Komplette Mietverwaltung: Leitfaden für Vermieter

Die Vermietung einer Wohnung bringt eine Reihe von Pflichten mit sich, von denen jede ihren eigenen Zeitplan und ihre eigene Sanktion hat. Die Schwierigkeit besteht nicht darin, sie einzeln zu kennen, sondern keine davon zu verpassen, wenn sie greift: eine abgelaufene Diagnose bei der Unterzeichnung, eine niemals durchgeführte Nebenkostenabrechnung, eine zu spät zugestellte Kündigung. Dieser Leitfaden folgt der zeitlichen Abfolge einer Vermietung, von der Markteinführung bis zum Auszug des Mieters.

Vor der Vermietung

Drei Prüfungen sind Voraussetzung für das Recht überhaupt zu vermieten.

Die Bewohnbarkeit der Wohnung. Mindestfläche, kein Sicherheits- oder Gesundheitsrisiko, grundlegende Ausstattung. Hinzu kommt inzwischen eine Anforderung an die Energieeffizienz: Die energieintensivsten Wohnungen werden schrittweise von der Vermietung ausgeschlossen. Eine unbewohnbare Wohnung ist nicht nur zu beanstanden, sie führt zu einer Aussetzung der Miete.

Die technische Diagnoseakte. Sie muss zum Zeitpunkt der Unterzeichnung vollständig und aktuell sein und dem Mietvertrag als Anhang beigefügt werden. Die Gültigkeitsdauern für die Vermietung unterscheiden sich von denen für den Verkauf, was die Wiederverwendung einer Verkaufsakte riskant macht — die Einzelheiten finden Sie in unserem Artikel über die gesetzlich vorgeschriebenen Immobiliendiagnosen.

Das Mietpreisregime. In Gebieten mit Mietpreisregulierung ist die Miete durch eine erhöhte Referenzmiete gedeckelt, mit einem möglichen Zuschlag nur, wenn die Wohnung außergewöhnliche Merkmale aufweist. Außerhalb dieser Gebiete ist die Miete bei der Erstvermietung frei, bei der Weitervermietung in bestimmten Gemeinden jedoch reguliert.

Wahl zwischen unmöblierter und möblierter Vermietung

Diese Wahl ist nicht nur steuerlich relevant, sie bestimmt auch die Laufzeit des Mietvertrags und den Mechanismus der Kündigung.

Bei unmöblierter Vermietung beträgt die Mietvertragslaufzeit drei Jahre, wenn der Vermieter eine natürliche Person ist, und die Kündigungsfrist des Vermieters beträgt sechs Monate. Bei möblierter Vermietung beträgt der Mietvertrag ein Jahr — oder neun Monate für einen Studenten, ohne stillschweigende Verlängerung — und die Kündigungsfrist des Vermieters sinkt auf drei Monate.

Die möblierte Vermietung bietet mehr Flexibilität und ein oft günstigeres Steuerregime, allerdings um den Preis einer schnelleren Fluktuation und einer Ausstattungspflicht, deren Liste per Verordnung festgelegt ist. Eine als möbliert angebotene, aber unvollständig ausgestattete Wohnung kann in eine unmöblierte Vermietung umqualifiziert werden, mit rückwirkender Anwendung der dreijährigen Vertragslaufzeit.

Auswahl des Mieters

Die Unterlagen, die der Vermieter verlangen darf, sind per Verordnung abschließend aufgelistet. Die Forderung eines nicht auf der Liste stehenden Dokuments — Kontoauszug, Bescheinigung über die Kreditfreiheit, medizinische Unterlagen — ist untersagt und sanktionsbewehrt.

Die Auswahl darf auf keinem diskriminierenden Kriterium beruhen. Sie kann sich hingegen auf die Zahlungsfähigkeit stützen, die anhand der zulässigen Nachweise beurteilt wird, sowie auf die angebotenen Sicherheiten: selbstschuldnerische Bürgschaft, öffentliche Mietgarantie, Mietausfallversicherung. Die letzten beiden lassen sich nicht ohne weiteres mit einer Bürgschaft einer natürlichen Person kombinieren, außer in Ausnahmefällen.

