Zadržavanje elektronički potpisanih dokumenata

Zašto je očuvanje ključno

Zašto je očuvanje ključnoElektronički potpis ima vrijednost samo ako se dokaz može pretraživati ​​i provjeravati. Sporovi mogu nastati 5, 8 ili 10 godina nakon potpisivanja. Otuda važnost ispravnogarhiviranja ⬥⬥⬥.

Zakonsko trajanje u Francuskoj

• Komercijalni ugovori ⬥⬥⬥: 10 godina (članak L.123-22)Ugovori o radu ⬥⬥⬥: 5 godina nakon završetka
• Ugovori o radu ⬥⬥⬥: 5 godina nakon završetkaFakture ⬥⬥⬥: 10 godina (računovodstvo), 6 godina (porez)
• Najmovi ⬥⬥⬥: trajanje + 5 godinaUgovori o osiguranju ⬥⬥⬥: 2 do 10 godina ovisno o vrsti
• Javnobilježnički akti ⬥⬥⬥: 30 godinaČuvajte PDF
• Čuvajte PDFi
• revizijski trag najduže moguće razdoblje.Arhivski formati

Postoji nekoliko PAdES formata:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: jednostavan potpisPAdES-B-B ⬥⬥⬥: jednostavan potpis

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalificirana vremenska oznaka

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + lanac certifikata (izvanmrežna provjera)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodične vremenske oznake (valjanost više desetljeća)Za dugoročne dokumente odaberite
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .Sustav elektroničkog arhiviranja (SAE)
• SAE s dokaznom vrijednošću jamči:Integritet (provjereni otisci prstiju)

Autentičnost (potpis ostaje valjan)Autentičnost (potpis ostaje valjan)Sljedivost (dnevnik konzultacija)

Reverzibilnost (izvoz) moguće)

Francuska norma

• NF Z42-013
• specificira zahtjeve.
• specificira zahtjeve.
• Najbolje prakse

Čuvajte PDF + revizijski trag, nikada jedno bez drugogSpremite u nekoliko kopija (geografska redundantnost)Povremeno provjeravajte cjelovitost (6-12 mjeseci)

Trajanje dokumenta prema vrsti dokumenta

• Trajanje dokumenta prema vrsti dokumenta
• Testirajte restauraciju godišnje
• Česte pogreške
• Zadrži samo PDF
• Pohrani na jednom mediju

Koristite oblak bez klauzula o zadržavanju

• Koristite oblak bez klauzula o zadržavanju
• Zaboravite određena trajanja (bankarstvo, zdravlje)
• Izgubite ključeve ako je arhiva šifrirana
• Interno naspram vanjskog arhiviranja
• Interno ⬥⬥⬥: potpuna kontrola, početno ulaganje.

Vanjski ⬥⬥⬥: putem platforme ili pružatelja usluga. Niži trošak, radni istovar, klauzule reverzibilnosti provjere.

Vanjski ⬥⬥⬥: putem platforme ili pružatelja usluga. Niži trošak, radni istovar, klauzule reverzibilnosti provjere.Većina malih i srednjih poduzeća preferira vanjsko arhiviranje uključeno u plan.Kako vam Certyneo pomažeCertyneo uključuje

10-godišnje arhiviranje

u svim planovima. Svaki dokument je sačuvan s PDF PAdES-B-T, punim revizijskim tragom, metapodacima. Infrastruktura replicirana u EU (Njemačka, IONOS) s verzijama. Izvezite arhive jednim klikom.

u svim planovima. Svaki dokument je sačuvan s PDF PAdES-B-T, punim revizijskim tragom, metapodacima. Infrastruktura replicirana u EU (Njemačka, IONOS) s verzijama. Izvezite arhive jednim klikom.Otkrijte rješenje za elektronički potpis CertyneoFAQ

Trebam li certificirani SAE?

Nije potrebno, ali se preporučuje za dokumente s visokim ulozima. NF Z42-013 daje pretpostavku pouzdanosti.

Mogu li zadržati samo PDF?

Mogu li zadržati samo PDF?

Tehnički da, ali odvojeni revizijski trag još uvijek je koristan.

Ako moja platforma nestane?

PAdES PDF-ovi ostaju provjerljivi izvan mreže. Redovito izvozite revizijski trag.

Je li arhiviranje skupo?

Ne, vrlo ekonomičan u usporedbi s papirom. Većina platformi ga uključuje.

Ne, vrlo ekonomičan u usporedbi s papirom. Većina platformi ga uključuje.

Kada počinje razdoblje od 10 godina?

Trgovački ugovor: kraj izvršenja. Ugovor o radu: prestanak ugovora.

Zaključak

Očuvanje je životno osiguranje vaših potpisa. Odaberite dugu i čvrstu arhivu, povremeno je provjeravajte.

Isprobajte Certyneo za jednostavno, brzo i sigurno slanje, potpisivanje i praćenje vaših dokumenata na mreži.