توقيع العقد عبر الإنترنت: تعليمات الاستخدام

لماذا توقع عقودك عبر الإنترنت

لماذا توقع عقودك عبر الإنترنت

يؤدي توقيع العقد عبر الإنترنت إلى تقليل دورة التوقيع من 3-5 أيام إلى بضع ساعات. لا حاجة للطباعة أو المسح الضوئي أو الإرسال أو إعادة التشغيل. كل شيء يحدث في المتصفح، مع إمكانية تتبع فائقة للورق.

الخطوة 1: إعداد المستند

ابدأ بملف PDF نظيف (من الأفضل أن يكون حجمه أقل من 10 ميغابايت للأداء). إذا كان العقد الخاص بك بصيغة Word، فإن النظام الأساسي يحوله تلقائيًا إلى PDF.

• تحقق قبل الإرسال:
• لا توجد أخطاء أو أخطاء إملائية (لا يمكن التصحيح بمجرد التوقيع)
• المبالغ والتواريخ الدقيقة

المرفقات الإلزامية المرفقة (DPE لعقد الإيجار، RIB لتفويض SEPA)

الخطوة 2: أضف الموقعين

• لكل مستلم:
• الاسم الكامل
• عنوان البريد الإلكتروني
• الهاتف المحمول (للرسائل النصية القصيرة OTP إذا كانت AES)

الدور (الموقع، CC، نسخة)تحديدالأمر ⬥⬥⬥: متوازي (جميع التوقيع في نفس الوقت) أو متسلسل (كل موقع بعده) السابق).

الخطوة 3: ضع حقول التوقيع

قم بسحب وإسقاط الحقول في ملف PDF:

• حقل "التوقيع" في الصفحة ذات الصلة
• اختياري: حقل "التاريخ"، "النص"، "الأحرف الأولى" في كل صفحة
• ربط كل حقل بالموقع

الخطوة 4: إرسال و المسار

تكوين الخيارات:

• مستوى التوقيع (SES أو AES)
• التذكيرات التلقائية (D+3، D+7)
• تاريخ انتهاء الصلاحية (عادة 15-30 يومًا)

يتم إرسال بريد إلكتروني إلى كل موقع مع رابط فريد. من لوحة التحكم الخاصة بك، ترى في الوقت الفعلي: تم الإرسال → تم الفتح → تم التوقيع.

الخطوة 5: الأرشفة وإعادة الاستخدام

بمجرد توقيع جميع الموقعين، يتم إنشاء ملف PDF النهائي تلقائيًا باستخدام:

• تذييل التدقيق المختوم بالوقت
• بصمة التشفير
• التوقيع بتنسيق PAdES

تتم أرشفة المستند لمدة 10 سنوات بسبب وجود عيب. يمكنك تصديره في أي وقت أو مشاركته مع طرف ثالث.

أفضل الممارسات

• استخدمالقوالبللعقود المتكررة (ربح 80% عند الإعداد)
• تفضلAESللعقود عالية المخاطر (> 5000 يورو)
• أرسل العقدبشكل لا لبس فيه(لا يوجد "مسودة" محددة)
• إعادة التشغيل تلقائيًا وليس يدويًا
• حسنًاتواصلمع الموقع إذا لم يوقع إلكترونيًا مطلقًا

أخطاء متكررة

• أرسل بدون تدقيق لغوي: أي تصحيح يتطلب إرسالًا جديدًا
• أضف موقعًا خاطئًا أو بريدًا إلكترونيًا خاطئًا
• انسَ إضافة المرفقات
• استخدم SES لعقد مهم
• لا تحدد انتهاء الصلاحية (يستمر العقد إلى أجل غير مسمى)

كيف يساعدك Certyneo

يجعل Certyneo إرسال عقد للتوقيع أمرًا بسيطًا وسريعًا: قم بسحب ملف PDF ووضعه بشكل بديهي، وإرساله بنقرتين، ولوحة التحكم في الوقت الفعلي. قوالب قابلة لإعادة الاستخدام، وتكاملات CRM، وتذكيرات تلقائية، وأرشفة لمدة 10 سنوات.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneo

الأسئلة الشائعة

كم من الوقت يستغرق إرسال العقد؟

2-5 دقائق للعقد البسيط، وأكثر للقوالب المعقدة.

هل يحتاج الموقع إلى إنشاء حساب؟

لا، يضغط على رابط البريد الإلكتروني، يوقع، انتهى.

ماذا يحدث لو رفض الموقع؟

العقد مكتوب عليه "مرفوض". ويمكنك تعديله وإعادة إرساله أو التخلي عنه.

هل يمكننا التوقيع على الجوال؟

نعم كل المنصات الحديثة تسمح بذلك.

هل العقد الموقع هو نفس ملف PDF المرسل؟

نفس المحتوى، بالإضافة إلى تذييل التدقيق وبصمة التشفير.

الخلاصة

يتم توقيع العقد عبر الإنترنت في 5 خطوات بسيطة. بمجرد تثبيت سير العمل، لن تعود دورات المبيعات والدورات الإدارية كما كانت مرة أخرى.

جرّب Certyneo لإرسال مستنداتك وتوقيعها وتتبعها عبر الإنترنت ببساطة وسرعة وأمان.