Kepatuhan Hukum dalam Hukum Ketenagakerjaan: Kewajiban Pemberi Kerja

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan adalah salah satu tantangan paling kompleks yang dihadapi pemberi kerja di Prancis dan Eropa. Antara persyaratan Kode Ketenagakerjaan, imperatif RGPD, perjanjian kolektif, dan evolusi konstan praktik digital, mempertahankan kepatuhan yang sempurna memerlukan organisasi yang ketat dan alat yang sesuai. Artikel ini memberikan gambaran lengkap tentang kewajiban pemberi kerja, risiko yang dihadapi dalam hal ketidaksesuaian, dan solusi konkret — khususnya tanda tangan elektronik untuk HR — untuk mengamankan proses dokumentasi Anda.

Fondasi Kepatuhan dalam Hukum Ketenagakerjaan

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan didasarkan pada serangkaian aturan imperatif yang harus dikuasai oleh setiap pemberi kerja, terlepas dari ukuran organisasinya.

Penyusunan dan Penyimpanan Kontrak Kerja

Kontrak kerja adalah dokumen dasar dari hubungan pemberi kerja-karyawan. Di Prancis, pasal L. 1242-12 Kode Ketenagakerjaan mengharuskan bentuk tertulis untuk KKJ, dengan ancaman pengubahan menjadi CDI. Untuk CDI penuh waktu, bentuk tertulis tidak secara hukum wajib tetapi merupakan persyaratan praktis dalam hal bukti dan keamanan hukum.

Sejak undang-undang ESSOC tahun 2018 dan ordonansi Macron tahun 2017, dedigitalisasi kontrak kerja sepenuhnya diakui. Pemberi kerja sekarang dapat menggunakan tanda tangan elektronik yang sesuai dengan eIDAS untuk memvalidasi kontrak, perubahan, dan dokumen HR, dengan syarat tingkat tanda tangan sesuai dengan risiko hukum yang terkait.

Durasi penyimpanan kontrak kerja ditetapkan sebesar 5 tahun setelah berakhirnya kontrak berdasarkan pasal L. 3243-4 Kode Ketenagakerjaan untuk slip gaji, dan 30 tahun untuk dokumen tertentu yang terkait dengan pensiun (daftar riwayat karir, bukti pajanan profesional). Jangka waktu ini memerlukan manajemen dokumen yang terstruktur dan dapat dilacak.

Daftar Wajib dan Penyimpanan Dokumen Sosial

Pemberi kerja berkewajiban untuk mempertahankan beberapa daftar dan dokumen wajib:

• Daftar unik personel (pasal L. 1221-13 Kode Ketenagakerjaan): setiap karyawan harus terdaftar saat perekrutan, dalam urutan kronologis. Penyimpanan yang tidak benar mengakibatkan denda 750 € per karyawan yang tidak terdaftar.

• Dokumen Evaluasi Risiko Keselamatan Kerja Unik (DUERP): dibuat wajib oleh dekrit 5 November 2001, harus diperbarui setidaknya sekali setahun dan disimpan selama 40 tahun sejak undang-undang 2 Agustus 2021.

• Peraturan internal: wajib untuk perusahaan dengan minimal 50 karyawan (pasal L. 1311-2), harus didaftarkan di kantor Dewan Konsiliasi dan Arbitrase Tenaga Kerja.

• Perjanjian perusahaan dan protokol dari badan perwakilan personel (CSE): penyimpanan mereka penting dalam kasus persengketaan.

Perlindungan Data Pribadi Karyawan: Kewajiban RGPD

Sejak RGPD (Regulasi Perlindungan Data Umum) mulai berlaku pada Mei 2018, pemberi kerja dikenai kewajiban khusus sebagai pengontrol data pribadi karyawan mereka.

Dasar Hukum Pemrosesan HR

Hubungan kerja menghasilkan berbagai pemrosesan data: manajemen gaji, pelacakan cuti, evaluasi profesional, kontrol akses, geolokasi kendaraan layanan, pengawasan video... Setiap pemrosesan harus didasarkan pada dasar hukum yang teridentifikasi di antara enam yang disediakan oleh pasal 6 RGPD.

