Respect des droits des travailleurs : obligations de l'employeur

Di Prancis, penghormatan terhadap hak-hak pekerja merupakan fondasi dari setiap hubungan kerja yang sah. Baik itu UKM dengan lima karyawan atau kelompok perusahaan dengan ribuan karyawan, pengusaha tunduk pada serangkaian kewajiban yang tepat, yang berasal dari Kode Perburuhan, hukum Eropa, dan yurisprudensi sosial. Mengabaikan peraturan-peraturan ini membuat perusahaan terancam sangsi sipil dan pidana yang substansial, belum lagi dampak reputasi. Artikel ini mengulas kategori-kategori besar kewajiban majikan — formalisasi kontrak, keselamatan kerja, non-diskriminasi, pelatihan, privasi — dan menunjukkan bagaimana alat-alat digital yang sesuai, khususnya signature elektronik di perusahaan, secara konkret berkontribusi pada pemenuhan kewajiban tersebut.

Formalisasi kontrak kerja : tindakan pendiri

Kontrak kerja adalah manifestasi konkret pertama dari hak-hak karyawan. Meskipun tidak ada kewajiban umum untuk menulis kontrak tertulis untuk CDI waktu penuh (hukum mengakui kontrak lisan), praktik dan hukum Eropa memberlakukan kewajiban yang semakin meningkat.

Apa yang dipaksakan oleh direktif Eropa tentang kondisi kerja yang transparan

Direktif (UE) 2019/1152, yang ditransposisikan ke hukum Prancis melalui ordinansi n°2022-1389 tanggal 1 November 2022, mewajibkan majikan untuk menyerahkan kepada karyawan, paling lambat hari kalender ketujuh setelah dimulainya hubungan kerja, dokumen tertulis yang memuat minimum : identitas pihak-pihak, tempat kerja, jabatan atau sifat pekerjaan, tanggal mulai, durasi dan syarat-syarat cuti, remunerasi, durasi kerja normal, perjanjian kolektif yang berlaku dan prosedur dalam hal pemutusan hubungan kerja. Untuk CDD, CDI paruh waktu, kontrak interim dan kontrak musiman, tulisan tetap wajib dari awal.

Kewajiban transparansi ini membuat proses penandatanganan yang cepat dan dapat dilacak sangat diperlukan. Ini adalah kontribusi dari signature elektronik untuk HR, yang memungkinkan untuk menyerahkan dan menandatangani kontrak yang sesuai dalam beberapa menit, dengan stempel waktu yang tersertifikasi.

Ketentuan wajib dan klausul yang diatur

Klausul-klausul tertentu memerlukan formalitas khusus untuk dapat ditolak : klausul non-persaingan (penghargaan finansial wajib), klausul mobilitas (perimeter geografis yang tepat), periode percobaan (durasi maksimal berdasarkan kategori profesional). Jika tidak ada tulisan atau jika redaksi tidak lengkap, karyawan dapat mengklaim ketiadaan klausul, bahkan requalifikasi kontrak.

Keselamatan, kesehatan dan kondisi kerja

Pasal L. 4121-1 Kode Perburuhan membebankan kepada majikan kewajiban keselamatan hasil yang diperkuat : dia harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan keselamatan dan melindungi kesehatan fisik dan mental pekerja. Kewajiban ini diterapkan di sekitar sembilan prinsip pencegahan umum (art. L. 4121-2).

Dokumen Unik Penilaian Risiko Profesional (DUERP)

Setiap perusahaan, dari karyawan pertama, harus membangun dan memelihara DUERP. Sejak undang-undang Kesehatan Kerja tanggal 2 Agustus 2021 (undang-undang n°2021-1018), perusahaan dengan paling sedikit 11 karyawan harus menyimpan versi DUERP yang berurutan selama 40 tahun dan mengunggahnya ke portal digital yang dikelola oleh operator kompetensi (OPCO) mulai Juli 2023. Ketidakpembuatan DUERP dapat dikenai denda pelanggaran kelas lima (1.500 € per unit kerja yang tidak dinilai).