Der Mietvertrag und seine Anhänge

Der Mietvertrag für eine Wohnung, die als Hauptwohnsitz genutzt wird, folgt einem gesetzlich vorgeschriebenen Musterformular. Hinzu kommen obligatorische Anhänge: das Informationsmerkblatt, die technische Diagnoseakte und bei Eigentumswohnungen die Auszüge aus der Teilungsordnung zur Zweckbestimmung des Gebäudes, zur Nutzung und zum Gebrauch der Gemeinschaftsflächen.

Diese Anhänge sind nicht bloße Dekoration: Ihr Fehlen kann geltend gemacht werden und nimmt dem Vermieter die Durchsetzbarkeit der betreffenden Dokumente. Den Mietvertrag und seine Anhänge in einer einzigen datierten Gesamtheit zu unterzeichnen, bei der nachweisbar ist, dass sie nachträglich nicht neu zusammengestellt wurde, löst diese Frage dauerhaft — das ist der wichtigste Beitrag der elektronischen Signatur eines Wohnraummietvertrags.

Das Übergabeprotokoll – das Kernstück beim Auszug

Das Übergabeprotokoll bei Einzug ist nur im Vergleich mit dem bei Auszug von Interesse. Sein Wert liegt daher in seiner Genauigkeit: Raum für Raum, Ausstattungsgegenstand für Ausstattungsgegenstand, mit einem Detailgrad, der es zwei oder drei Jahre später ermöglicht, eine Beschädigung von normalem Verschleiß zu unterscheiden.

Fehlt ein Einzugsprotokoll, wird davon ausgegangen, dass die Wohnung in einwandfreiem Zustand übergeben wurde, und beim Auszug darf kein Einbehalt erfolgen. Das ist die schwerste Sanktion des Systems, und sie tritt automatisch ein. Die Signatur eines Übergabeprotokolls mit Zeitstempel, das nachträglich nicht mehr verändert werden kann, beseitigt jede Diskussion über Datum und Inhalt des Dokuments.

Während der Mietdauer

Vier Pflichten wiederholen sich, jede in ihrem eigenen Rhythmus:

• Die Quittung, die auf Verlangen des Mieters kostenlos ausgestellt werden muss.
• Die Mietanpassung, die nur möglich ist, wenn eine Klausel im Mietvertrag sie vorsieht, im Rahmen des Mietreferenzindex und innerhalb eines Jahres nach ihrem Inkrafttretensdatum — nach Ablauf dieser Frist ist die Anpassung für das betreffende Jahr verwirkt.
• Die jährliche Nebenkostenabrechnung, die obligatorisch ist, mit Mitteilung der Abrechnung nach Nebenkostenart. Die Grenze zwischen dem, was umlagefähig ist, und dem, was beim Vermieter verbleibt, ist Gegenstand unseres Artikels über die Nebenkosten.
• Die Instandhaltungsarbeiten, aufgeteilt in vom Mieter zu tragende kleine Reparaturen, deren Liste per Verordnung festgelegt ist, und alles Übrige, das dem Vermieter zufällt.

Das Ende des Mietvertrags

Der Mieter kann jederzeit kündigen, mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten, die in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt und in mehreren persönlichen Situationen auf einen Monat verkürzt wird.

Der Vermieter kann dies nur zum Vertragsende tun, mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten bei unmöblierter Vermietung, und aus einem der drei abschließend zugelassenen Gründe: Eigenbedarf zum Selbstbewohnen, Verkauf oder ein legitimer und ernsthafter Grund. Die Kündigung muss den Grund angeben, und eine Kündigung wegen Eigenbedarf oder Verkauf enthält Pflichtangaben, deren Fehlen zur Nichtigkeit führt. Die genauen Modalitäten sind in unserem Artikel über die Beendigung des Mietvertrags.

Die Kaution wird innerhalb eines Monats zurückerstattet, wenn das Auszugsprotokoll dem Einzugsprotokoll entspricht, andernfalls innerhalb von zwei Monaten. Jeder Einbehalt muss durch Unterlagen belegt werden – Kostenvoranschlag, Rechnung, Feststellung – und eine Verzögerung führt zu Strafzahlungen, die pro angebrochenem Monat berechnet werden, ohne dass ein Verschulden nachgewiesen werden muss.

