İmzalanacak bir belge nasıl gönderilir?

5 adımlı prosedür

Bir belgenin elektronik olarak imzalanacak şekilde gönderilmesi 5 dakikadan az sürer. İşte adım adım süreç.

1. Belgeyi hazırlayın

• PDF'ye aktarın (önerilir)
• Mobil okunabilirliği kontrol edin (imza sahiplerinin %80'i mobil cihazda imza atar)
• Yazım hatalarını ve hataları ortadan kaldırmak için düzeltmeler yapın
• Gerekirse zorunlu ekleri ekleyin

2. Bir zarf oluşturun

İmza platformunuzda:

• yeni belge → PDF'yi yükleyin
• zarfın adını verin (belgenin konusu + imza sahibi)

3. İmzacıları ekleyin

Her imza sahibi için:

• tam adı
• e-posta
• telefon (AES ise OTP SMS için)
• rol (imzalayan, onaylayan, CC)

Sırayı tanımla: paralel (hepsi aynı anda) veya sıralı.

4. Alanları yerleştirin

PDF'ye sürükleyin:

• imza alanı (gerekli)
• isteğe bağlı alanlar: tarih, ad, serbest metin, onay kutusu, sayfa başına baş harfler

Her alanı doğru imza sahibiyle ilişkilendirin (farklı renkler).

5. Yapılandırın ve gönderin

Yapılandırma seçenekleri:

• imza düzeyi: SES veya AES
• son kullanma tarihi (genellikle 15-30 gün)
• otomatik hatırlatıcılar (D+3, D+7)
• kişiselleştirilmiş mesajlar

Tıklayın "Gönder". İmza sahipleri e-postalarını hemen alırlar.

Belgeyi takip edin

Kontrol panelinizden gerçek zamanlı takip edin:

• gönderildi → açıldı → imzalandı
• bildirimler (e-posta, Slack, Teams)
• manuel yeniden başlatma mümkün

En iyi uygulamalar

• Önemli bir göndermeden önce her zaman iş arkadaşınızla test edin
• Acemi imzacılar için bir iletişim kanalı sağlayın
• İmzalı belgeyi sistematik olarak arşivleyin
• Cuma akşamları veya hafta sonları göndermekten kaçının

Sık karşılaşılan hatalar

• Yanlış e-posta (yazı tipi veya eski adres)
• İmza sahibi eklemeyi unutmak
• İmza alanı koymayın
• Dosya çok büyük (> 10 MB → mobilde yavaş)
• Düzeltmeden gönderin

Somut durum: satış elemanı

Bir satış elemanı haftada 20 teklif gönderiyor. Rutin:

1. HubSpot'tan üretim (teklif + CGV)
2. Entegrasyon yoluyla SES'te otomatik gönderme
3. D+2 ve D+5 hatırlatmaları
4. Gerçek zamanlı gevşek bildirimler
5. İmza ile güncellenen CRM

İnsan süresi: Gönderi başına 0 dakika.

Certyneo size nasıl yardımcı olur

Certyneo, imzalamak için belge göndermeyi hızlı ve güvenilir hale getirir: sezgisel sürükle-bırak arayüzü, yinelenen belgeler için şablonlar, CRM entegrasyonları, gerçek zamanlı izleme, otomatik hatırlatmalar. Hepsi 3 dakikadan kısa sürede.

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

SSS

Gönderim ne kadar sürer?

Basit bir belge için 2-5 dakika.

Aynı belgeyi birden fazla imza sahibine gönderebilir miyiz?

Evet, hepsi aynı zarfta, paralel veya sıralı olarak.

İmza sahibini önceden bilgilendirmeli miyiz?

Zorunlu değildir ancak acemi imzacılar için önerilir.

Gönderiyi iptal edebilir miyiz?

Evet, imzalamadan önce. Daha sonra hayır.

İmzayı atan kişi başka birine devredebilir mi?

Yapılandırmaya bağlı olarak. Varsayılan olarak hayır.

Sonuç

Bir belgeyi imzaya göndermek, her gün yapılan basit bir harekettir. Rutin oluşturulduktan sonra sözleşme döngüleriniz dönüştürülür.

Belgelerinizi çevrimiçi olarak basit, hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek, imzalamak ve takip etmek için Certyneo'yu deneyin.