كيفية أرشفة وثيقة موقعة إلكترونيا

لماذا الأرشفة بشكل صحيح

لماذا الأرشفة بشكل صحيح

لا تكون للوثيقة الموقعة إلكترونيًا قيمة إلا إذا ظل الدليل قابلاً للاستشارة والتحقق منه طوال الفترة القانونية بأكملها - أحيانًا 10 أو 20 أو حتى 30 عامًا. الأرشفة غير الدقيقة = أدلة ضعيفة في حالة حدوث نزاع.

• المدة الواجب احترامهاالعقود التجارية
• : 10 سنوات (القانون التجاري)عقود العمل
• عقود العمل: 5 سنوات بعد انتهاء
• الفواتير: 10 سنوات (محاسبة) ، 6 سنوات (ضريبة)
• الإيجارات: المدة + 5 سنوات
• الصكوك الموثقةالصكوك الموثقة

: 30 سنةالتأمين: من 2 إلى 10 سنوات حسب النوعاحتفظ بالـالتوقيع PDF

و⬥⬥⬥ مسار التدقيق

• و⬥⬥⬥ مسار التدقيقلأطول فترة قابلة للتطبيق.
• تنسيقات الأرشيفPAdES-B-B ⬥⬥⬥: توقيع أساسي وبسيط
• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + الطابع الزمني المؤهلPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + سلسلة الشهادات
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + الطوابع الزمنية الدورية (متعددة العقود)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + الطوابع الزمنية الدورية (متعددة العقود)

للأرشفة الطويلة تفضلPAdES-B-LTA.

خيارات الأرشفة الـ 3

1. الأرشفة الخارجية (المنصة)

منصة التوقيع تحافظ على مستنداتك لمدة X سنوات. المدرجة في معظم الخطط.

منصة التوقيع تحافظ على مستنداتك لمدة X سنوات. المدرجة في معظم الخطط.المزايا ⬥⬥⬥: بدون جهد، متوافق مع eIDASالعيوب ⬥⬥⬥: الاعتماد على مزود الخدمة، إمكانية الرجوع للتحقق منها2. الأرشفة الداخلية

يتم الاحتفاظ بمستنداتك على خوادمك أو SAE مخصصة.

المزايا ⬥⬥⬥: السيطرة الكاملة

العيوبالعيوب: التكلفة ، المهارات الداخلية المطلوبة3. SAE ذات القيمة الإثباتية

نظام الأرشفة الإلكتروني المعتمد

NF Z42-013. أعلى مستوى من الإمتثال.المزايا ⬥⬥⬥: افتراض الموثوقية القانونية

المزايا ⬥⬥⬥: افتراض الموثوقية القانونيةالعيوب ⬥⬥⬥: تكلفة عالية، كبيرة الحجم للشركات الصغيرة والمتوسطةأفضل الممارساتاحتفظ بـ

PDF + مسار التدقيق ⬥⬥⬥، لا يوجد أحدهما دون الآخر

• التكرار ⬥⬥⬥: متعدد المواقع، دعم متعددالتكرار ⬥⬥⬥: متعدد المواقع، دعم متعددالتحقق الدوري ⬥⬥⬥: كل 6-12 شهرًا، تأكد من أن المستندات قابلة للقراءة
• التوثيق ⬥⬥⬥: الإجراءات الكتابيةاختبارات الاستعادة السنوية
• ⬥⬥⬥ الأخطاء المتكررةاحتفظ بملف PDF فقط، ليس مسار التدقيق
• قم بالتخزين على وسيط واحد (القرص الصلب الداخلي)قم بالتخزين على وسيط واحد (القرص الصلب الداخلي)
• استخدم سحابة بدون شرط الاحتفاظانسَ المدد الخاصة بقطاعات معينة

لا تختبر الاستعادة

• ترحيل الأرشيف
• إذا قمت بتغيير مزود التوقيع:
• تصدير جميع المستندات الموقعة + مسارات التدقيق
• تصدير جميع المستندات الموقعة + مسارات التدقيق
• الاستيراد إلى النظام الجديد أو SAE مخصص

التحقق من النزاهة (بصمة SHA-256)

الاحتفاظ بإمكانية الوصول مؤقتًا إلى النظام القديم

1. حالة ملموسة: مزود خدمة تغيير الشركات الصغيرة والمتوسطة
2. شركة صغيرة ومتوسطة الحجم تضم 50 موظفًا، و3000 مستند موقع متراكمة على مدار 5 سنوات. الترحيل:
3. التصدير الآلي عبر API
4. التصدير الآلي عبر API

الاستيراد إلى مزود الخدمة الجديد + SAE الخارجي كنسخة احتياطية

التحقق عن طريق العينة (تم فحص 50 مستندًا)

• إنهاء مزود الخدمة القديم بعد 3 أشهر
• المدة الإجمالية: 4 أسابيع. خسارة صفر.
• كيف تساعدك Certyneo
• يتضمن Certyneo

يتضمن Certyneo

أرشفة لمدة 10 سنوات

في جميع الخطط، مع التكرار الجغرافي في الاتحاد الأوروبي، والإصدار، والتصدير الكامل في أي وقت (العكس الكامل). تنسيق PAdES-B-T بشكل افتراضي، وPAdES-B-LTA اختياري للمستندات المهمة.اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneoالأسئلة الشائعة

هل يجب علي طباعة مستنداتي الموقعة؟

لا، عديم الفائدة ويؤدي إلى نتائج عكسية (ضياع القيمة الإثباتية).

لا، عديم الفائدة ويؤدي إلى نتائج عكسية (ضياع القيمة الإثباتية).

هل السحابة القياسية (Google Drive، Dropbox) كافية؟

بالنسبة لملف PDF نعم، ولكن ليس بالنسبة للقيمة الإثباتية. تفضل الأرشفة المخصصة.

ماذا علي أن أفعل إذا أغلقت منصة التوقيع الخاصة بي؟

تظل ملفات PAdES PDF قابلة للتحقق في وضع عدم الاتصال. تصدير مسارات التدقيق بانتظام.

هل يجب تشفير الأرشيف؟

يوصى به للمستندات الحساسة. احرص على الاحتفاظ بالمفاتيح لفترة طويلة.

يوصى به للمستندات الحساسة. احرص على الاحتفاظ بالمفاتيح لفترة طويلة.

متى تبدأ فترة الـ 10 سنوات؟

بالنسبة للعقد التجاري: نهاية التنفيذ. بالنسبة لعقد العمل: نهاية العقد.

الخلاصة

الأرشفة الجيدة هي التأمين على حياة توقيعاتك الإلكترونية. اختر الصيغة التي تتكيف مع التحديات التي تواجهك (يتم الاستعانة بمصادر خارجية لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة، SAE NF Z42-013 للحالات الحرجة)، واختبرها بانتظام.

جرّب Certyneo لإرسال مستنداتك وتوقيعها وتتبعها عبر الإنترنت ببساطة وسرعة وأمان.