署名する文書を送信する方法

5 ステップの手順

5 ステップの手順

電子署名を受ける文書の送信には 5 分もかかりません。ここでは段階的なプロセスを説明します。

• 1. 文書を準備します
• PDF にエクスポートします (推奨)
• モバイルでの読みやすさを確認します (署名者の 80% がモバイルで署名します)
• タイプミスやエラーを排除するために校正します

必要に応じて必須の付録を添付します

2. 作成封筒

• 署名プラットフォームで:
• 新しい文書 → PDF をアップロード

封筒に名前を付けます (文書の件名 + 署名者)

3. 署名者を追加します

• 署名者ごとに:
• フルネーム
• 電子メール⬥⬥⬥ 電話 (AES の場合は OTP SMS の場合)
• 役割 (署名者、承認者、CC)

順序を定義します: 並列 (すべて同時に) または順次。

4. フィールドを配置します

PDF 上にドラッグします:

• 署名フィールド (必須)
• オプションのフィールド: 日付、名前、フリーテキスト、チェックボックス、ページごとのイニシャル

各フィールドを正しい署名者 (異なる色) に関連付けます。

5. 設定と送信

5. 設定と送信

• 設定するオプション:
• 署名レベル: SES または AES
• 有効期限 (通常 15 ～ 30 日)
• 自動リマインダー (D+3、D+7)

パーソナライズされたメッセージ

「送信」をクリックします。署名者はすぐに電子メールを受け取ります。

ドキュメントを追跡します

• ダッシュボードからリアルタイムで追跡します:
• 送信→開封→署名
• 通知 (メール、Slack、Teams)

手動での再起動が可能

• ベストプラクティス
• 重要な送信の前に必ず同僚とテストする⬥⬥⬥ 初心者の署名者に連絡チャネルを提供する
• 署名した文書を体系的にアーカイブする
• 金曜日の夜や週末に送信することを避ける

頻繁なエラー

• 間違った電子メール (書体または古いアドレス)
• 署名者の追加を忘れる ⬥⬥⬥署名フィールドを配置しないでください
• ファイルが大きすぎます (> 10 MB → モバイルでは遅い)
• 校正せずに送信します
• 具体的なケース: 営業担当者

営業担当者は、週に 20 件の見積書を送信します。ルーチン:

HubSpot からの生成 (見積 + CGV)

1. HubSpot からの生成 (見積 + CGV)
2. 統合による SES での自動送信
3. リマインダー D+2 および D+5
4. リアルタイムの Slack 通知
5. 署名時に CRM 更新

人的時間: 出荷ごとに 0 分。

Certyneo がどのように役立つか

Certyneo を使用すると、直感的なドラッグ ドロップ インターフェイス、定期的な文書のテンプレート、CRM 統合、リアルタイム モニタリング、自動リマインダーなどにより、署名する文書の送信が迅速かつ確実になります。すべて 3 分以内に完了します。

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よくある質問

発送にはどれくらい時間がかかりますか?

簡単なドキュメントの場合は 2 ～ 5 分です。

同じ文書を複数の署名者に送信できますか?

はい、すべて同じエンベロープ内で、並行または順次の順序で行われます。

署名者に事前に通知する必要がありますか?

必須ではありませんが、初心者の署名者には推奨されます。

発送をキャンセルできますか?

はい、署名する前に。その後は、いいえ。

署名者を他の人に譲渡することはできますか?

構成に応じて。デフォルトでは、いいえ。

結論

署名するために文書を送信することは、日常的な簡単な動作になりました。ルーチンが確立されると、契約サイクルが変わります。

Certyneo を試して、オンラインで簡単、迅速、安全にドキュメントを送信、署名、追跡します。