Untuk manajemen HR, dasar hukum yang paling umum adalah:

• Pelaksanaan kontrak kerja: gaji, manajemen cuti, pengembalian biaya.

• Kewajiban hukum: deklarasi sosial, kesehatan kerja.

• Kepentingan sah pemberi kerja: kontrol penggunaan alat IT, dengan mempertahankan penghormatan hak karyawan.

Persetujuan karyawan jarang merupakan dasar hukum yang valid dalam konteks profesional, mengingat ketidakseimbangan yang melekat pada hubungan kerja, seperti yang diingatkan CNIL dalam pedoman mereka.

Pendaftaran Aktivitas Pemrosesan dan Hak Karyawan

Setiap pemberi kerja dengan minimal 250 karyawan (dan sering di bawah itu, ketika pemrosesan menghadirkan risiko tinggi) harus mempertahankan daftar aktivitas pemrosesan (pasal 30 RGPD). Daftar ini mencatat setiap pemrosesan, tujuannya, data yang dikumpulkan, penerima, dan durasi penyimpanan.

Karyawan mendapat manfaat dari semua hak RGPD: hak akses, hak koreksi, hak untuk dihapus (dalam batas kewajiban penyimpanan hukum), hak untuk pembatasan pemrosesan, dan hak portabilitas. Pemberi kerja umumnya memiliki satu bulan untuk merespons permintaan penggunaan hak apa pun.

Dalam hal pelanggaran data (kebocoran, peretasan, kehilangan tidak disengaja), pemberi kerja harus memberitahu CNIL dalam 72 jam dan, jika pelanggaran menghadirkan risiko tinggi bagi hak dan kebebasan individu, memberi tahu karyawan yang terkena dampak.

Dedigitalisasi Dokumen HR: Kerangka dan Praktik Terbaik

Transformasi digital sumber daya manusia telah mempercepat secara signifikan. Penyerahan slip gaji digital, tanda tangan elektronik kontrak dan perubahan, atau manajemen dokumen onboarding elektronik saat ini adalah praktik umum. Namun mereka harus patuh pada aturan yang tepat.

Penyerahan Elektronik Slip Gaji

Sejak Undang-undang Kerja 8 Agustus 2016, penyerahan elektronik slip gaji diizinkan tanpa perjanjian karyawan sebelumnya, dengan syarat pemberi kerja menjamin:

• Integritas data yang ditransmisikan.

• Ketersediaan slip gaji selama minimal 50 tahun atau hingga usia 75 tahun karyawan.

• Kerahasiaan: hanya karyawan yang terkait yang dapat mengakses slip gajinyanya.

Karyawan dapat kapan saja menolak penyerahan elektronik dan menuntut versi kertas.

Tanda Tangan Elektronik Kontrak Kerja dan Dokumen HR

Penggunaan tanda tangan elektronik di perusahaan telah umum untuk kontrak kerja, perubahan, surat penugasan, dan dokumen onboarding. Regulasi eIDAS membedakan tiga tingkat tanda tangan:

• Tanda Tangan Elektronik Sederhana (SES): cukup untuk dokumen dengan risiko rendah (pengakuan penerimaan, formulir internal).

• Tanda Tangan Elektronik Canggih (SEA): direkomendasikan untuk kontrak kerja standar, KKJ, perubahan.

• Tanda Tangan Elektronik Berkualifikasi (SEQ): setara dengan tanda tangan tulisan tangan, diperlukan untuk dokumen yang paling sensitif.

Untuk kontrak kerja, tanda tangan canggih atau berkualifikasi memberikan keamanan hukum optimal. Solusi tanda tangan elektronik yang sesuai tidak hanya mempercepat proses perekrutan tetapi juga menjamin ketertelusuran dan integritas dokumen yang ditandatangani, elemen penentu dalam hal sengketa tenaga kerja.

Manajemen Dokumen Elektronik (GED) dan Pengarsipan Bukti

Pengarsipan elektronik dengan nilai bukti didasarkan pada beberapa persyaratan teknis: cap waktu berkualifikasi, segel dokumen, ketertelusuran akses, dan integritas yang dijamin seiring waktu. Persyaratan ini didefinisikan oleh standar NF Z 42-020 dan rekomendasi ANSSI.