Anwendungsszenarien

Erste vermietete Immobilie. Die einzuhaltende Reihenfolge ist: Diagnosen, Bewohnbarkeit, Prüfung der Mietpreisregulierung, dann Abfassung des Mietvertrags. Eine Umkehrung dieser Reihenfolge führt dazu, einen Mietvertrag zu unterzeichnen, dem ein Anhang fehlt oder dessen Miete unzulässig ist.

Mietausfall. Eine schnelle Reaktion zählt mehr als die Höhe des Betrags. Mahnung, dann Auslösung der auflösenden Klausel durch eine von einem Gerichtsvollzieher zugestellte Zahlungsaufforderung. Aufgrund der Verfahrensfristen kostet Abwarten mehr als sofortiges Handeln.

Verwaltung mehrerer Einheiten. Das Thema wird zu einer Frage des Kalenders: Diagnosefristen, jährliche Anpassungstermine, Fristen für die Abrechnung, Kündigungsfristen. Eine Nachverfolgung nach Fälligkeit und nach Einheit ist das einzige System, das über zwei oder drei Immobilien hinaus funktioniert.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Vermieter einen Mieter ohne Angabe von Gründen ablehnen? Er wählt frei, jedoch ohne diskriminierendes Kriterium und ohne Unterlagen zu verlangen, die nicht auf der per Verordnung festgelegten Liste stehen. Die Ablehnung muss nicht begründet werden, die Auswahlmethode muss jedoch, falls sie angefochten wird, belegbar sein.

Welche Kündigungsfrist gilt für eine Kündigung? Drei Monate für den Mieter, verkürzt auf einen Monat in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt und in mehreren Sonderfällen. Sechs Monate für den Vermieter bei unmöblierter Vermietung, drei Monate bei möblierter Vermietung, ausschließlich zum Vertragsende und aus einem zulässigen Grund.

Was passiert ohne Einzugsprotokoll? Es wird vermutet, dass die Wohnung in einwandfreiem Zustand übergeben wurde. Ein Einbehalt der Kaution ist beim Auszug dann nicht möglich, unabhängig von den tatsächlichen Schäden.

Kann die Miete während der Vertragslaufzeit erhöht werden? Nur, wenn eine Anpassungsklausel im Mietvertrag enthalten ist, im Rahmen des Referenzindex und unter der Bedingung, dass sie innerhalb eines Jahres nach dem Inkrafttretensdatum angewendet wird. Nach Ablauf dieser Frist ist die Anpassung für das betreffende Jahr nicht mehr nachholbar.

Innerhalb welcher Frist ist die Kaution zurückzuzahlen? Ein Monat, wenn das Auszugsprotokoll dem Einzugsprotokoll entspricht, sonst zwei Monate. Jeder Einbehalt muss durch Unterlagen belegt werden, und eine Fristüberschreitung führt zu Strafzahlungen.

Kann ein unvollständig möblierter Mietvertrag umqualifiziert werden? Ja. Entspricht die Ausstattung nicht der gesetzlich vorgeschriebenen Liste, kann der Mietvertrag in eine unmöblierte Vermietung umqualifiziert werden, mit den entsprechenden Folgen für die Laufzeit und die Kündigung.

Zusammenfassung

Bei der Mietverwaltung geht es weniger um Rechtsfragen als um eine Frage des Kalenders. Die Pflichten sind bekannt; es sind ihre Fristen, die zu Streitigkeiten führen — eine abgelaufene Diagnose am Tag der Unterzeichnung, eine dreizehn Monate nach ihrem Inkrafttretensdatum geforderte Mietanpassung, eine niemals durchgeführte Nebenkostenabrechnung, eine nach fünf statt sechs Monaten zugestellte Kündigung.

Zwei Dokumente konzentrieren den Großteil des finanziellen Risikos: der Mietvertrag mit seinen Anhängen und das Einzugsprotokoll. Bei diesen beiden schützt nicht der Inhalt allein, sondern die Fähigkeit, Jahre später nachzuweisen, was unterzeichnet wurde, von wem und zu welchem Zeitpunkt.