mendasar, mengatur seluruh hubungan kerja individu dan kolektif. Pasal L1221-1 dan berikutnya mengatur kontrak kerja, sementara pasal L4121-1 sampai L4121-5 mendefinisikan kewajiban keselamatan pemberi kerja.

Direktif (UE) 2019/1152 tanggal 20 Juni 2019 mengenai kondisi kerja yang transparan dan dapat diprediksi di Uni Eropa, yang ditransposisikan ke hukum Prancis melalui dekret n°2022-1173 tanggal 25 Agustus 2022: mengharuskan penyerahan Dokumen Informasi Terpadu (DUI) dalam tujuh hari setelah perekrutan.

Regulasi eIDAS n°910/2014 dan penerusnya eIDAS 2.0 (Regulasi (UE) 2024/1183): mendefinisikan tingkat tanda tangan elektronik (sederhana, canggih, berkualitas) dan nilai hukum mereka. Sesuai dengan pasal 25 eIDAS, tanda tangan elektronik berkualifikasi (SEQ) menghasilkan efek hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan di semua negara anggota. Untuk kontrak kerja, tanda tangan elektronik canggih (SEA) menawarkan tingkat jaminan yang cukup dalam sebagian besar situasi.

Kode sipil, pasal 1366 dan 1367: pasal 1366 mengakui tulisan elektronik memiliki kekuatan pembuktian yang sama dengan tulisan di atas kertas, asalkan orang diidentifikasi dengan baik dan dokumen ditetapkan dan disimpan dalam kondisi yang menjamin integritas. Pasal 1367 mengklarifikasi bahwa tanda tangan elektronik terdiri dari penggunaan proses identifikasi signataris yang dapat diandalkan menjamin hubungannya dengan tindakan.

GDPR n°2016/679 tanggal 27 April 2016: berlaku untuk semua perlakuan data pribadi karyawan. Ketidakpatuhan terhadap kewajiban GDPR mengekspos pemberi kerja pada denda yang dapat mencapai 4% pendapatan global tahunan atau 20 juta euro (pasal 83 GDPR). Di Prancis, CNIL telah mengeluarkan beberapa sanksi signifikan terhadap pemberi kerja untuk pelanggaran kewajiban GDPR mereka dalam hal SDM.

Standar ETSI EN 319 132 dan EN 319 122: mendefinisikan format tanda tangan elektronik canggih XAdES dan CAdES, menjamin interoperabilitas dan umur panjang tanda tangan dari waktu ke waktu.

Undang-undang n°2021-1018 tanggal 2 Agustus 2021 (undang-undang Kesehatan Kerja): memperkuat kewajiban pencegahan primer, khususnya pembaruan dan pengajuan digital DUERP.

Ordinansi Macron tanggal 22 September 2017 (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): mereformasi secara mendalam hukum ketenagakerjaan, menginstitusikan CSE dan memperhalus kerangka negosiasi kolektif.

Pemberi kerja yang mengabaikan teks-teks ini menghadapi risiko sanksi pidana (kejahatan penghalang, pekerjaan tersembunyi), perdata (pembatalan tindakan, ganti rugi) dan administratif (pemberitahuan DRIEETS, penutupan administratif). Menggunakan alat digital bersertifikat memungkinkan untuk secara signifikan mengurangi risiko ini.

Skenario penggunaan: bagaimana perusahaan mengamankan kepatuhan hukum ketenagakerjaan mereka

Skenario 1: UKM layanan 80 karyawan mempercepat penandatanganan kontrak dan amandemennya

UKM di sektor layanan informatika, mengelola sekitar 80 karyawan dalam CDI dan secara teratur menggunakan tambahan dalam CDD musiman, menghadapi jangka waktu rata-rata 8 hingga 12 hari untuk mengumpulkan tanda tangan pada kontrak kerja dan amandemen. Jangka waktu ini mengekspos perusahaan pada risiko ketidaksesuaian sehubungan dengan kewajiban untuk menyerahkan DUI dalam tujuh hari (direktif 2019/1152). Dengan menyebarkan solusi tanda tangan elektronik canggih yang terintegrasi dengan SIRH-nya, UKM mengurangi jangka waktu penandatanganan rata-rata menjadi kurang dari 24 jam. Tingkat dokumen yang ditandatangani dalam batas waktu hukum meningkat dari 61% menjadi 97%. Penghematan yang direalisasikan pada biaya pencetakan, pengiriman pos dan manajemen dokumen diperkirakan sekitar 8.500 € per tahun, memberikan ROI positif sejak bulan keempat penggunaan.

Skenario 2: Grup industri 350 karyawan mendigitalkan DUERP dan protokol keselamatan

Grup industri ukuran menengah, beroperasi di tiga situs produksi dan mempekerjakan 350 kolaborator, harus memenuhi kewajiban pengajuan digital DUERP yang dibentuk oleh undang-undang Kesehatan Kerja 2021. Multiplikasi situs dan kompleksitas pembaruan tahunan menghasilkan inkonsistensi dokumenter dan risiko tinggi ketidakaplikasian dokumen dalam hal kontrol. Dengan mendigitalkan seluruh proses — penulisan kolaboratif, validasi oleh anggota CSE melalui tanda tangan elektronik, pengajuan otomatis ke portal OPCO — grup membagi tiga waktu pembaruan tahunan DUERP (dari 6 minggu menjadi 2 minggu). Pelacakan yang ditingkatkan memungkinkan untuk menunjukkan kepatuhan selama kontrol mendadak inspeksi kerja, menghindari pemberitahuan.

Skenario 3: Jaringan franchise di restoran mengamankan perjanjian perusahaan dan negosiasi wajibnya

Jaringan franchise dalam restoran cepat saji, mengelompokkan tiga puluh outlet dengan jaringan kepala yang mempekerjakan total lebih dari 400 karyawan, harus mengorganisir setiap tahun negosiasi wajib tentang kompensasi dan kesetaraan profesional. Penyebaran geografis delegasi serikat dan penandatangan memperumit pengumpulan tanda tangan pada protokol negosiasi dan perjanjian perusahaan. Penyebarluasan solusi tanda tangan elektronik yang sesuai eIDAS memungkinkan untuk memperlancar proses penandatanganan multi-pihak, mengurangi waktu finalisasi perjanjian dari rata-rata 21 hari menjadi kurang dari 5 hari. Pengajuan otomatis ke TéléAccords, yang dihasilkan dari platform, juga telah menghilangkan risiko kesalahan prosedur selama pengajuan, sumber penolakan yang sering terjadi sebelumnya.

Kesimpulan

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan adalah proyek berkelanjutan bagi pemberi kerja: kewajiban kontraktual, pencegahan risiko, manajemen waktu kerja, representasi personel dan perlindungan data membentuk kumpulan normatif yang menuntut, yang ketidakpatuhan dapat biaya mahal dalam hal sanksi dan reputasi sosial. Digitalisasi proses SDM — dan khususnya tanda tangan elektronik yang sesuai eIDAS — merupakan salah satu saluran paling efektif saat ini untuk menggabungkan kecepatan eksekusi, nilai pembuktian dan kepatuhan peraturan.

Certyneo membimbing Anda dalam pengamanan semua dokumen SDM Anda: kontrak kerja, amandemen, perjanjian perusahaan, DUERP dan banyak lagi. Temukan solusi SDM khusus kami atau hitung ROI Anda dalam beberapa klik untuk mengukur secara konkret keuntungan yang dapat Anda raih. Siap untuk bertindak? Buat akun Anda secara gratis dan mulai menandatangani dengan patuh hari ini.