Potek dela elektronskega podpisa: popoln vodnik

Kaj je potek dela s podpisom

Kaj je potek dela s podpisomPotek dela s podpisom⬥⬥⬥ je zaporedje organiziranih korakov, ki vodijo do podpisa dokumenta: vrstni red podpisnikov, pogoji, opomniki, obvestila. Bolj kot je potek dela prilagojen procesu, hitrejši so podpisi.

Dve glavni vrsti naročila

Vzporedno naročilo

Vsi podpisniki prejmejo ovojnico hkrati in se lahko podpišejo neodvisno.

Vsi podpisniki prejmejo ovojnico hkrati in se lahko podpišejo neodvisno.Prednosti ⬥⬥⬥: hitrost, brez ozkih grl.Primer uporabe ⬥⬥⬥: Vzajemna NDA, dvostranska pogodba, kjer vrstni red ni pomemben.Zaporedni vrstni red

Vsak podpisnik se podpiše za prejšnjim. Ovojnica napreduje od podpisnika do podpisnika.

Prednosti ⬥⬥⬥: spoštovanje validacijskih hierarhij, vsak akter vidi prejšnje validacije.

Prednosti ⬥⬥⬥: spoštovanje validacijskih hierarhij, vsak akter vidi prejšnje validacije.Primeri uporabe ⬥⬥⬥: pogodbe, ki vključujejo potrjevanje upravitelja in nato upravljanje, zakupi z depozitom.Tipične vlogePodpisnik ⬥⬥⬥: podpiše dokument

Odobritelj ⬥⬥⬥: potrdi brez podpisa (veriga potrditve)

• Kopiraj (CC) ⬥⬥⬥: prejme končni dokument brez podpisaKopiraj (CC) ⬥⬥⬥: prejme končni dokument brez podpisa
• Izdajatelj ⬥⬥⬥: pošiljatelj, pogosto tudi podpisnikOpomniki in obvestila
• Sodobna platforma vam omogoča, da konfigurirate:pogostost in število opomnikov podpisnikom
• obvestila pošiljatelju v realnem času (e-pošta, Slack, Teams)webhooks za napajanje CRM/ERP

webhooks za napajanje CRM/ERP

notranji opomniki, če so blokirani

• Potek in preklic
• Vedno nastavite datum poteka (običajno 15-30 dni). Ovojnica s potečenim rokom veljavnosti se samodejno arhivira kot »nepodpisana«, s čimer se sprosti nadzorna plošča.
• Med postopkom lahko izdajatelj tudi ročno prekliče ovojnico (preklic), kar je uporabno, če se odkrije napaka.
• Integracije

Integracije

Zmogljiv potek dela se integrira z vašimi orodji:

CRM ⬥⬥⬥: sproži pošiljanje, ko je posel "zaprt zmagal"

HRIS ⬥⬥⬥: pošljite pogodbo, ko se kandidat "zaposli"

ERP ⬥⬥⬥: ustvarite naročilnico, ko je ponudba sprejeta

• Spletni zaskočki po meri ⬥⬥⬥: obvestite svoje notranje sistemeSpletni zaskočki po meri ⬥⬥⬥: obvestite svoje notranje sisteme
• Dobre prakse načrtovanjaZmanjšajte število podpisnikov (vsaka dodatna oseba podaljša cikel)
• Pojasnite vloge (podpisnik vs. odobritelj)Avtomatizirajte opomnike
• Imejte načrt B v primeru zavrnitvePreizkusite potek dela pred uvedbo količine

Preizkusite potek dela pred uvedbo količine

• Pogoste napake
• Privzeto zaporedni vrstni red, medtem ko bi bil vzporedni hitrejši
• Preveč podpisnikov (nekateri so le "kopija")
• Ni datuma poteka
• Pomanjkanje integracije → ročni ponovni vnos

Pomanjkanje integracije → ročni ponovni vnos

• Nezadostna obvestila podpisnikom
• Konkreten primer: večstranska pogodba
• Partnerska pogodba med 3 podjetji. Optimiziran potek dela:
• Priprava PDF-ja s strani podjetja A
• Pošiljanje vzporedno 3 podpisnikom (enemu na podjetje)

Pošiljanje vzporedno 3 podpisnikom (enemu na podjetje)

Samodejni ponovni zagon D+3, če ni podpisan

• Vsi podpisniki obveščeni v realnem času
• Webhook sproži odprtje partnerskega računa od zadnjega podpisa
• Skupni cikel: 24-48 ur v primerjavi z 2-3 tedni na papirju.
• Kako vam Certyneo pomaga
• Certyneo vam omogoča oblikovanje prilagodljivih delovnih tokov: vzporednih, zaporednih, mešanih, odobriteljev, CC, prilagodljivih opomnikov, spletnih kavljev po meri, izvornih integracij CRM/HRIS/ERP. Vizualni urejevalnik za konfiguracijo brez kode.

Certyneo vam omogoča oblikovanje prilagodljivih delovnih tokov: vzporednih, zaporednih, mešanih, odobriteljev, CC, prilagodljivih opomnikov, spletnih kavljev po meri, izvornih integracij CRM/HRIS/ERP. Vizualni urejevalnik za konfiguracijo brez kode.

Odkrijte rešitev elektronskega podpisa Certyneo

Pogosta vprašanja

Kdaj uporabiti zaporedni vrstni red?

Ko mora ena potrditev pred naslednjo (vodja → direktor → končna pogodba).

Koliko podpisnikov največ?

Koliko podpisnikov največ?

Tehnično neomejeno. Po 5-6 se cikel znatno podaljša.

Ali lahko kombiniramo vzporedni in zaporedni vrstni red?

Da z "mešanimi" poteki dela: verižno povezane vzporedne skupine.

Kako ravnati z odsotnim podpisnikom?

Predodelite drugemu pooblaščenemu podpisniku ali odložite ovojnico.

Predodelite drugemu pooblaščenemu podpisniku ali odložite ovojnico.

Ali so webhooki v realnem času?

Da, sproži se ob vsaki spremembi stanja ovojnice.

Zaključek

Oblikovanje dobrega poteka dela je razlika med orodjem, ki deluje, in orodjem, ki se spreminja. Vzemite si 30 minut, da oblikujete svoj idealen potek dela, prihranili boste mesece trenja.

Preizkusite Certyneo za preprosto, hitro in varno pošiljanje, podpisovanje in sledenje vašim dokumentom na spletu.