Giờ làm thêm: Mức tăng lương và Tính toán Pháp lệ

Giới thiệu

Giờ làm thêm là một trong những vấn đề pháp luật lao động được các nhà tuyển dụng và người lao động quan tâm nhiều nhất. Giữa việc tính toán tỷ lệ mức tăng lương áp dụng, tuân thủ hạn ngạch hàng năm và các miễn trừ thuế và bảo hiểm xã hội do luật quy định, chuyên đề này vừa kỹ thuật vừa đang phát triển. Một sai sót tính toán sẽ khiến công ty phải đối mặt với yêu cầu trả lương lại, mức tăng do trễ hạn và, nếu cần thiết, các vụ kiện tại tòa án khiếu nại lao động. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước qua các quy tắc pháp lệ hiện hành, các cơ chế tính toán cụ thể và các thực tiễn tốt để quản lý thời gian làm việc — bao gồm các công cụ kỹ thuật số giúp đảm bảo tính minh bạch của các thỏa thuận.

---

Định nghĩa pháp lệ về giờ làm thêm

Giờ làm thêm là gì?

Theo điều L. 3121-28 của Bộ luật Lao động, giờ làm thêm bao gồm tất cả các giờ làm việc được thực hiện vượt quá thời gian làm việc hợp pháp hàng tuần được cố định ở 35 giờ. Ngưỡng này được đánh giá theo tuần lịch (từ thứ Hai 0h đến Chủ nhật 24h), trừ khi có sắp xếp lại thời gian làm việc theo thỏa thuận.

Đối với những người lao động có thời gian làm việc được tổ chức trong một khoảng thời gian vượt quá một tuần (điều chỉnh, hàng năm), giờ làm thêm được tính toán khác nhau: chúng tương ứng với các giờ vượt quá giới hạn hàng năm là 1.607 giờ (hoặc giới hạn theo thỏa thuận có thể thấp hơn).

Ai liên quan?

Chỉ những người lao động tuân theo thời gian làm việc hợp pháp mới liên quan. Được loại trừ khỏi chế độ này:

• Các cán bộ lãnh đạo (điều L. 3111-2 của Bộ luật Lao động), những người không tuân theo quy định về thời gian làm việc.

• Những người lao động theo dõi theo ngày làm việc, với họ khái niệm giờ làm thêm không áp dụng theo cách tương tự (tuy nhiên tồn tại các cơ chế vượt quá ngày làm việc).

• Lao động độc lập và các doanh nhân tự do.

---

Tỷ lệ mức tăng áp dụng

Biểu giá hợp pháp: 25% và 50%

Bộ luật Lao động (điều L. 3121-36) cố định các tỷ lệ mức tăng tối thiểu sau đây:

| Giờ làm thêm | Tỷ lệ mức tăng hợp pháp | |---|---| | Giờ thứ 1 đến thứ 8 (H36 đến H43) | + 25% | | Vượt quá giờ thứ 8 (H44 trở lên) | + 50% |

Các tỷ lệ này áp dụng trên mức lương cơ bản theo giờ, ngoại trừ các khoản trợ cấp và lợi ích bằng tiền tệ khác, trừ khi có quy định thỏa thuận thuận lợi hơn.

Các thỏa thuận tập thể có thể thay đổi các tỷ lệ này

Một thỏa thuận doanh nghiệp hoặc ngành có thể hạ thấp tỷ lệ mức tăng xuống tối thiểu 10% (điều L. 3121-33 của Bộ luật Lao động), đây là mức sàn tuyệt đối dưới đó không có ngoại lệ nào có thể có. Ngược lại, không có gì ngăn chặn việc dự kiến các tỷ lệ cao hơn 25% hoặc 50% cho các đoạn đầu tiên.

