كيفية إرسال وثيقة للتوقيع

الإجراء المكون من 5 خطوات

يستغرق إرسال مستند للتوقيع عليه إلكترونيًا أقل من 5 دقائق. هنا هي العملية خطوة بخطوة.

1. قم بإعداد الوثيقة

• تصدير إلى PDF (موصى به)
• التحقق من إمكانية القراءة على الهاتف المحمول (80٪ من الموقعين يوقعون على الهاتف المحمول)
• التدقيق اللغوي لإزالة الأخطاء المطبعية والأخطاء
• إرفاق المرفقات الإلزامية إذا لزم الأمر

2. إنشاء مظروف

على منصة التوقيع الخاصة بك:

• مستند جديد → تحميل ملف PDF
• اسم المظروف (موضوع المستند + الموقع)

3. أضف الموقعين

لكل موقع:

• الاسم الكامل
• البريد الإلكتروني
• الهاتف (للرسائل النصية القصيرة OTP إذا كانت AES)
• الدور (الموقع، المعتمد، CC)

تحديد الترتيب: متوازي (كل ذلك في نفس الوقت) أو متسلسل.

4. ضع الحقول

اسحب إلى ملف PDF:

• حقل التوقيع (مطلوب)
• الحقول الاختيارية: التاريخ، الاسم، النص الحر، خانة الاختيار، الأحرف الأولى من كل صفحة

اربط كل حقل بالموقع الصحيح (ألوان مختلفة).

5. تكوين وإرسال

خيارات للتكوين:

• مستوى التوقيع: SES أو AES
• تاريخ انتهاء الصلاحية (15-30 يومًا عادةً)
• تذكيرات تلقائية (D+3، D+7)
• رسائل مخصصة

انقر "أرسل". يتلقى الموقعون بريدهم الإلكتروني على الفور.

تتبع المستند

من لوحة التحكم، اتبع في الوقت الفعلي:

• تم الإرسال → تم الفتح → تم التوقيع
• الإشعارات (البريد الإلكتروني، Slack، الفرق)
• إمكانية إعادة التشغيل اليدوي

أفضل الممارسات

• اختبر دائمًا مع زملائك قبل إرسال مهم
• توفير قناة اتصال للموقّعين المبتدئين
• أرشفة الوثيقة الموقعة بشكل منهجي
• تجنب الإرسال في أمسيات الجمعة أو عطلات نهاية الأسبوع

أخطاء متكررة

• بريد إلكتروني خاطئ (المحرف أو العنوان القديم)
• نسيان إضافة موقع
• لا تضع حقل توقيع
• ملف كبير جدًا (> 10 ميجابايت → بطيء على الهاتف المحمول)
• أرسل بدون تدقيق لغوي

حالة ملموسة: مندوب مبيعات

يرسل مندوب مبيعات 20 عرض أسعار في الأسبوع. الروتين:

1. الجيل من HubSpot (اقتباس + CGV)
2. الإرسال التلقائي في SES عبر التكامل
3. تذكير D + 2 و D + 5
4. إخطارات الركود في الوقت الفعلي
5. يتم تحديث CRM عند التوقيع

الوقت البشري: 0 دقيقة لكل شحنة.

كيف يساعدك Certyneo

يجعل Certyneo إرسال مستند للتوقيع سريعًا وموثوقًا: واجهة سحب وإفلات بديهية، وقوالب للمستندات المتكررة، وعمليات تكامل CRM، ومراقبة في الوقت الفعلي، وتذكيرات تلقائية. كل ذلك في أقل من 3 دقائق.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneo

الأسئلة الشائعة

كم من الوقت يستغرق الشحن؟

2-5 دقائق لوثيقة بسيطة.

هل يمكننا إرسال نفس الوثيقة إلى عدة موقعين؟

نعم، كل ذلك في نفس الظرف أو بالترتيب الموازي أو المتسلسل.

هل يجب علينا إبلاغ الموقع مسبقاً؟

غير مطلوب، ولكن يوصى به للموقعين المبتدئين.

هل يمكننا إلغاء الشحنة؟

نعم قبل التوقيع . بعد ذلك، لا.

هل يجوز للموقع التحويل لشخص آخر؟

حسب التكوين. بشكل افتراضي، لا.

الخلاصة

إرسال مستند للتوقيع هو لفتة بسيطة أصبحت يومية. بمجرد إنشاء الروتين، تتغير دوراتك التعاقدية.

جرّب Certyneo لإرسال مستنداتك وتوقيعها وتتبعها عبر الإنترنت ببساطة وسرعة وأمان.