كيفية أرشفة وثيقة موقعة إلكترونيا

لماذا الأرشفة الصحيحة مهمة

لا تكون للوثيقة الموقّعة إلكترونيًا قيمة إلا إذا بقي الدليل قابلاً للاطلاع والتحقق طوال المدة القانونية — التي قد تصل إلى 10 أو 20 أو حتى 30 عامًا. الأرشفة غير المتقنة تعني دليلًا هشًا في حال وقوع نزاع.

المدد الواجب احترامها

• العقود التجارية: 10 سنوات (القانون التجاري الفرنسي)
• عقود العمل: 5 سنوات بعد الانتهاء
• الفواتير: 10 سنوات (محاسبيًا)، 6 سنوات (ضريبيًا)
• عقود الإيجار: مدة العقد + 5 سنوات
• العقود التوثيقية: 30 عامًا
• التأمين: من 2 إلى 10 سنوات حسب النوع

احتفظ بـ ملف PDF الموقّع و مسار التدقيق طوال المدة الأطول المعمول بها.

صيغ الأرشفة

• PAdES-B-B: أساسي، توقيع إلكتروني بسيط
• PAdES-B-T: + ختم زمني مؤهّل
• PAdES-B-LT: + سلسلة الشهادات
• PAdES-B-LTA: + أختام زمنية دورية (لعقود متعددة)

للأرشفة طويلة المدى، يُفضَّل استخدام PAdES-B-LTA.

الخيارات الثلاثة للأرشفة

1. الأرشفة الخارجية (عبر المنصة)

تحتفظ منصة التوقيع بوثائقكم لمدة X سنوات. مشمولة في معظم الخطط.

المزايا: لا تتطلب أي جهد، متوافقة مع eIDAS العيوب: تبعية لمزوّد الخدمة، وضرورة التحقق من إمكانية النقل والاسترجاع

2. الأرشفة الداخلية

يتم حفظ وثائقكم على خوادمكم الخاصة أو في نظام أرشفة إلكترونية مخصص.

المزايا: سيطرة كاملة العيوب: التكلفة، والحاجة إلى كفاءة داخلية

3. نظام أرشفة إلكترونية ذو قيمة قانونية إثباتية

نظامالأرشفة الإلكترونية المعتمد بشهادة NF Z42-013. أعلى مستوى من التوافق.

المزايا: قرينة قانونية على الموثوقية العيوب: تكلفة مرتفعة، مبالغ فيه لحجم الشركات الصغيرة والمتوسطة

أفضل الممارسات

• الاحتفاظ بـ ملف PDF ومسار التدقيق معًا، ولا يجوز الاحتفاظ بأحدهما دون الآخر
• التكرار: على مواقع ووسائط متعددة
• التحقق الدوري: كل 6 إلى 12 شهرًا، للتأكد من إمكانية قراءة الوثائق
• التوثيق: إجراءات مكتوبة
• اختبارات الاستعادة سنوية

الأخطاء الشائعة

• الاحتفاظ بملف PDF فقط دون مسار التدقيق
• التخزين على وسيط واحد فقط (قرص صلب داخلي)
• استخدام سحابة إلكترونية دون بند خاص بالحفظ
• نسيان المدد الخاصة ببعض القطاعات
• عدم اختبار عملية الاستعادة

ترحيل الأرشيفات

إذا قررتم تغيير مزوّد خدمة التوقيع:

1. قوموا بتصدير جميع الوثائق الموقّعة ومسارات التدقيق
2. استوردوها إلى النظام الجديد أو إلى نظام أرشفة إلكترونية مخصص
3. تحققوا من سلامة الملفات (بصمة SHA-256)
4. احتفظوا مؤقتًا بإمكانية الوصول إلى النظام القديم

حالة عملية: شركة صغيرة ومتوسطة تغيّر مزوّدها

شركة تضم 50 موظفًا، وقد جمّعت 3000 وثيقة موقّعة على مدى 5 سنوات. عملية الترحيل شملت:

• تصدير آلي عبر واجهة API
• استيراد إلى المزوّد الجديد مع نظام أرشفة خارجي احتياطي
• تحقق بالعيّنة (فحص 50 وثيقة)
• إنهاء التعاقد مع المزوّد القديم بعد 3 أشهر

المدة الإجمالية: 4 أسابيع. دون أي فقدان للبيانات.

كيف تساعدكم Certyneo

تشمل جميع خطط Certyneo أرشفة لمدة 10 سنوات ، مع تكرار جغرافي داخل الاتحاد الأوروبي، وإدارة للإصدارات، وإمكانية تصدير كامل في أي وقت (قابلية نقل كاملة). الصيغة الافتراضية هي PAdES-B-T، مع إمكانية اختيار PAdES-B-LTA للوثائق الحساسة.

اكتشفوا حل التوقيع الإلكتروني من Certyneo

الأسئلة الشائعة

هل يجب أن أطبع وثائقي الموقّعة؟

لا، فذلك أمر غير مفيد وقد يكون ضارًا (لأنه يفقد الوثيقة قيمتها القانونية الإثباتية).

هل تكفي سحابة إلكترونية عادية (مثل Google Drive أو Dropbox)؟

بالنسبة لحفظ ملف PDF نعم، لكنها لا تكفي من ناحية القيمة القانونية الإثباتية. يُفضَّل استخدام نظام أرشفة مخصص.

ماذا أفعل إذا أغلقت منصة التوقيع التي أستخدمها؟

تبقى ملفات PDF بصيغة PAdES قابلة للتحقق دون اتصال بالإنترنت. يُنصح بتصدير مسارات التدقيق بشكل منتظم.

هل يجب تشفير الأرشيفات؟

يُنصح بذلك بالنسبة للوثائق الحساسة. مع الحرص على الاحتفاظ بمفاتيح التشفير لفترة طويلة.

متى تبدأ مدة الـ10 سنوات؟

بالنسبة للعقد التجاري: من تاريخ انتهاء تنفيذه. وبالنسبة لعقد العمل: من تاريخ انتهاء العقد.

الخلاصة

الأرشفة الجيدة هي بوليصة تأمين على توقيعاتكم الإلكترونية. اختاروا الصيغة المناسبة لاحتياجاتكم (الأرشفة الخارجية تناسب معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة، ونظام الأرشفة الإلكترونية المعتمد بشهادة NF Z42-013 للحالات الحساسة)، واختبروها بانتظام.

جرّبوا Certyneo لإرسال وتوقيع ومتابعة وثائقكم عبر الإنترنت ببساطة وسرعة وأمان تام.