Alur kerja tanda tangan elektronik: panduan lengkap

Apa yang dimaksud dengan alur kerja tanda tangan

Apa yang dimaksud dengan alur kerja tanda tanganAlur kerja tanda tanganadalah urutan langkah terorganisir yang mengarah pada penandatanganan dokumen: urutan penandatangan, ketentuan, pengingat, pemberitahuan. Semakin alur kerja disesuaikan dengan prosesnya, semakin cepat tanda tangannya.

Dua jenis pesanan utama

Urutan paralel

Semua penandatangan menerima amplop pada waktu yang sama dan dapat menandatangani secara mandiri.

Semua penandatangan menerima amplop pada waktu yang sama dan dapat menandatangani secara mandiri.Keuntungan ⬥⬥⬥: kecepatan, tidak ada hambatan.Kasus penggunaan ⬥⬥⬥: NDA Bersama, kontrak bilateral di mana urutan tidak menjadi masalah.Urutan berurutan

Setiap penandatangan menandatangani setelah yang sebelumnya. Amplop tersebut berkembang dari penandatangan ke penandatangan.

Keuntungan ⬥⬥⬥: menghormati hierarki validasi, setiap aktor melihat validasi sebelumnya.

Keuntungan ⬥⬥⬥: menghormati hierarki validasi, setiap aktor melihat validasi sebelumnya.Kasus penggunaan ⬥⬥⬥: kontrak yang melibatkan validasi manajer, lalu manajemen, sewa dengan deposit.Peran umumPenandatangan ⬥⬥⬥: menandatangani dokumen

Penyetuju ⬥⬥⬥: memvalidasi tanpa menandatangani (rantai validasi)

• Salin (CC) ⬥⬥⬥: menerima dokumen akhir tanpa menandatanganiSalin (CC) ⬥⬥⬥: menerima dokumen akhir tanpa menandatangani
• Penerbit ⬥⬥⬥: pengirim, seringkali juga merupakan penandatanganPengingat dan pemberitahuan
• Platform modern memungkinkan Anda mengonfigurasi:frekuensi dan jumlah pengingat kepada penandatangan
• pemberitahuan waktu nyata kepada pengirim (email, Slack, Teams)webhook untuk memberi masukan CRM/ERP

webhook untuk memberi masukan CRM/ERP

pengingat internal jika diblokir

• Kedaluwarsa dan pembatalan
• Selalu tetapkan tanggal kedaluwarsa (biasanya 15-30 hari). Amplop yang kadaluwarsa secara otomatis diarsipkan sebagai "tidak ditandatangani", sehingga membebaskan dasbor.
• Selama proses tersebut, penerbit juga dapat membatalkan amplop secara manual (pencabutan), berguna jika ditemukan kesalahan.
• Integrasi

Integrasi

Alur kerja yang kuat terintegrasi dengan alat Anda:

CRM ⬥⬥⬥: memicu pengiriman ketika kesepakatan “ditutup menang”

HRIS ⬥⬥⬥: mengirim kontrak ketika seorang kandidat “dipekerjakan”

ERP ⬥⬥⬥: buat PO ketika penawaran diterima

• Webhook khusus ⬥⬥⬥: beri tahu sistem internal AndaWebhook khusus ⬥⬥⬥: beri tahu sistem internal Anda
• Praktik desain yang baikMinimalkan jumlah penandatangan (setiap orang tambahan memperpanjang siklus)
• Memperjelas peran (penanda tangan vs pemberi persetujuan)Otomatiskan pengingat
• Miliki rencana B jika terjadi penolakanUji alur kerja sebelum penerapan volume

Uji alur kerja sebelum penerapan volume

• Sering terjadi kesalahan
• Urutan berurutan secara default sedangkan paralel akan lebih cepat
• Terlalu banyak penandatangan (ada yang hanya "menyalin")
• Tidak ada tanggal kedaluwarsa
• Kurangnya integrasi → entri ulang secara manual

Kurangnya integrasi → entri ulang secara manual

• Pemberitahuan yang tidak memadai kepada pihak yang menandatangani
• Kasus nyata: kontrak multi-pihak
• Kontrak kemitraan antara 3 perusahaan. Alur kerja yang dioptimalkan:
• Persiapan PDF oleh perusahaan A
• Mengirim secara paralel ke 3 penandatangan (satu per perusahaan)

Mengirim secara paralel ke 3 penandatangan (satu per perusahaan)

Mulai ulang otomatis D+3 jika tidak ditandatangani

• Semua penandatangan diberitahu secara real time
• Webhook memicu pembukaan akun kemitraan dari tanda tangan terakhir
• Total siklus: 24-48 jam vs 2-3 minggu di atas kertas.
• Bagaimana Certyneo membantu Anda
• Certyneo memungkinkan Anda merancang alur kerja yang fleksibel: paralel, berurutan, campuran, pemberi persetujuan, CC, pengingat yang dapat disesuaikan, webhook khusus, integrasi CRM/HRIS/ERP asli. Editor visual untuk mengkonfigurasi tanpa kode.

Certyneo memungkinkan Anda merancang alur kerja yang fleksibel: paralel, berurutan, campuran, pemberi persetujuan, CC, pengingat yang dapat disesuaikan, webhook khusus, integrasi CRM/HRIS/ERP asli. Editor visual untuk mengkonfigurasi tanpa kode.

Temukan solusi tanda tangan elektronik Certyneo

FAQ

Kapan menggunakan urutan berurutan?

Ketika satu validasi harus mendahului validasi berikutnya (manajer → direktur → kontrak akhir).

Berapa jumlah maksimal penandatangan?

Berapa jumlah maksimal penandatangan?

Secara teknis tidak terbatas. Di atas 5-6, siklusnya memanjang secara signifikan.

Bisakah kita mencampur urutan paralel dan berurutan?

Ya dengan alur kerja “campuran”: grup paralel berantai.

Bagaimana cara mengatasi penanda tangan yang tidak hadir?

Menugaskan kembali kepada penandatangan lain yang berwenang, atau menunda amplopnya.

Menugaskan kembali kepada penandatangan lain yang berwenang, atau menunda amplopnya.

Apakah webhook bersifat real-time?

Ya, dipicu pada setiap perubahan keadaan amplop.

Kesimpulan

Merancang alur kerja yang baik adalah perbedaan antara alat yang berfungsi dan alat yang bertransformasi. Luangkan waktu 30 menit untuk merancang alur kerja ideal Anda, Anda akan menghemat gesekan selama berbulan-bulan.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.