Risiko psikososial dan pelecehan

Majikan harus mengimplementasikan tindakan pencegahan risiko psikososial (RPS), khususnya pelecehan moral (art. L. 1152-4) dan seksual (art. L. 1153-5). Di perusahaan dengan paling sedikit 250 karyawan, penunjukan referent pelecehan seksual wajib sejak 1 Januari 2019. Kelalaian dalam pencegahan pelecehan dapat menghasilkan penghukuman majikan bahkan jika dia bukan pelaku langsung dari fakta-fakta (Cass. soc., 21 Juni 2006, n°05-43.914).

Non-diskriminasi dan kesetaraan profesional

Kode Perburuhan (art. L. 1132-1) melarang setiap diskriminasi berdasarkan 25 kriteria, termasuk asal, jenis kelamin, keyakinan agama, kondisi kesehatan, disabilitas atau orientasi seksual. Undang-undang tanggal 5 September 2018 untuk kebebasan memilih masa depan profesional menambahkan kewajiban untuk menerbitkan Indeks Kesetaraan Profesional untuk perusahaan dengan paling sedikit 50 karyawan.

Indeks kesetaraan Wanita-Pria

Dihitung dari 100 poin, indeks ini mengukur lima indikator : perbedaan remunerasi, perbedaan tingkat kenaikan individu, perbedaan tingkat promosi (untuk perusahaan dengan lebih dari 250 karyawan), persentase karyawati yang mendapat kenaikan saat kembali dari cuti maternitas, dan paritas di antara sepuluh remunerasi tertinggi. Nilai di bawah 75 poin mewajibkan perusahaan untuk menentukan tindakan korektif dengan risiko penalti finansial yang dapat mencapai 1% dari total gaji.

Kewajiban terhadap pekerja dalam situasi disabilitas

Setiap perusahaan dengan paling sedikit 20 karyawan tunduk pada kewajiban pekerjaan pekerja penyandang disabilitas (OETH) sebesar 6% dari jumlah karyawannya. Ketidakpatuhan terhadap rasio ini menghasilkan kontribusi kepada URSSAF atas nama Agefiph, yang jumlahnya dapat mencapai 1.500 kali upah minimum per penerima manfaat yang hilang.

Pelatihan profesional dan pengembangan kompetensi

Kewajiban pelatihan bersifat dua kali lipat : majikan harus memastikan adaptasi karyawan ke posisinya (art. L. 6321-1) dan memastikan pemeliharaan kapasitasnya untuk menempati pekerjaan. Pengadilan Kasasi secara teratur menghukum majikan yang memberhentikan karyawan tanpa memastikan pelatihan berkelanjutannya (Cass. soc., 23 Oktober 2019, n°18-16.539).

Wawancara profesional : pencapaian wajib

Sejak undang-undang tanggal 5 Maret 2014, setiap karyawan harus mendapat wawancara profesional setiap dua tahun, terpisah dari wawancara evaluasi. Setiap enam tahun, wawancara ini harus memberikan tren pengambilan foto jalur profesional. Jika tidak patuh di perusahaan dengan paling sedikit 50 karyawan, majikan harus menambah Akun Pengembangan Pribadi (CPF) karyawan sebesar 3.000 €.

Pembiayaan dan mutalisasi melalui OPCO

Perusahaan membiayai pelatihan melalui kontribusi kepada OPCO mereka (0,55% dari total gaji untuk perusahaan dengan kurang dari 11 karyawan, 1% di atas itu). Model kontrak pelatihan profesional dapat dihasilkan dan ditandatangani secara elektronik berkat pembuat kontrak oleh AI, yang mengurangi keterlambatan administratif dan menjamin kepatuhan dokumenter.

Perlindungan privasi dan data pribadi karyawan

Peraturan Umum tentang Perlindungan Data (RGPD, n°2016/679) berlaku sepenuhnya untuk data karyawan. Majikan, sebagai pengontrol pemrosesan, harus menghormati prinsip-prinsip legalitas, minimisasi, pembatasan penyimpanan dan keamanan. CNIL menerbitkan pada tahun 2023 rekomendasi spesifik tentang pengawasan karyawan dalam kerja jarak jauh, mengingat kembali larangan perangkat lunak pengawasan permanen.

