Çevrimiçi bir sözleşme imzalayın: kullanım talimatları

Sözleşmelerinizi neden çevrimiçi imzalayın

Sözleşmelerinizi neden çevrimiçi imzalayın

Çevrimiçi bir sözleşme imzalamak, imzalama döngüsünü 3-5 günden birkaç saate düşürür. Yazdırmaya, taramaya, göndermeye veya yeniden başlatmaya gerek yok. Her şey, kağıt üzerinde üstün izlenebilirlik sağlayan bir tarayıcıda gerçekleşir.

1. Adım: belgeyi hazırlayın

Temiz bir PDF ile başlayın (performans için ideal < 10 MB). Sözleşmeniz Word'deyse platform bunu otomatik olarak PDF'ye dönüştürür.

• Göndermeden önce kontrol edin:
• hata veya yazım hatası yok (imzalandıktan sonra düzeltme mümkün değildir)
• kesin tutarlar ve tarihler

zorunlu ekler eklenmiştir (kira için DPE, SEPA talimatı için RIB)

2. Adım: imza sahiplerini ekleyin

• Her alıcı için:
• tam ad
• e-posta adresi
• cep telefonu (AES ise OTP SMS için)

rolü (imza sahibi, CC, kopya)⬥⬥⬥ sırasını tanımlayın ⬥⬥⬥: paralel (tümü aynı anda imzalar) veya sıralı (her imzacı imzadan sonra) önceki).Adım 3: İmza alanlarını yerleştirin

PDF'deki alanları sürükleyip bırakın:

İlgili sayfada "imza" alanı

• isteğe bağlı: her sayfada "tarih", "metin", "paraflar" alanı
• her alanı bir imza sahibiyle ilişkilendirin
• Adım 4: gönder ve takip edin

Seçenekleri yapılandırın:

imza düzeyi (SES veya AES)

• imza düzeyi (SES veya AES)
• otomatik hatırlatıcılar (D+3, D+7)
• son kullanma tarihi (genellikle 15-30 gün)

Her imza sahibine benzersiz bir bağlantı içeren bir e-posta gönderilir. Kontrol panelinizden gerçek zamanlı olarak şunu görürsünüz: gönderildi → açıldı → imzalandı.

Adım 5: arşivleyin ve yeniden kullanın

Tüm imza sahipleri imzaladıktan sonra, son PDF otomatik olarak aşağıdakilerle oluşturulur:

• zaman damgalı denetim altbilgisi
• kriptografik parmak izi
• PAdES formatında imza

Belge kusur nedeniyle 10 yıl boyunca arşivlenir. İstediğiniz zaman dışa aktarabilir veya üçüncü bir tarafla paylaşabilirsiniz.

En iyi uygulamalar

• Yinelenen sözleşmeler içinşablonlarını kullanın(hazırlıklarda %80 kazanç)
• Yüksek riskli sözleşmeler içinAES ⬥⬥⬥'yi tercih edin (> 5.000 €)Sözleşmeyi gönderin
• net bir şekilde("taslak" olarak işaretlenmez)Elle yerine otomatik olarak yeniden başlatın
• Peki
• imza sahibiyle, eğer elektronik olarak hiç imzalamadıysa,iletişim kurunSık sık hatalar

Sık sık hatalar

• Düzeltmeden gönderin: herhangi bir düzeltme yeni bir gönderim gerektirir
• Yanlış imza sahibi veya yanlış e-posta ekleyin
• Ek eklemeyi unutun
• Kritik bir sözleşme için SES kullanın
• Bir sona erme tarihi belirlemeyin (sözleşme süresiz olarak uzar)

Certyneo nasıl yardımcı olur siz

Certyneo, sözleşme imzalamak için bir sözleşme göndermeyi basit ve hızlı hale getirir: PDF'yi sürükleyip bırakma, alanların sezgisel yerleştirilmesi, 2 tıklamayla gönderme, gerçek zamanlı kontrol paneli. Yeniden kullanılabilir şablonlar, CRM entegrasyonları, otomatik hatırlatmalar, 10 yıllık arşivleme.

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

SSS

Sözleşmenin gönderilmesi ne kadar sürer?

Basit bir sözleşme için 2-5 dakika, karmaşık şablonlar için daha fazla.

İmzalayanın bir hesap oluşturması gerekiyor mu?

Hayır, e-posta linkine tıklıyor, imzalıyor, bitiyor.

İmza sahibi reddederse ne olur?

Sözleşme "reddedildi" olarak işaretlendi. Düzenleyip yeniden gönderebilir veya iptal edebilirsiniz.

Mobilden imza atabilir miyiz?

Evet, tüm modern platformlar buna izin veriyor.

İmzalanan sözleşme gönderilen PDF ile aynı mı?

Aynı içeriğe ek olarak denetim altbilgisi ve kriptografik parmak izi.

Sonuç

Çevrimiçi sözleşme imzalamak 5 basit adımda yapılır. İş akışı kurulduktan sonra satış ve yönetim döngüleriniz bir daha asla aynı olmayacak.

Belgelerinizi çevrimiçi olarak basit, hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek, imzalamak ve takip etmek için Certyneo'yu deneyin.