Pemberi kerja yang tidak dapat menghadirkan di hadapan Dewan Konsiliasi dan Arbitrase Tenaga Kerja kontrak kerja yang ditandatangani atau perubahan dalam bentuk yang benar menghadapi kemungkinan argumennya melemah. Pengarsipan bukti adalah investasi keamanan hukum, bukan sekadar biaya teknis.

Kesehatan dan Keselamatan, Pelecehan, dan Diskriminasi: Kewajiban Proaktif

Kepatuhan dalam hukum ketenagakerjaan tidak terbatas pada manajemen dokumentasi. Ini mencakup kewajiban substantif dalam pencegahan risiko dan perlindungan karyawan.

Kewajiban Keselamatan Ulang Ditinjau

Sejak keputusan Asbes 2002, Mahkamah Agung telah menetapkan kewajiban keselamatan hasil di pihak pemberi kerja. Sejak 2015, yurisprudensi telah berkembang ke arah kewajiban keselamatan cara yang diperkuat: pemberi kerja yang membuktikan telah mengambil semua tindakan yang diperlukan yang disediakan dalam pasal L. 4121-1 dan seterusnya Kode Ketenagakerjaan dapat membebaskan diri dari tanggung jawabnya.

Secara konkret, ini berarti:

• Evaluasi risiko yang teratur dan terdokumentasi (DUERP).

• Implementasi tindakan pencegahan dan pelatihan.

• Organisasi penyelamatan dan penunjukan karyawan yang kompeten atau layanan pencegahan.

Pencegahan Pelecehan Moral dan Seksual

Sejak undang-undang 5 September 2018, setiap pemberi kerja dengan minimal 250 karyawan harus menunjuk rujukan pelecehan seksual dalam CSE. Selain itu, pemberi kerja berkewajiban mengambil tindakan pencegahan (informasi, pelatihan) dan kuratif (penyelidikan internal, sanksi disiplin) segera setelah mengetahui fakta yang mungkin merupakan pelecehan.

Pasal L. 1153-5 Kode Ketenagakerjaan mengharuskan pemberi kerja mengambil semua tindakan yang diperlukan untuk mencegah tindakan pelecehan seksual. Ketiadaan prosedur internal atau pelatihan dapat melibatkan tanggung jawab sipil dan pidana pemberi kerja, terlepas dari itikad baiknya.

Perlindungan dari Diskriminasi dan Kesetaraan Profesional

Pasal L. 1132-1 Kode Ketenagakerjaan membuat daftar 25 kriteria diskriminasi terlarang (asal, jenis kelamin, usia, disabilitas, orientasi serikat pekerja, dll.). Pemberi kerja harus memastikan proses perekrutan, evaluasi, dan promosi bebas dari bias diskriminatif apa pun, termasuk dalam algoritma pemilihan jika alat kecerdasan buatan digunakan.

Indeks kesetaraan profesional antara wanita dan pria, didirikan oleh undang-undang Masa Depan Profesional 5 September 2018, wajib untuk perusahaan dengan minimal 50 karyawan sejak 2020. Perhitungan, publikasi, dan kemungkinan tindakan korektif harus terdokumentasi dan dapat dilacak.

Kerangka Hukum yang Berlaku untuk Kepatuhan dalam Hukum Ketenagakerjaan

Kepatuhan hukum pemberi kerja terdaftar dalam corpus normatif yang padat dan berjenjang, mengartikulasikan hukum nasional dan hukum Eropa.

Kode Ketenagakerjaan Prancis: pasal L. 1221-1 dan seterusnya mengatur pembentukan dan pelaksanaan kontrak kerja. Pasal L. 1242-12 mengharuskan bentuk tertulis untuk KKJ. Pasal L. 4121-1 hingga L. 4121-5 mendefinisikan kewajiban umum pencegahan risiko profesional. Pasal L. 3243-4 menetapkan tenggat waktu penyimpanan slip gaji.