Registri perlakuan dan hak karyawan

Karyawan memiliki hak akses, koreksi dan penolakan atas data mereka. Majikan harus menginformasikan karyawan tentang setiap perlakuan melalui pemberitahuan informasi (umumnya dilampirkan pada kontrak atau peraturan internal). Registri aktivitas perlakuan harus mencatat semua perlakuan HR : penggajian, manajemen ketidakhadiran, absensi, pengawasan video, dll.

Pelacakan dokumenter dan kepatuhan digital

Dematerialisasi dokumen HR — slip gaji elektronik (art. L. 3243-2), kontrak yang ditandatangani online, amandemen — menimbulkan masalah bukti dan integritas. Untuk dapat ditolak, dokumen yang ditandatangani secara elektronik harus memenuhi persyaratan peraturan eIDAS dan Kode Perdata. Panduan lengkap tentang signature elektronik rinci tingkatan signature (sederhana, maju, berkualitas) dan bidang penerapannya dalam hukum perburuhan. Sangat penting untuk menggunakan signature maju atau berkualitas untuk kontrak dengan risiko tinggi, sesuai dengan peraturan eIDAS 2.0.

Kerangka hukum yang berlaku untuk kewajiban majikan

Kewajiban majikan dalam hal hak-hak pekerja diatur di sekitar corpus normatif yang padat, baik nasional maupun Eropa.

Kode Perburuhan Prancis

• Art. L. 4121-1 hingga L. 4121-3 : kewajiban keselamatan umum dan prinsip pencegahan.

• Art. L. 1132-1 : larangan diskriminasi berdasarkan 25 kriteria.

• Art. L. 6321-1 : kewajiban adaptasi dan pelatihan.

• Art. L. 3243-2 : penyerahan slip gaji elektronik.

• Art. L. 1152-4 dan L. 1153-5 : pencegahan pelecehan moral dan seksual.

Hukum Eropa

• Direktif (UE) 2019/1152 tanggal 20 Juni 2019 tentang kondisi kerja yang transparan dan dapat diprediksi, ditransposisikan melalui ordinansi n°2022-1389.

• Peraturan (UE) 2016/679 (RGPD) : perlindungan data pribadi karyawan, berlaku sejak 25 Mei 2018.

• Peraturan (UE) n°910/2014 (eIDAS) dan penggantinya eIDAS 2.0 (Peraturan UE 2024/1183) : nilai hukum signature elektronik untuk dokumen kontraktual.

• Direktif (UE) 2022/2555 (NIS2) : berlaku untuk perusahaan operator penting esensial atau penting, dengan kewajiban keamanan siber yang menyentuh sistem HR.

Nilai probatif dokumen dematerialisasi

• Art. 1366 Kode Perdata : tulisan elektronik memiliki kekuatan buktian yang sama seperti tulisan kertas dengan syarat identifikasi pengarang dan integritas.

• Art. 1367 Kode Perdata : signature elektronik terdiri dari penggunaan prosedur identifikasi yang dapat diandalkan menjamin hubungan dengan tindakan yang dilampirkan.

• Standar ETSI EN 319 132-1 : spesifikasi teknis untuk signature elektronik maju dalam format XAdES, dapat diterapkan pada kontrak kerja yang ditandatangani secara digital.

Risiko hukum dalam hal ketidakpatuhan Sangsi bersifat ganda : denda administratif (hingga 4% CA global untuk pelanggaran RGPD), penalti finansial Agefiph (OETH), penambahan paksa CPF, ganti rugi dalam perbaikan kerugian yang diderita karyawan, bahkan sangsi pidana untuk pelecehan atau diskriminasi (hingga 3 tahun penjara dan denda 45.000 €). Pada tingkat kontraktual, kontrak kerja yang tidak sesuai dengan persyaratan direktif 2019/1152 membuat majikan terancam requalifikasi atau ketiadaan klausul yang disengketakan, dengan konsekuensi finansial langsung jika ada litigasi prud'homal.

