Kako arhivirati elektronsko podpisan dokument

Zakaj pravilno arhivirati

Zakaj pravilno arhivirati

Elektronsko podpisan dokument ima vrednost samo, če je dokaz o njem mogoče vpogledati in ga je mogoče preveriti celotno zakonsko obdobje - včasih 10, 20, celo 30 let. Počasno arhiviranje = oslabljeni dokazi v primeru spora.

• Trajanje, ki ga je treba upoštevatiGospodarske pogodbe ⬥⬥⬥: 10 let (Trgovinski zakonik)
• Gospodarske pogodbe ⬥⬥⬥: 10 let (Trgovinski zakonik)Pogodbe o zaposlitvi ⬥⬥⬥: 5 let po koncu
• Računi ⬥⬥⬥: 10 let (računovodstvo), 6 let (davki)Najemi ⬥⬥⬥: trajanje + 5 let
• Notarski zapisi ⬥⬥⬥: 30 letNotarski zapisi ⬥⬥⬥: 30 let
• Zavarovanje ⬥⬥⬥: 2 do 10 let, odvisno od vrsteHranite
• podpisan PDFin

inrevizijsko sledza najdaljše veljavno obdobje.Arhivski formatiPAdES-B-B ⬥⬥⬥: osnovni, preprost podpis

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: osnovni, preprost podpis

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalificiran časovni žigPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + veriga potrdila
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodični časovni žigi (več desetletij)Za dolgotrajno arhiviranje dajte prednost
• Za dolgotrajno arhiviranje dajte prednostPAdES-B-LTA
• .3 možnosti arhiviranja

1. Zunanje izvajanje arhiviranja (platforma)1. Zunanje izvajanje arhiviranja (platforma)Podpisna platforma hrani vaše dokumente X let. Vključeno v večino načrtov.

Prednosti ⬥⬥⬥: brez napora, skladno z eIDAS

Slabosti ⬥⬥⬥: odvisnost od ponudnika storitev, reverzibilnost je treba preveriti

2. Notranje arhiviranje

2. Notranje arhiviranjeVaši dokumenti se hranijo na vaših strežnikih ali namenskem SAE.Prednosti ⬥⬥⬥: popoln nadzorSlabosti ⬥⬥⬥: stroški, potrebna interna znanja

3. SAE z dokazno vrednostjo

3. SAE z dokazno vrednostjo

Certificiran sistem elektronskega arhiviranjaNF Z42-013. Najvišja stopnja skladnosti.Prednosti ⬥⬥⬥: domneva pravne zanesljivosti

Prednosti ⬥⬥⬥: domneva pravne zanesljivosti

Slabosti ⬥⬥⬥: visoki stroški, preveliko za MSPNajboljše prakseOhranite

PDF + revizijska sled ⬥⬥⬥, nikoli enega brez drugegaPDF + revizijska sled ⬥⬥⬥, nikoli enega brez drugegaRedundanca ⬥⬥⬥: več lokacij, več podporePeriodično preverjanje ⬥⬥⬥: vsakih 6-12 mesecev potrdite, da so dokumenti berljivi

Dokumentacija ⬥⬥⬥: pisni postopki

• Dokumentacija ⬥⬥⬥: pisni postopkiLetni preizkusi obnove⬥⬥⬥ Pogoste napake
• Ohranite samo PDF, ne revizijske slediShranjujte na en medij (notranji trdi disk)
• Shranjujte na en medij (notranji trdi disk)Uporabite oblak brez klavzule o hrambi
• Pozabite na trajanja, značilna za določene sektorjeNe preizkušajte obnovitve
• Selitev arhivaSelitev arhiva

Če zamenjate ponudnika podpisa:

• Izvozite vse podpisane dokumente + revizijske sledi
• Uvozite v nov sistem ali namenski SAE
• Preverite celovitost (prstni odtis SHA-256)
• Preverite celovitost (prstni odtis SHA-256)
• Ohranite začasen dostop do starega sistema

Konkreten primer: MSP menjava ponudnika storitev

MSP s 50 zaposlenimi, 3000 podpisanimi dokumenti, zbranimi v 5 letih. Migracija:

1. samodejni izvoz prek API-ja
2. samodejni izvoz prek API-ja
3. uvoz v novega ponudnika storitev + zunanji SAE kot rezerva
4. preverjanje z vzorcem (50 preverjenih dokumentov)

stari ponudnik storitev prekinjen po 3 mesecih

Skupno trajanje: 4 tedne. Ničelna izguba.

• Skupno trajanje: 4 tedne. Ničelna izguba.
• Kako vam Certyneo pomaga
• Certyneo vključuje
• 10-letno arhiviranje

v vseh načrtih, z geografsko redundanco v EU, različicami in popolnim izvozom kadar koli (popolna reverzibilnost). Privzeti format PAdES-B-T, PAdES-B-LTA izbirno za kritične dokumente.

v vseh načrtih, z geografsko redundanco v EU, različicami in popolnim izvozom kadar koli (popolna reverzibilnost). Privzeti format PAdES-B-T, PAdES-B-LTA izbirno za kritične dokumente.

Odkrijte rešitev elektronskega podpisa CertyneoPogosta vprašanjaAli naj natisnem svoje podpisane dokumente?

Ne, neuporabno in kontraproduktivno (izguba dokazne vrednosti).

Ne, neuporabno in kontraproduktivno (izguba dokazne vrednosti).

Je standarden oblak (Google Drive, Dropbox) dovolj?

Za PDF da, ne pa za dokazno vrednost. Dajte prednost namenskemu arhiviranju.

Kaj naj storim, če se moja platforma za podpisovanje zapre?

PDF-ji PAdES ostanejo preverljivi brez povezave. Redno izvažajte revizijske sledi.

PDF-ji PAdES ostanejo preverljivi brez povezave. Redno izvažajte revizijske sledi.

Ali naj bodo arhivi šifrirani?

Priporočljivo za občutljive dokumente. Pazite, da ključe hranite dlje časa.

Kdaj se začne 10-letno obdobje?

Za gospodarsko pogodbo: konec izvedbe. Za pogodbo o zaposlitvi: prenehanje pogodbe.

Za gospodarsko pogodbo: konec izvedbe. Za pogodbo o zaposlitvi: prenehanje pogodbe.

Zaključek

Dobro arhiviranje je življenjsko zavarovanje vašega elektronskega podpisa. Izberite formulo, prilagojeno vašim izzivom (zunanje izvajalce za večino MSP, SAE NF Z42-013 za kritične primere), redno testirajte.

Preizkusite Certyneo za preprosto, hitro in varno pošiljanje, podpisovanje in sledenje vašim dokumentom na spletu.