Do đó, điều cần thiết là phải tham khảo thỏa thuận tập thể áp dụng cho lĩnh vực của bạn trước bất kỳ tính toán nào. Các công ty không có thỏa thuận tập thể vẫn tuân theo biểu giá pháp lệ theo mặc định.

Thay thế mức tăng bằng thời gian nghỉ bù

Điều L. 3121-33 của Bộ luật Lao động cho phép thay thế toàn bộ hoặc một phần mức tăng lương bằng thời gian nghỉ bù để thay thế (RCR). Khoảng thời gian này phải tương đương về giá trị với mức tăng lương phải trả. Ví dụ, một giờ làm thêm được tăng 25% sẽ được hưởng 1 giờ 15 phút nghỉ. Cơ chế này rất được sử dụng để giới hạn tác động đến tổng tiền lương trong khi vẫn thưởng cho sự đầu tư của người lao động.

---

Tính toán cụ thể giờ làm thêm

Công thức cơ bản

Tính toán tiền lương cho một giờ làm thêm tuân theo công thức sau:

Tiền lương giờ làm thêm = Mức lương cơ bản theo giờ × (1 + tỷ lệ mức tăng)

Ví dụ thực tế:

• Tiền lương hàng tháng bao gồm: 2.500 €

• Thời gian tham chiếu hàng tháng: 151,67 giờ (35 h × 52 / 12)

• Mức lương cơ bản theo giờ: 2.500 / 151,67 = 16,48 €/h

• 5 giờ làm thêm với mức tăng 25%: 5 × 16,48 × 1,25 = 103 €

• 3 giờ làm thêm với mức tăng 50%: 3 × 16,48 × 1,50 = 74,16 €

Hạn ngạch hàng năm về giờ làm thêm

Điều L. 3121-30 của Bộ luật Lao động cố định hạn ngạch hợp pháp ở 220 giờ mỗi năm cho mỗi người lao động. Một thỏa thuận tập thể có thể cố định một hạn ngạch khác (cao hơn hoặc thấp hơn). Vượt quá hạn ngạch, giờ làm thêm vẫn có thể xảy ra nhưng sẽ dẫn đến biện pháp bù đắp bắt buộc bằng thời gian nghỉ (COR), với tỷ lệ là:

• 50% trong các doanh nghiệp có 20 người lao động trở xuống;

• 100% trong các doanh nghiệp có hơn 20 người lao động.

Việc vượt quá hạn ngạch cũng đòi hỏi thông báo trước cho CSE (Ủy ban Xã hội và Kinh tế).

Miễn trừ thuế và bảo hiểm xã hội: chế độ "Luật TEPA"

Kể từ luật ngày 21 tháng 8 năm 2007 (gọi là luật TEPA), được tăng cường bởi luật "Sức mua" năm 2022, các khoản tiền lương liên quan đến giờ làm thêm được hưởng:

• Miễn trừ thuế thu nhập trong giới hạn 7.500 € mỗi năm (điều 81 quater của CGI).

• Giảm đóng góp bảo hiểm xã hội của người lao động trên các khoản tiền lương được trả cho giờ làm thêm.

• Khấu trừ miễn phí đóng góp chủ sử dụng lao động cho các doanh nghiệp có ít hơn 20 người lao động.

Những lợi thế thuế và bảo hiểm xã hội này làm cho giờ làm thêm trở thành một hướng tối ưu hóa tiền lương ròng, nhưng chúng giả định tính minh bạch chặt chẽ về các giờ thực tế được thực hiện.

---

Tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và công cụ kỹ thuật số

Nghĩa vụ tính toán thời gian làm việc

Nhà tuyển dụng bị ràng buộc về mặt pháp luật (điều D. 3171-8 của Bộ luật Lao động) để duy trì tính toán thời gian làm việc của từng người lao động, từng giờ, từng ngày. Tài liệu này phải được lưu giữ trong một năm và được cung cấp cho thanh tra lao động và CSE theo yêu cầu.

