Apa itu tanda tangan elektronik? Panduan 2026

Definisi dan konteks

Atanda tangan elektronikadalah suatu proses teknis yang memungkinkan seseorang untuk menyatakan persetujuannya terhadap suatu dokumen digital, yang nilainya sama dengan tanda tangan tulisan tangan yang diletakkan di atas kertas. Ini tidak terbatas pada gambar inisial yang ditempelkan pada PDF: di balik tanda tangan, terdapat mekanisme kriptografi yang mengikat penandatangan pada dokumen dan menjamin integritasnya.

Kerangka acuan di Eropa adalah regulasieIDAS(n°910/2014), yang mendefinisikan tiga tingkatan: sederhana, lanjutan, berkualitas. Setiap tingkat mempunyai persyaratan berbeda mengenai identifikasi penandatangan dan kekuatan pembuktian.

Mengapa tanda tangan elektronik menjadi penting

Perusahaan saat ini memproses lusinan dokumen kontrak per minggu: kontrak kerja, penawaran harga, pesanan pembelian, mandat, sewa, NDA, dll. Mendistribusikan dokumen-dokumen ini dalam bentuk kertas memerlukan biaya yang mahal dari segi waktu dan logistik.

Beberapa urutan besarnya yang sering dikutip dalam profesi ini:

• kontrak kertas masuk2 dan 5 hariuntuk mengembalikan rata-rata yang ditandatangani;
• operasi yang sama dalam tanda tangan elektronik diperlukanbeberapa menit hingga beberapa jam;
• biaya keseluruhan siklus kertas (pencetakan, ongkos kirim, pengarsipan, pengingat) sekitar15 hingga 35 € per dokumen.

Selain angka, tanda tangan elektronik juga menyediakankemampuan penelusuran yang unggul: setiap langkah diberi cap waktu, setiap tindakan penandatangan dicatat, alamat IP dicatat. Kertas itu hanya menyisakan coretan.

Bagaimana cara kerja tanda tangan elektronik?

Prosesnya selalu mengikuti logika yang sama, apa pun pemasoknya:

1. Penerbit mengirimkan dokumen (paling sering PDF) pada platform tanda tangan.
2. Ia menambahkan penerima (penandatangan), menempatkan bidang tanda tangan dan mengatur urutannya.
3. Setiap penandatangan menerima tautan aman melalui email. Dia membuka dokumen, otentikasi diverifikasi (OTP melalui SMS untuk tingkat lanjutan misalnya), dia mengklik untuk menandatangani.
4. Platform ini menghitung sidik jari kriptografi dokumen, mengaitkannya dengan identitas penandatangan dan stempel waktu, dan mengintegrasikan semuanya ke dalam PDF akhir.
5. PDF yang ditandatangani sekarang mencakup ajejak audit: catatan waktu semua tindakan, alamat IP, agen pengguna, konfirmasi OTP.

Untuk mempelajari lebih jauh tentang mekanismenya, lihatbagaimana cara kerja tanda tangan elektronik.

Tiga level eIDAS

Peraturan Eropa membedakan tiga tingkatan tanda tangan elektronik. Praktik yang baik terdiri dari pemilihan tingkat yang disesuaikan dengan masalah dokumen, bukan secara sistematis mengambil tingkat yang paling kuat (lebih menuntut = lebih mahal dalam gesekan bagi pihak yang menandatangani).

• Lajang (SES): satu klik sederhana atau kotak centang sudah cukup. Cocok untuk dokumen berisiko rendah: kutipan, pesanan pembelian, perjanjian internal.
• Lanjutan (AES): identifikasi penandatangan dengan faktor kedua (biasanya OTP SMS + email). Tautan unik antara penandatangan dan dokumen. Cocok untuk kontrak kerja, sewa, mandat.
• Memenuhi Syarat (QES): sertifikat memenuhi syarat yang dikeluarkan oleh penyedia layanan kepercayaan yang disetujui (QTSP). Secara hukum setara dengan tanda tangan tulisan tangan di seluruh UE. Dicadangkan untuk tindakan otentik atau sangat formal.

