É necesario o acordo do empregado para desmaterializar as súas nóminas?

Non — desde a lei Macron (1 de xaneiro de 2017), o empregador pode entregar a nómina en forma electrónica sen acordo previo do empregado, sempre que o informe con polo menos un mes de anticipación por calquera medio (carta, correo electrónico, aviso público). O empregado pode opoñerse en calquera momento e obter un retorno ao formato papel na maior brevidade posible.

Como accede o empregado ás súas nóminas?

Cada empregado dispón dunha caixa de seguridade dixital persoal accesible por identificador + contrasinal ou OTP SMS. Pode consultar, descargar e imprimir as súas nóminas en calquera momento, incluso despois de deixar a empresa. A caixa de seguridade é compatible coa futura transferencia cara a conta persoal de actividade (CPA).

Pode o empregado rexeitar a desmaterialización?

Si — en calquera momento. O empregado notifica o seu rexeito ao empregador (carta, correo electrónico, carta simple). O empregador debe entón volver ao formato papel "na maior brevidade posible" (xurisprudencia: 3 meses máximo). Ningunha razón é requirida e ningunha sanción pode ser aplicada.

Que mencións son obrigatorias na nómina?

Identidade do empregador e do empregado, período de nómina, duración do traballo, salario base, primas, retencións, cotizacións sociais detalladas (desde a nómina simplificada 2018), neto impoñible, neto a pagar, vacacións pagadas, tipo de retención na fonte. Ningunha diferenza coa nómina en papel — só o soporte cambia.

Que ocorre se a empresa pecha ou é comprada?

A caixa de seguridade dixital segue sendo accesible ao empregado mesmo despois da cesación do contrato de traballo ou da liquidación da empresa. Certyneo garante a portabilidade dos datos cara a un novo aloxador en caso de cambio de provedor, conforme ao decreto 2016-1762.

Que nivel de sinatura para o empregador?

Sinatura avanzada (AES) recomendada para o empregador ou o delegado de nómina: verificación de identidade por OTP SMS, certificado único, horodataxe cualificada. Conforme ao artigo 26 do regulamento eIDAS e compatible coas esixencias de integridade do decreto 2016-1762.

É a nómina desmaterializada opoñible ante tribunais laborais?

Si — a sinatura electrónica avanzada (AES) confíre á nómina a mesma forza probatoria que a nómina en papel (artigo 1366 Código civil). En caso de contencioso sobre a existencia ou contido da nómina, o empregador presenta o rastro de auditoría Certyneo que demostra a data de posta á disposición, a identidade do empregado destinatario e a integridade do documento.

Código do Traballo art. L3243-2 · lei Macron · caixa forte 50 anos

Desmaterialize e asine un recibo de soldo en liña

Nómina desmaterializada entregada ao empregado con plena validez xurídica. Conforme ao artigo L3243-2 do Código do traballo (lei Macron do 6 de agosto de 2015) e ao decreto nº 2016-1762 — conservación 50 anos (ou ata os 75 anos do empregado), consentimento presunto do empregado, dereito de oposición expresa, caixa de seguridade dixital incluída.

Marco legal: Art. L3243-2 — lei Macron
Nivel de sinatura: AES eIDAS recomendada
Conservación legal: 50 anos ou 75 anos do empregado

Que é unha nómina desmaterializada?

A nómina desmaterializada é a versión electrónica da nómina, posta á disposición do empregado nunha caixa de seguridade dixital segura. Desde a lei Macron do 6 de agosto de 2015 (artigo 54) e o decreto do 16 de decembro de 2016, o empregador pode entregar a nómina en forma electrónica sen acordo previo do empregado, sempre que o informe con polo menos un mes de anticipación e respete as condicións de conservación (50 anos ou ata os 75 anos do empregado — prazo que cobre a posible reconstitución de carreira para a xubilación). O empregado pode opoñerse en calquera momento e solicitar o retorno ao formato papel.

Por que desmaterializar as nóminas?

Aforro dos custos de envío

Sen impresión, sobre, franqueo, entrega en man propia. Con 50 nóminas/mes, o aforro típico é de 1.500-3.000 € ao ano para unha PEME — sen contar o tempo de RH dedicado ao arquivo en papel.

Caixa de seguridade dixital 50 anos

Cada empregado accede a súa caixa de seguridade dixital persoal que conserva todas as súas nóminas durante 50 anos (ou ata os 75 anos), conforme aos requisitos regulamentarios. Compatible coa futura transferencia cara a conta persoal de actividade (CPA).

Consentimento presunto — sen acordo previo

Desde 2017, o empregador xa non necesita recadar o acordo expreso do empregado para pasar a nómina electrónica. Unha información escrita un mes antes é suficiente. O empregado pode opoñerse en calquera momento e volver ao formato papel.