Trong trường hợp kiểm tra URSSAF hoặc thanh tra lao động, sự vắng mặt của tính toán chính xác có thể dẫn đến xác định lại thời gian làm việc và yêu cầu trả lại đóng góp, kèm theo các mức tăng có thể đạt đến 10% đến 40% số tiền bị trốn.

Thức thi hành các thỏa thuận: vai trò của chữ ký điện tử

Khi một thỏa thuận doanh nghiệp về giờ làm thêm — hoặc một phụ lục cá nhân — phải được kết luận, câu hỏi về chữ ký nảy sinh với trọng lượng lớn. Sử dụng chữ ký điện tử cho các hợp đồng nhân sự cho phép đảm bảo dấu thời gian, toàn vẹn tài liệu và xác định người ký một cách chắc chắn, ba yếu tố cần thiết trong trường hợp tranh chấp tại tòa án khiếu nại lao động.

Trong bối cảnh này, sẽ rất hữu ích để hiểu các mức độ chữ ký điện tử được dự kiến bởi quy định eIDAS: chữ ký điện tử đơn giản là đủ cho hầu hết các phụ lục nhân sự, trong khi chữ ký nâng cao hoặc được xác thực sẽ được khuyến cáo cho các thỏa thuận tập thể với mục tiêu tài chính đáng kể.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tìm cách cấu trúc quy trình tài liệu của mình mà không cần cơ sở hạ tầng nặng, hướng dẫn hoàn toàn về chữ ký điện tử trong doanh nghiệp cung cấp một cái nhìn tổng quan về các giải pháp phù hợp với mỗi quy mô tổ chức.

Lưu trữ và thời hạn giữ lại

Các giấy tờ lương, bản ghi giờ làm việc và các thỏa thuận liên quan đến giờ làm thêm phải được lưu giữ 5 năm (quy định về thời hiệu đối với tiền lương, điều L. 3245-1 của Bộ luật Lao động). Trong trường hợp tranh chấp, gánh nặng chứng minh rơi lên nhà tuyển dụng để chứng minh rằng các giờ được yêu cầu không được thực hiện — hoặc chúng đã được trả tiền một cách thích hợp.

Một hệ thống chữ ký và lưu trữ điện tử tuân thủ cung cấp một dấu kiểm tra có thể được chứng minh, khó có thể bị thách thức trước tòa án. Nó cũng giảm thời gian xử lý các thỏa thuận về điều chỉnh thời gian làm việc, thường gây ra tình trạng tê liệt hành chính trong các doanh nghiệp có nhiều địa điểm.

Cuối cùng, để đánh giá lợi nhuận đầu tư của một cách tiếp cận số hóa như vậy, các nhóm nhân sự có thể sử dụng máy tính ROI chữ ký điện tử có sẵn trên Certyneo.

Khuôn khổ pháp luật áp dụng cho giờ làm thêm

Quy định Pháp về giờ làm thêm dựa trên một thể thống pháp luật dày đặc, được liên kết giữa Bộ luật Lao động, các thỏa thuận tập thể và nhiều luật có mục đích cụ thể.

Bộ luật Lao động — các văn bản tham chiếu:

• Điều L. 3121-28: định nghĩa giờ làm thêm vượt quá thời gian làm việc hợp pháp 35 giờ.

• Điều L. 3121-30: hạn ngạch hàng năm hợp pháp cố định ở 220 giờ cho mỗi người lao động.

• Điều L. 3121-33: khả năng ngoại lệ thông qua thỏa thuận doanh nghiệp hoặc ngành, với mức sàn mức tăng ở 10%.

• Điều L. 3121-36: tỷ lệ mức tăng hợp pháp (25% sau đó 50%).

• Điều L. 3121-37: biện pháp bù đắp bắt buộc bằng thời gian nghỉ vượt quá hạn ngạch.

• Điều D. 3171-8: nghĩa vụ tính toán hàng ngày và hàng tuần thời gian làm việc.

