署名する文書を送信する方法

5つのステップで見る手順

電子署名用の書類を送付するのに5分もかかりません。ここではステップごとの流れをご紹介します。

1. 書類を準備する

• PDF形式でエクスポート(推奨)
• モバイルでの可読性を確認する(署名者の80%はモバイルで署名しています)
• 誤字脱字がないか見直す
• 必要に応じて必須の添付書類を添える

2. エンベロープを作成する

署名プラットフォーム上で:

• 新規書類 → PDFをアップロード
• エンベロープに名前を付ける(書類の件名+署名者名)

3. 署名者を追加する

署名者 :

• 氏名
• メールアドレス
• 電話番号(AESの場合のSMS OTP用)
• 役割(署名者、承認者、CC)

順序を設定する:並行(全員同時)または順次。

4. フィールドを配置する

PDF上にドラッグして配置:

• 署名欄(必須)
• 任意項目:日付、氏名、自由記入欄、チェックボックス、ページごとの頭文字署名

各フィールドを対応する署名者に紐付ける(色分けで判別)。

5. 設定して送信する

設定すべきオプション:

• 署名レベル:SESまたはAES
• 有効期限(通常15〜30日)
• 自動リマインダー(3日後、7日後)
• カスタムメッセージ

「送信」をクリックします。署名者にはすぐにメールが届きます。

書類を追跡する

ダッシュボードからリアルタイムで確認できます:

• 送信済み → 開封済み → 署名済み
• 通知(メール、Slack、Teams)
• 手動での再送も可能

ベストプラクティス

• 重要な送付の前には必ず同僚とテストする
• 署名に不慣れな相手のために問い合わせ窓口を用意する
• 署名済み書類は必ずアーカイブする
• 金曜夜や週末の送付は避ける

よくあるミス

• メールアドレスの誤り(タイプミスや古いアドレス)
• 署名者の追加を忘れる
• 署名欄を配置し忘れる
• ファイルサイズが大きすぎる(10MB超 → モバイルで動作が遅くなる)
• 見直しをせずに送信する

具体例:営業担当者の場合

ある営業担当者は週に20件の見積書を送付しています。ルーティンは次の通りです:

1. HubSpotからの生成(見積書+取引条件)
2. 連携によるSESでの自動送信
3. 2日後、5日後のリマインダー
4. リアルタイムのSlack通知
5. 署名完了時にCRMが自動更新

人的な作業時間:送付1件あたり0分。

Certyneoがどのように役立つか

Certyneoは署名用書類の送付を迅速かつ確実にします:直感的なドラッグ&ドロップのインターフェース、定型書類向けのテンプレート、CRM連携、リアルタイム追跡、自動リマインダー。すべてが3分以内で完了します。

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よくある質問

送付にはどのくらい時間がかかりますか?

シンプルな書類であれば2〜5分です。

同じ書類を複数の署名者に送ることはできますか?

はい、同一のエンベロープ内で、並行または順次のいずれの順序でも可能です。

事前に署名者に知らせる必要はありますか?

必須ではありませんが、署名に不慣れな相手には推奨されます。

送付をキャンセルすることはできますか?

署名前であれば可能です。署名後はできません。

署名者が他の人に転送することはできますか?

設定次第です。デフォルトでは不可です。

まとめ

署名用書類を送付することは、今や日常的な、シンプルな行為になっています。一度ルーティンが確立されれば、契約サイクルは大きく変わります。

Certyneoを試して、書類のオンライン送付・署名・追跡をシンプルに、迅速に、そして安全に行いましょう。