Conservació de documents signats electrònicament

Per què la preservació és essencial

Per què la preservació és essencialUna signatura electrònica només té valor si la prova segueix sent consultable i verificable. Les disputes poden sorgir 5, 8 o 10 anys després de la signatura. D'aquí la importància de l'arxiucorrecte ⬥⬥⬥.

Durada legal a França

• Durada legal a FrançaContractes mercantils ⬥⬥⬥: 10 anys (article L.123-22)
• Contractes de treball ⬥⬥⬥: 5 anys després de la finalització1 anys ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ (comptabilitat), 6 anys (impost)
• Arrendaments ⬥⬥⬥: durada + 5 anysArrendaments ⬥⬥⬥: durada + 5 anys
• Contractes d'assegurances ⬥⬥⬥: de 2 a 10 anys segons la modalitatActes notarials
• 30 anys⬥30 anys⬥
• Conserveu el PDFi

la pista d'auditoria durant el període aplicable més llarg.Formats d'arxiuFormats d'arxiu

Coexisteixen diversos formats PAdES:

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: signatura simple

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: +-BLT temps qualificat⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥: + cadena de certificats (verificació fora de línia)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + segells de temps periòdics (validesa de diverses dècades)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + segells de temps periòdics (validesa de diverses dècades)Per a documents a llarg termini, seleccioneu
• ⬥⬥⬥ PAdES-B-⬥⬥⬥Sistema d'Arxivatge Electrònic (SAE)
• Sistema d'Arxivatge Electrònic (SAE)Un SAE amb garanties de valor probatori:

Integritat (empremtes digitals verificades)Autenticitat (la signatura continuava sent vàlida)Traçabilitat⬥⬥⬥ Traçabilitat (reversibilitat)⬥⬥ possible)

Traçabilitat⬥⬥⬥ Traçabilitat (reversibilitat)⬥⬥ possible)

La norma francesa

• NF Z42-013
• especifica els requisits.
• Pràctiques recomanades
• Pràctiques recomanades

Mantenir PDF + pista d'auditoria, mai l'un sense l'altreGuardar en diverses còpies (redundància geogràfica)Comprovar la integritat periòdicament (6-12 mesos)

Comprovar la integritat periòdicament (6-12 mesos)

• Durada del document per restauració anual⬥⬥⬥⬥⬥
• Errors freqüents
• Conserveu només el PDF
• Emmagatzemar en un sol suport
• Emmagatzemar en un sol suport

Utilitzeu un núvol sense clàusules de retenció

• Oblideu durades específiques (bancària, salut)
• Perdre la clau xifrada⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Arxiu intern vs. subcontractat
• Intern ⬥⬥⬥: control total, inversió inicial.
• Intern ⬥⬥⬥: control total, inversió inicial.
• Subcontractat ⬥⬥⬥: mitjançant la plataforma o un proveïdor de serveis. Menor cost, descàrrega operativa, comprovar clàusules de reversibilitat.

La majoria de pimes afavoreixen l'arxiu subcontractat inclòs al pla.

Com t'ajuda CertyneoCom t'ajuda CertyneoCertyneo inclou un10 anys d'arxiu

en tots els plans. Cada document es conserva amb PDF PAdES-B-T, pista d'auditoria completa, metadades. Infraestructura replicada a la UE (Alemanya, IONOS) amb versions. Exporta arxius amb un sol clic.

Descobreix la solució de signatura electrònica Certyneo

Descobreix la solució de signatura electrònica CertyneoPMFNecessito un SAE certificat?

No és obligatori, però recomanat per a documents de gran risc. NF Z42-013 proporciona una presumpció de fiabilitat.

Puc conservar només el PDF?

Puc conservar només el PDF?

Tècnicament sí, però la pista d'auditoria independent segueix sent útil.

Si la meva plataforma desapareix?

Els PDF PAdES es poden verificar fora de línia. Exporteu la pista d'auditoria amb regularitat.

Els PDF PAdES es poden verificar fora de línia. Exporteu la pista d'auditoria amb regularitat.

Arxivar és car?

No, molt econòmic en comparació amb el paper. La majoria de plataformes ho inclouen.

Quan comença el període de 10 anys?

Contracte mercantil: fi d'execució. Contracte de treball: finalització del contracte.

Contracte mercantil: fi d'execució. Contracte de treball: finalització del contracte.

Conclusió

La conservació és l'assegurança de vida de les teves signatures. Trieu un arxiu llarg i sòlid, comproveu-lo periòdicament.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.