• Điều L. 3245-1: quy định về thời hiệu năm năm trong vấn đề tiền lương.

Quy định thuế:

• Điều 81 quater của CGI: miễn trừ thuế thu nhập trong giới hạn 7.500 € hàng năm cho giờ làm thêm.

• Luật số 2007-1223 ngày 21 tháng 8 năm 2007 (luật TEPA) và các sửa đổi của nó từ luật số 2022-1158 ngày 16 tháng 8 năm 2022 (sức mua): giảm đóng góp bảo hiểm xã hội của người lao động và khấu trừ miễn phí đóng góp chủ sử dụng lao động.

Bản án chủ chốt:

• Hội đồng Xã hội của Tòa án Cassation định kỳ nhắc nhở (đặc biệt Cass. Soc., 18 tháng 3 năm 2020, số 18-10919) rằng nếu người lao động cung cấp các yếu tố đủ chính xác về số giờ được yêu cầu, thì nhà tuyển dụng phải bác bỏ những yếu tố này bằng cách cung cấp chứng minh về thời gian làm việc thực tế. Sự vắng mặt của tính toán do đó tạo thành rủi ro tranh chấp lớn.

Rủi ro trong trường hợp không tuân thủ:

• Yêu cầu trả lương lại cộng với lãi suất pháp định trong 5 năm trong trường hợp các giờ làm thêm chưa được thanh toán.

• Điều chỉnh URSSAF với các mức tăng (10% đến 40%) nếu các miễn trừ đã được áp dụng sai.

• Tội lao động bị giấu đi (điều L. 8221-5 của Bộ luật Lao động) nếu các giờ làm thêm bị che giấu cố ý, bị phạt tiền 45.000 € và 3 năm tù đối với cá nhân.

• Trách nhiệm dân sự của nhà tuyển dụng trong trường hợp vượt quá thời gian làm việc tối đa (10 h/ngày, 48 h/tuần, 44 h trung bình trên 12 tuần).

Quản lý tài liệu và có dấu thời gian — đặc biệt là thông qua các công cụ chữ ký điện tử tuân thủ quy định eIDAS số 910/2014 — là sự bảo vệ chứng minh tốt nhất trước những rủi ro này.

Kịch bản sử dụng: quản lý giờ làm thêm trong doanh nghiệp

Kịch bản 1 — Một doanh nghiệp vừa và nhỏ sản xuất với 45 nhân viên trong thời kỳ hoạt động cao

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ sản xuất chuyên về gia công ô tô phải đối mặt với một đỉnh đơn hàng trong hai tháng. Nhà tuyên dụng yêu cầu 20 nhân viên sản xuất thực hiện từ 6 đến 8 giờ làm thêm mỗi tuần trong 8 tuần, tức tổng cộng từ 48 đến 64 giờ làm thêm cho mỗi nhân viên.

Trước khi khởi động chiến dịch, người phụ trách nhân sự kiểm tra hạn ngạch còn lại của mỗi nhân viên (hạn ngạch hợp pháp 220 h/năm) và phát hiện ra rằng một số nhân viên đã thực hiện 90 giờ kể từ tháng một. Anh ta thức thi lại các phụ lục cá nhân về tổ chức thời gian làm việc thông qua một nền tảng chữ ký điện tử, điều này cho phép anh ta thu thập các xác nhận trong ít hơn 24 giờ so với 3 đến 4 ngày trước đây ở định dạng giấy. Tính toán tự động các giờ cho phép tính toán một cách chính xác các mức tăng 25% (H36-H43) và 50% (H44+), và tích hợp các số tiền vào bảng lương của tháng tiếp theo. Kết quả: không có lỗi bảng lương nào trong chiến dịch, thời gian xử lý giảm 70%.