Skenario penggunaan konkret

Skenario 1 : sebuah UKM industri mendematerialisasi kontrak perekrutan

Sebuah UKM industri dengan sekitar 180 karyawan, tunduk pada pergantian musiman tinggi (40 hingga 60 CDD per tahun), menghadapi kesulitan berulang : keterlambatan penandatanganan melebihi 5 hari kerja, kontrak yang hilang, ketidakmampuan untuk mematuhi batas waktu 7 hari yang dipaksakan oleh direktif 2019/1152. Dengan menerapkan solusi signature elektronik maju yang sesuai eIDAS yang terintegrasi dengan SIRH-nya, perusahaan mengurangi durasi penandatanganan rata-rata menjadi kurang dari 4 jam, menghilangkan pengiriman pos dan membuat arsip stempel waktu yang dapat dikonsultasikan dalam kasus litigasi prud'homal. Tingkat ketidaksesuaian dokumenter turun dari 18% menjadi kurang dari 2% dalam satu tahun, menurut penilaian internal divisi HR.

Skenario 2 : sebuah firma konsultasi mengamankan amandemen dan klausul sensitifnya

Sebuah firma konsultasi strategi dengan sekitar enam puluh konsultan dengan mobilitas internasional tinggi harus secara teratur menandatangani amandemen mobilitas dan klausul non-persaingan. Dokumen-dokumen dengan risiko tinggi ini memerlukan signature maju untuk dapat ditolak. Dengan mengadopsi alat signature elektronik dengan verifikasi identitas yang diperkuat (tingkat eIDAS maju), firma dapat menunjukkan pada litigasi prud'homal keaslian dan integritas amandemen yang disengketakan, berkat jurnal audit yang disertifikasi. Risiko hukum yang terkait dengan kontestasi signature dikurangi secara signifikan, dan tim hukum menghemat sekitar 30% waktu yang dihabiskan untuk manajemen dokumenter kontraktual.

Skenario 3 : jaringan perawatan kesehatan menstruktur pelacakan kewajiban pelatihannya

Sebuah penggabungan kesehatan berukuran menengah (sekitar 600 karyawan tersebar di beberapa lokasi) harus membuktikan, dalam kasus inspeksi DREETS atau litigasi, bahwa setiap karyawan memang telah mendapat wawancara profesionalnya dua tahunan dan pelatihan wajib yang diatur. Dengan mendigitalkan laporan wawancara profesional dan sertifikat pelatihan melalui platform signature elektronik yang terhubung ke LMS-nya, penggabungan membuat file karyawan dematerialisasi lengkap. Selama inspeksi dari inspeksi kerja, semua bukti dokumenter dapat diproduksi dalam kurang dari dua jam, versus beberapa hari dalam format kertas. Risiko penambahan paksa CPF (3.000 € per karyawan yang tidak dilatih) sepenuhnya dikelola.

Kesimpulan

Penghormatan terhadap hak-hak pekerja adalah kewajiban hukum permanen yang melibatkan tanggung jawab sipil, pidana dan administratif majikan. Dari formalisasi kontrak kerja hingga perlindungan data pribadi, melalui pencegahan risiko profesional, kesetaraan perlakuan dan pelatihan berkelanjutan, setiap dimensi memerlukan ketelitian dan pelacakan dokumenter. Dematerialisasi proses HR — dengan syarat diterapkan dengan alat yang sesuai eIDAS — merupakan sarana yang ampuh untuk menjamin kepatuhan ini sambil memperoleh efisiensi operasional.

Certyneo mendampingi tim HR dan hukum dalam mengamankan dokumen kontraktual mereka berkat signature elektronik yang maju, sesuai dengan peraturan eIDAS dan RGPD. Temukan fitur-fitur khusus kami untuk sumber daya manusia atau hitunglah ROI dematerialisasi Anda mulai sekarang.