電子署名ワークフロー: 完全ガイド

署名ワークフロー

署名ワークフローとは署名ワークフロー

は、署名者の順序、条件、リマインダー、通知など、文書の署名に至る一連の組織化された手順です。ワークフローがプロセスに適応すればするほど、署名は速くなります。

2 つの主な注文タイプ

2 つの主な注文タイプ

並行注文すべての署名者が同時に封筒を受け取り、独立して署名できます。利点 ⬥⬥⬥: 速度、ボトルネックなし。ユースケース ⬥⬥⬥: 順序を問わない相互 NDA、双務契約。

順番

順番

各署名者は前の署名者の後に署名します。エンベロープは署名者から署名者へと進みます。利点 ⬥⬥⬥: 検証階層を尊重し、各アクターは以前の検証を参照します。ユースケース ⬥⬥⬥: マネージャーの検証と管理を伴う契約、保証金付きのリース。一般的な役割

署名者 ⬥⬥⬥: 文書に署名します

• 署名者 ⬥⬥⬥: 文書に署名します承認者 ⬥⬥⬥: 署名せずに検証します (検証チェーン)
• コピー (CC) ⬥⬥⬥: 署名せずに最終文書を受け取ります⬥⬥⬥ 発行者 ⬥⬥⬥: 送信者、多くの場合署名者でもありますリマインダーと通知
• 最新のプラットフォームでは、次の設定が可能です:署名者へのリマインダーの頻度と数
• 署名者へのリマインダーの頻度と数送信者へのリアルタイム通知 (電子メール、Slack、Teams)

CRM/ERP にフィードする Webhook

ブロックされた場合の内部リマインダー

• 有効期限とキャンセル
• 有効期限は必ず設定してください (通常 15 ～ 30 日)。期限切れのエンベロープは「未署名」として自動的にアーカイブされ、ダッシュボードが解放されます。
• 有効期限は必ず設定してください (通常 15 ～ 30 日)。期限切れのエンベロープは「未署名」として自動的にアーカイブされ、ダッシュボードが解放されます。
• プロセス中に、発行者は手動でエンベロープをキャンセル (失効) することもできます。これは、エラーが発見された場合に便利です。

統合

強力なワークフローが次のツールと統合されます:

CRM ⬥⬥⬥: 取引が「成立」したときに送信をトリガーします

HRIS ⬥⬥⬥: 候補者が「採用」されたときに契約書を送信します

HRIS ⬥⬥⬥: 候補者が「採用」されたときに契約書を送信します

• ERP ⬥⬥⬥: 見積が受け入れられたときに発注書を生成しますカスタム Webhook ⬥⬥⬥: 内部システムに通知します
• 適切な設計慣行署名者の数を最小限に抑える (人が増えるたびにサイクルが長くなります)
• 役割を明確にする (署名者と承認者)役割を明確にする (署名者と承認者)
• リマインダーを自動化する拒否された場合に備えてプラン B を用意する

ボリューム展開前にワークフローをテストする

• 頻繁なエラー
• 頻繁なエラー
• デフォルトでは順次順序ですが、並列の方が高速です
• 署名者が多すぎます (一部は「コピー」されているだけ)
• 有効期限なし

統合の欠如→手動再入力

• 署名者への通知が不十分
• 署名者への通知が不十分
• 具体的なケース: 多者間契約
• 3 社間のパートナーシップ契約。最適化されたワークフロー:
• A 社による PDF の準備

3 つの署名者に並行して送信 (1 社あたり 1 つ)

未署名の場合は自動再起動 D+3

• 未署名の場合は自動再起動 D+3
• すべての署名者にリアルタイムで通知
• Webhook により、最後の署名からパートナーシップ アカウントの開設がトリガーされます⬥⬥⬥ 合計サイクル: 24 ～ 48 時間、紙では 2 ～ 3 週間。
• Certyneo がどのように役立つか
• Certyneo を使用すると、並列、逐次、混合、承認者、CC、カスタマイズ可能なリマインダー、カスタム Webhook、ネイティブ CRM/HRIS/ERP 統合など、柔軟なワークフローを設計できます。コードなしで設定できるビジュアルエディター。

Certyneo 電子署名ソリューションについて詳しく見る

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よくある質問

シーケンシャル順序を使用するのはどのような場合ですか?

1 つの検証を次の検証よりも優先する必要がある場合 (マネージャー→ディレクター→最終契約)。

署名者は最大何名までですか?

技術的には無制限。 5 ～ 6 を超えると、サイクルが大幅に長くなります。

技術的には無制限。 5 ～ 6 を超えると、サイクルが大幅に長くなります。

並列順序と逐次順序を混在させることはできますか?

「混合」ワークフローでは可能です: チェーンされた並列グループ。

署名者が不在の場合はどう対処すればよいですか?

別の権限のある署名者に再割り当てするか、封筒を延期します。

Webhook はリアルタイムですか?

Webhook はリアルタイムですか?

はい、エンベロープの状態が変化するたびにトリガーされます。

結論

優れたワークフローを設計することは、機能するツールと変化するツールの違いです。 30 分かけて理想的なワークフローを設計すれば、数か月の手間が省けます。

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