Rastro de auditoría opoñible

Cada nómina é entregada cun PDF de proba: identidade do empregado destinatario, horodataxe de posta á disposición, hash SHA-256 do documento, rexistro de consultas. Opoñible en caso de contencioso ante tribunais laborais sobre a existencia ou contido da nómina.

Desmaterializar unha nómina en 4 etapas

Desde a xeneración da nómina ata a posta á disposición na caixa de seguridade, en menos de 5 minutos.

1. Informar aos empregados
Enviar unha carta ou correo electrónico de información aos empregados polo menos 1 mes antes da primeira posta á disposición electrónica. Precisar as condicións de acceso á caixa de seguridade, a duración da conservación e o dereito de oposición. Modelo dispoñible en Certyneo.
2. Importar as nóminas
Cargue o lote de nóminas (PDF) desde o seu software de nómina. Certyneo intégrase cos principais SaaS de nómina (Silae, Sage, PayFit, etc.). Detección automática do empregado destinatario.
3. Asinar electronicamente (empregador)
Sinatura avanzada (AES) da nómina polo empregador ou o delegado de nómina. Horodataxe cualificada de posta á disposición. Conforme ao artigo L3243-2 e ao decreto 2016-1762.
4. Posta á disposición na caixa de seguridade
Cada empregado recibe unha notificación por correo electrónico + accede á súa nómina mediante a súa caixa de seguridade dixital persoal. Conservación 50 anos automática, exportación PDF en calquera momento.

Preguntas frecuentes

É necesario o acordo do empregado para desmaterializar as súas nóminas?: Non — desde a lei Macron (1 de xaneiro de 2017), o empregador pode entregar a nómina en forma electrónica sen acordo previo do empregado, sempre que o informe con polo menos un mes de anticipación por calquera medio (carta, correo electrónico, aviso público). O empregado pode opoñerse en calquera momento e obter un retorno ao formato papel na maior brevidade posible.
Canto tempo hai que conservar as nóminas desmaterializadas?: 50 anos a partir da data da nómina, OU ata os 75 anos do empregado (artigo D3243-8 do Código do traballo). Esta duración cobre a posible reconstitución de carreira para a xubilación. Certyneo arquiva automaticamente cada nómina durante este período nunha caixa de seguridade dixital conforme.
Como accede o empregado ás súas nóminas?: Cada empregado dispón dunha caixa de seguridade dixital persoal accesible por identificador + contrasinal ou OTP SMS. Pode consultar, descargar e imprimir as súas nóminas en calquera momento, incluso despois de deixar a empresa. A caixa de seguridade é compatible coa futura transferencia cara a conta persoal de actividade (CPA).
Pode o empregado rexeitar a desmaterialización?: Si — en calquera momento. O empregado notifica o seu rexeito ao empregador (carta, correo electrónico, carta simple). O empregador debe entón volver ao formato papel "na maior brevidade posible" (xurisprudencia: 3 meses máximo). Ningunha razón é requirida e ningunha sanción pode ser aplicada.
Que mencións son obrigatorias na nómina?: Identidade do empregador e do empregado, período de nómina, duración do traballo, salario base, primas, retencións, cotizacións sociais detalladas (desde a nómina simplificada 2018), neto impoñible, neto a pagar, vacacións pagadas, tipo de retención na fonte. Ningunha diferenza coa nómina en papel — só o soporte cambia.
Que ocorre se a empresa pecha ou é comprada?: A caixa de seguridade dixital segue sendo accesible ao empregado mesmo despois da cesación do contrato de traballo ou da liquidación da empresa. Certyneo garante a portabilidade dos datos cara a un novo aloxador en caso de cambio de provedor, conforme ao decreto 2016-1762.
Que nivel de sinatura para o empregador?: Sinatura avanzada (AES) recomendada para o empregador ou o delegado de nómina: verificación de identidade por OTP SMS, certificado único, horodataxe cualificada. Conforme ao artigo 26 do regulamento eIDAS e compatible coas esixencias de integridade do decreto 2016-1762.
É a nómina desmaterializada opoñible ante tribunais laborais?: Si — a sinatura electrónica avanzada (AES) confíre á nómina a mesma forza probatoria que a nómina en papel (artigo 1366 Código civil). En caso de contencioso sobre a existencia ou contido da nómina, o empregador presenta o rastro de auditoría Certyneo que demostra a data de posta á disposición, a identidade do empregado destinatario e a integridade do documento.

Tamén para ler

Desmaterializar as súas próximas nóminas

Plan gratuíto permanente (5 sobres / mes), sen tarxeta bancaria. Conforme lei Macron e eIDAS. Caixa de seguridade dixital 50 anos incluída.

Comezar gratuitamente Ver as tarifas