Untuk perbedaan lengkap dengan contoh, lihatsederhana, canggih, berkualitas: apa perbedaannya.

Dokumen yang dapat ditandatangani secara elektronik

Dalam praktiknya, hampir semua dokumen kontrak dan komersial kini ditandatangani secara elektronik:

• kontrak kerja (CDI, CDD, kerja-belajar)
• kutipan, pesanan pembelian, faktur proforma
• perjanjian kerahasiaan (NDA)
• mandat penjualan dan manajemen
• sewa tempat tinggal dan komersial
• perjanjian antar perusahaan, nota kesepahaman
• amandemen, surat kuasa, sertifikat

Tindakan tertentu tetap dikecualikan atau tunduk pada ketentuan (akta notaris, dokumen status sipil, prosedur hukum tertentu): periksa kerangka yang berlaku untuk dokumen Anda sebelum menandatangani tanda tangan dengan nilai pembuktian yang kuat.

Bagaimana Certyneo membantu Anda

Certyneo adalah platform tanda tangan elektronik Eropa, yang dirancang untuk dihosting di UE, eIDAS, dan GDPR. Ini mencakup tingkat sederhana (SES) dan lanjutan (AES) dengan otentikasi dua faktor (email + SMS OTP melalui Twilio Verify), dan berinteraksi dengan penyedia layanan yang memenuhi syarat untuk tanda tangan yang memenuhi syarat (QES) ketika kasus penggunaan memerlukannya.

Setiap amplop yang dikirim melalui Certyneo secara otomatis menghasilkan PDF yang ditandatangani dengan footer audit, catatan waktu yang disimpan selama 10 tahun dan bukti yang dapat digunakan kembali jika terjadi perselisihan.

Temukan solusi tanda tangan elektronik Certyneo

FAQ

Apakah tanda tangan elektronik mempunyai nilai yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan?

Ya, asalkan tingkat tanda tangan disesuaikan dengan dokumen dan identitas penandatangan serta integritas dokumen dapat dibuktikan. Di Eropa, peraturan eIDAS menetapkan prinsip non-diskriminasi: tanda tangan tidak dapat ditolak sebagai bukti hanya karena bersifat elektronik.

Tingkat tanda tangan apa yang harus dipilih?

Untuk sebagian besar kasus sehari-hari (penawaran harga, pesanan pembelian, perjanjian internal), tanda tangan sederhana sudah cukup. Untuk kontrak kerja, sewa atau mandat, pilih tanda tangan lanjutan. Untuk suatu perbuatan yang mempunyai nilai hukum yang sangat kuat, pelajarilah tanda tangan yang memenuhi syarat.

Apakah tanda tangan elektronik gratis?

Beberapa platform menawarkan paket gratis untuk beberapa tanda tangan per bulan. Selain itu, alat ini dikenakan biaya.Lihat perbandingan gratis/berbayar.

Bisakah Anda masuk dari ponsel pintar?

Ya, semua platform modern mengizinkan penandatanganan dari ponsel cerdas atau tablet. Penandatangan mengklik tautan yang diterima melalui email dan dapat menandatangani langsung di layar sentuh.

Apa yang terjadi jika terjadi perselisihan?

Platform ini menyediakan jejak audit lengkap berdasarkan permintaan: stempel waktu, alamat IP, otentikasi, sidik jari kriptografi. Bukti yang dapat digunakan kembali ini diterima oleh pengadilan Perancis dan Eropa selama sesuai dengan eIDAS.

Kesimpulan

Tanda tangan elektronik bukan lagi sebuah alat: ini adalah alat produktivitas yang membagi siklus tanda tangan sebanyak 10, mengurangi biaya administrasi dan memberikan kemampuan penelusuran yang lebih baik dibandingkan kertas. Mulailah dengan dokumen berisiko rendah agar lebih familiar, lalu secara bertahap kembangkan ke semua proses Anda.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.