電子署名された文書をアーカイブする方法

正しくアーカイブする理由

正しくアーカイブする理由

電子署名された文書は、法的期間全体 (場合によっては 10 年、20 年、場合によっては 30 年) にわたって証拠が参照可能で検証可能である場合にのみ価値を持ちます。ずさんなアーカイブ = 紛争の際の証拠が弱くなる。

• 遵守すべき期間遵守すべき期間
• 商業契約 ⬥⬥⬥: 10 年 (商法)雇用契約 ⬥⬥⬥: 終了後 5 年
• 請求書 ⬥⬥⬥: 10 年 (会計)、6 年 (税務)請求書 ⬥⬥⬥: 10 年 (会計)、6 年 (税務)
• リース ⬥⬥⬥: 期間 + 5 年公正証書 ⬥⬥⬥: 30 年
• 保険 ⬥⬥⬥: 種類に応じて 2 ～ 10 年保険 ⬥⬥⬥: 種類に応じて 2 ～ 10 年
• 署名済み PDF を保管してください⬥⬥⬥ および最長該当期間の監査証跡 ⬥⬥⬥。

アーカイブ形式アーカイブ形式PAdES-B-B ⬥⬥⬥: 基本的な単純な署名PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + 修飾されたタイムスタンプPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + 証明書チェーン⬥⬥⬥ PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + 定期的なタイムスタンプ (数十進)

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + 証明書チェーン⬥⬥⬥ PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + 定期的なタイムスタンプ (数十進)

• 長期間のアーカイブの場合は、PAdES-B-LTA
• PAdES-B-LTAを優先します。
• 3 つのアーカイブ オプション1. 外部委託されたアーカイブ (プラットフォーム)
• 1. 外部委託されたアーカイブ (プラットフォーム)署名プラットフォームはドキュメントを X 年間保管します。ほとんどのプランに含まれています。

利点 ⬥⬥⬥: 労力不要、eIDAS 準拠短所 ⬥⬥⬥: サービスプロバイダーに依存し、可逆性を検証する必要がある短所 ⬥⬥⬥: サービスプロバイダーに依存し、可逆性を検証する必要がある

2. 内部アーカイブ

ドキュメントはサーバーまたは専用の SAE に保管されます。

利点 ⬥⬥⬥: トータルコントロール

利点 ⬥⬥⬥: トータルコントロールデメリット ⬥⬥⬥: コスト、社内スキルが必要3. 証明価値のある SAE認定電子アーカイブ システム

認定電子アーカイブ システム

NF Z42-013

。最高レベルのコンプライアンス。。最高レベルのコンプライアンス。メリット⬥⬥⬥: 法的信頼性の推定短所 ⬥⬥⬥: 高コスト、中小企業向けに大きすぎる

ベストプラクティス

ベストプラクティス⬥⬥⬥ PDF + 監査証跡 ⬥⬥⬥、一方を他方に持たせないでください冗長性 ⬥⬥⬥: マルチサイト、マルチサポート

定期検証 ⬥⬥⬥: 6 ～ 12 か月ごとに、文書が読み取れることを確認定期検証 ⬥⬥⬥: 6 ～ 12 か月ごとに、文書が読み取れることを確認文書化 ⬥⬥⬥: 書面による手順年次修復テスト

⬥⬥⬥ 頻繁なエラー ⬥⬥⬥監査証跡ではなく PDF

• ⬥⬥⬥ 頻繁なエラー ⬥⬥⬥監査証跡ではなく PDF単一の媒体 (内蔵ハードドライブ) に保存します保持条項のないクラウドを使用します
• 特定のセクターに固有の期間を無視します特定のセクターに固有の期間を無視します
• 復元をテストしないでくださいアーカイブの移行
• 署名プロバイダーを変更した場合:署名プロバイダーを変更した場合:
• エクスポートすべての署名済みドキュメント + 監査証跡新しいシステムまたは専用 SAE にインポート

新しいシステムまたは専用 SAE にインポート

• 整合性をチェック (SHA-256 フィンガープリント)
• 古いシステムへの一時的なアクセスを維持
• 具体的なケース: 中小企業のサービス プロバイダー変更
• 具体的なケース: 中小企業のサービス プロバイダー変更
• 従業員 50 人の中小企業、5 年間で蓄積された 3000 件の署名済み文書。移行:

API 経由で自動エクスポート

新しいサービスプロバイダー + バックアップとして外部 SAE にインポート

1. 新しいサービスプロバイダー + バックアップとして外部 SAE にインポート
2. サンプルによる検証 (50 ドキュメントをチェック)
3. 古いサービスプロバイダーは 3 か月後に終了
4. 合計期間: 4 週間。損失ゼロ。

合計期間: 4 週間。損失ゼロ。

Certyneo がどのように役立つか

• Certyneo には、すべてのプランに
• 10 年間のアーカイブ
• 10 年間のアーカイブ
• が含まれており、EU 内の地理的冗長性、バージョン管理、いつでもエクスポートを完了できます (完全な可逆性)。デフォルトでは PAdES-B-T 形式ですが、重要なドキュメントの場合は PAdES-B-LTA はオプションです。

Certyneo 電子署名ソリューションをご覧ください

Certyneo 電子署名ソリューションをご覧ください

FAQ署名した文書は印刷する必要がありますか?いいえ、役に立たず、逆効果です（証拠価値の損失）。

いいえ、役に立たず、逆効果です（証拠価値の損失）。

標準のクラウド (Google Drive、Dropbox) で十分ですか?

PDF についてはそうですが、証明価値についてはそうではありません。専用のアーカイブを優先します。

署名プラットフォームが閉鎖した場合はどうすればよいですか?

署名プラットフォームが閉鎖した場合はどうすればよいですか?

PAdES PDF はオフラインでも検証可能です。監査証跡を定期的にエクスポートします。

アーカイブは暗号化する必要がありますか?

機密性の高い文書に推奨されます。鍵の長期保管には注意してください。

機密性の高い文書に推奨されます。鍵の長期保管には注意してください。

10 年の期間はいつ始まりますか?

商業契約の場合: 締結の終了。雇用契約の場合: 契約の終了。

結論

結論

適切なアーカイブは、電子署名の生命保険となります。課題に適応したフォーミュラを選択し (ほとんどの中小企業では外注、重大なケースでは SAE NF Z42-013)、定期的にテストしてください。

Certyneo を試して、オンラインで簡単、迅速、安全にドキュメントを送信、署名、追跡します。