Signatura simple, avançada i qualificada: les diferències

Els tres nivells definits per eIDAS

La normativa europeaeIDAS(n°910/2014) organitza la signatura electrònica en tres nivells, corresponents a graus creixents d'exigències pel que fa a la identificació del signatari i la solidesa de la prova. Comprendre aquests nivells permet triar la signatura adequada per a cada document, sense sobredimensionar el procés.

Nivell 1: signatura electrònica simple (SES)

Allàsignatura electrònica simpleés el nivell bàsic. Correspon a qualsevol manifestació de consentiment electrònic: un clic a “Accepto”, una casella de selecció, una inicial dibuixada en una pantalla tàctil.

• Requisits: consentiment clar, identificació mínima (correu electrònic)
• Evidència: baix a mitjà, varia segons el proveïdor
• Casos d'ús: pressupostos, ordres de compra, acords interns, condicions generals
• Signant de fricció: gairebé zero — el signatari no crea cap compte

El SES és suficient per a la gran majoria de transaccions comercials comunes on el risc de litigi és baix. Continua sent vàlida jurídicament, amb el jutge que valora la fiabilitat del procés cas per cas.

Nivell 2: signatura electrònica avançada (AES)

Allàsignatura avançadareforça la identificació del signant i estableix un vincle únic entre ell i el document. Es basa en quatre criteris fixats per l'article 26 d'eIDAS:

1. està vinculat al signatari d'una manera única
2. permet identificar el signant
3. es crea amb mitjans que el signatari manté sota el seu control exclusiu
4. està vinculat al document de manera que es detecti qualsevol modificació posterior

A la pràctica, l'AES passa per aautenticació de doble factor: enllaç únic enviat per correu electrònic + codi OTP rebut per SMS. El PDF final inclou una marca de temps ipista d'auditoriadetallat.

• Casos d'ús: contracte de treball, arrendament, mandat, contracte comercial en joc, NDA
• Signant de fricció: feble — un codi SMS per introduir a més del correu electrònic
• Evidència: presumpció de validesa forta i refutable

Nivell 3: signatura electrònica qualificada (QES)

Allàsignatura qualificadaés el nivell més alt. Es basa en acertificat qualificatemès per un proveïdor de serveis de confiança qualificat (QTSP) que figura a la llista de confiança d'un Estat membre de la UE i en un dispositiu segur de creació de signatures (per exemple, YubiKey, targeta intel·ligent).

• Valor legal: equivalent a una signatura manuscrita a tota la UE
• Casos d'ús: escriptures autèntiques, contractes públics, certes escriptures notarials
• Signant de fricció: alt: verificació d'identitat KYC cara a cara o de vídeo
• Cost: significativament superior al SES/AES

Per a la majoria de les empreses, QES poques vegades és necessari en el dia a dia. Esdevé imprescindible quan la llei ho exigeix ​​(procediments judicials, determinats contractes públics) o quan el contracte té un valor excepcional.

Taula de comparació ràpida

Criteri | Simple | Avançat | Qualificada

Identificació | Correu electrònic | Correu electrònic + SMS OTP | Certificat qualificat + verificació d'identitat

Valor legal | Evidència per apreciar | Presunció de validesa | Equivalent a la signatura manuscrita de la UE

Fricció | Gairebé zero | Baixa | Alt

Cas d'ús típic | Cotitzacions, ordres de compra | Contracte de treball, arrendament | Actes notarials, contractes públics

Cost | Baixa | Moderat | Alumna

Com triar el nivell adequat

La regla senzilla:alinear el nivell amb el problema del document.

• Si el document és impugnat, què hi ha en joc? Uns centenars d'euros o un contracte de diverses desenes de milers?
• Es coneix la relació amb el signant (client històric) o desconeguda (primer contacte)?
• El document es troba dins d'un marc legal que imposa un nivell específic (p.contracte de treball,arrendament) ?

Com a norma general: SES per a convenis simples, AES per a tot allò referent a RRHH, immobiliari, financer, QES només quan la llei ho exigeixi.

Errors comuns

• Prengui sistemàticament el QES“per tranquil·litzar-se”: fricció innecessària per al signatari, alt cost, sovint sobredimensionat.
• Seguiu el SES per a tot: en cas de conflicte sobre un contracte de treball, l'absència d'autenticació forta pot debilitar la prova.
• Validació i signatura confuses: un justificant de recepció no és una signatura.

Com t'ajuda Certyneo

Certyneo admet de manera nativa nivells simples (SES) i avançats (AES), amb doble correu electrònic OTP + SMS mitjançant Twilio Verify per AES. Per als casos que requereixen un QES, Certyneo es connecta amb diversos proveïdors de serveis europeus qualificats (Docaposte Certigna, Universign, CertEurope) per activar la signatura qualificada sense canviar l'eina.

Podeu definir el document de nivell de signatura per document en funció del problema, o per plantilla si heu industrialitzat un procés.

Descobriu la solució de signatura electrònica Certyneo

Preguntes freqüents

Puc barrejar nivells en el mateix sobre?

Sí. Un sobre multidocument pot incloure un pressupost signat a SES i un contracte signat a AES, per exemple. Cada signant veu l'autenticació adaptada al document que ha de signar.

La signatura avançada és reconeguda internacionalment?

A la UE sí, sota el principi de reconeixement mutu d'eIDAS. Fora de la UE, el reconeixement depèn del marc legal local, que s'ha de verificar segons la jurisdicció en qüestió.

Necessito un certificat personal per iniciar la sessió a AES?

No. L'AES es pot obtenir sense un certificat personal previ gràcies a la doble OTP. Això és el que fa que AES sigui molt accessible, on QES requereix un certificat qualificat.

És obligatòria la signatura qualificada per a un contracte de treball?

No. El contracte de treball accepta la signatura avançada (AES), que ja ofereix una forta presumpció de validesa. Per a més detalls, vegeusignatura electrònica del contracte de treball.

Com comprovar el nivell d'un document signat?

Obriu el PDF a Adobe Acrobat Reader: les propietats de la signatura mostren el nivell, el signant i la marca de temps. També podeu utilitzar averificador en línia.

Conclusió

Escollir el nivell adequat de signatura electrònica significa trobar l'equilibri entre el valor probatori i la fricció per al signant. Comença de manera senzilla, puja-ho a un nivell quan la qüestió legal ho requereixi.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.