Kịch bản 2 — Một văn phòng kế toán chuyên gia gồm 18 cộng tác viên trong thời kỳ tài chính

Trong thời kỳ đóng cửa tài khoản (tháng 3-4), một văn phòng kế toán chuyên gia huy động các cộng tác viên vượt quá 35 giờ hàng tuần. Thay vì trả một mức tăng tiền mặt — điều này sẽ tác động đến dòng tiền của văn phòng — giám đốc chọn thời gian nghỉ bù để thay thế (RCR), được quy định trong thỏa thuận doanh nghiệp.

Mỗi giờ làm thêm được mức tăng 25% tự động tạo ra 1 giờ 15 phút nghỉ được ghi có trên một bộ đếm riêng lẻ có thể truy cập trực tuyến bởi mỗi nhân viên. Thức thi hành thỏa thuận doanh nghiệp trên RCR, do đại diện của nhân viên và giám đốc ký chữ ký điện tử chung, được lưu trữ với dấu thời gian được xác thực. Trong trường hợp kiểm tra của thanh tra lao động, văn phòng sở hữu một dấu kiểm tra đầy đủ, có thể tham khảo trong vài giây. Tổ chức này đã cho phép giảm căng thẳng liên quan đến các giờ không được bù đắp và cải thiện sự hài lòng của các nhóm 15 điểm trên cuộc khảo sát nội bộ hàng năm.

Kịch bản 3 — Một nhóm phòng khám tư nhân quản lý lịch làm việc phức tạp

Một nhóm phòng khám tư nhân khoảng 600 giường phải quản lý lịch làm việc của nhân viên y tế tuân theo các chu kỳ hàng năm về điều chỉnh thời gian làm việc. Giờ làm thêm chỉ được tính toán vào cuối chu kỳ, điều này làm phức tạp hoá công việc quản lý nhân sự. Một thỏa thuận điều chỉnh đã được đàm phán với các đại diện công đoàn, dự kiến ngưỡng kích hoạt giờ làm thêm ở 1.607 giờ hàng năm.

Nhờ một công cụ quản lý thời gian kết hợp với một giải pháp chữ ký điện tử, các phụ lục lịch làm việc được sửa đổi (thay đổi chu kỳ, phục hồi ngày nghỉ không dùng) được ký bằng di động bởi các quản lý sức khỏe. Quy trình này đã giảm thời gian phê duyệt từ 5 ngày xuống dưới 4 giờ, và cho phép phát hiện tự động các vượt quá hạn ngạch trước khi chúng tạo ra các nghĩa vụ nghỉ ngơi không được dự kiến. Dịch vụ bảng lương đã phát hiện ra sự giảm 30% các bất thường bảng lương liên quan đến giờ làm thêm trong 12 tháng vừa qua.

Kết luận

Tính toán giờ làm thêm và áp dụng các mức tăng hợp pháp không cho phép bất kỳ xấp xỉ nào: tỷ lệ 25% hoặc 50%, hạn ngạch 220 giờ, miễn trừ thuế có điều kiện dựa trên tính minh bạch không có lỗi — mỗi tham số đều có tác động trực tiếp đến bảng lương và tuân thủ pháp luật của công ty. Ngoài việc nắm vững các quy tắc pháp luật, chính là chất lượng của các công cụ tính toán, thức thi hành và lưu trữ tài liệu tạo nên sự khác biệt trong trường hợp kiểm tra hoặc tranh chấp.

Số hóa quản lý các phụ lục, các thỏa thuận doanh nghiệp và bản ghi giờ làm việc với giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS, đó là biến đổi một ràng buộc hành chính thành lợi thế hoạt động. Certyneo hỗ trợ các nhóm nhân sự trong nỗ lực này với các quy trình làm việc đơn giản, an toàn và có thể kiểm toán.

👉 Khám phá các giải pháp của chúng tôi cho nhân sự trên Certyneo và bảo mật ngay hôm nay việc quản lý các thỏa thuận về thời gian làm việc của bạn.