Kode Sipil: pasal 1366 dan 1367 Kode Sipil, yang berasal dari ordonansi 10 Februari 2016, mengakui nilai hukum tulisan elektronik dan tanda tangan elektronik. Pasal 1366 menetapkan bahwa "tulisan elektronik memiliki kekuatan bukti yang sama dengan tulisan di atas kertas, tunduk pada identifikasi yang layak dari orang dari mana asalnya dan bahwa itu ditetapkan dan dipertahankan dalam kondisi yang menjamin integritasnya". Pasal 1367 memperjelas bahwa "tanda tangan yang diperlukan untuk penyempurnaan tindakan hukum mengidentifikasi penulisnya" dan bahwa "ketika elektronik, itu terdiri dari penggunaan proses identifikasi yang andal menjamin hubungannya dengan tindakan yang melekatnya".

Regulasi eIDAS n° 910/2014/UE: regulasi Eropa ini, langsung dapat diterapkan di semua negara anggota sejak 1 Juli 2016, mendefinisikan tiga tingkat tanda tangan elektronik (sederhana, canggih, berkualifikasi) dan nilai hukumnya. Tanda tangan berkualifikasi mendapat manfaat dari anggapan hukum keandalan yang setara dengan tanda tangan tulisan tangan. Regulasi eIDAS 2.0, mulai berlaku Mei 2024, memperkuat kerangka dengan pengenalan dompet identitas digital Eropa (EUDIW).

RGPD n° 2016/679/UE: pasal 5 hingga 11 mendefinisikan prinsip keabsahan, kesetiaan, transparansi, dan pembatasan tujuan yang berlaku untuk semua pemrosesan data karyawan. Pasal 83 menyediakan denda hingga 20 juta euro atau 4% pendapatan tahunan global dalam kasus pelanggaran serius. Di Prancis, Undang-undang Informatika dan Kebebasan 6 Januari 1978, yang diubah pada 2018, melengkapi kerangka ini.

Standar ETSI: standar ETSI EN 319 132 mendefinisikan format tanda tangan elektronik canggih XAdES, PAdES, dan CAdES yang digunakan dalam solusi yang sesuai eIDAS. Standar ETSI EN 319 401 menetapkan kebijakan umum yang berlaku untuk penyedia layanan kepercayaan.

Undang-undang Kerja 8 Agustus 2016: membersihkan penyerahan elektronik slip gaji dan membuka jalan untuk dedigitalisasi dokumen HR dalam kerangka yang aman.

Risiko hukum dalam hal ketidaksesuaian: pemberi kerja menghadapi sanksi pidana (penghalang kejahatan, pelanggaran aturan kesehatan dan keselamatan), sipil (ganti rugi kepada karyawan), administratif (denda CNIL, penelusuran URSSAF), dan pengubahan kontrak sementara menjadi CDI. Tanggung jawab pribadi pemimpin dapat terlibat dalam kasus kesalahan yang tidak dapat dimaafkan atau pelanggaran pidana yang terbukti.

Skenario Penggunaan Konkret

Skenario 1: PME layanan dalam fase pertumbuhan pesat

PME layanan digital sekitar 80 karyawan, dalam fase perekrutan yang kuat, menandatangani kontrak kerja dan perubahannya melalui surat pos. Waktu rata-rata antara pengiriman kontrak dan penerimaan yang ditandatangani melebihi 12 hari kerja, memperpanjang proses onboarding secara signifikan dan menghasilkan risiko hukum (karyawan mulai bekerja tanpa kontrak yang ditandatangani kembali).

Dengan menerapkan solusi tanda tangan elektronik canggih yang sesuai eIDAS untuk semua alur kerja HR (kontrak CDI/KKJ, perubahan, piagam IT, dokumen DUERP), PME ini mengurangi tenggat waktu ini menjadi kurang dari 24 jam dalam 90% kasus. Ketertelusuran lengkap tanda tangan — cap waktu, jejak audit, penyimpanan aman — memperkuat postur hukumnya dalam hal sengketa tenaga kerja. Keuntungan diperkirakan dalam waktu administratif mewakili sekitar pengurangan 40% dalam waktu yang didedikasikan untuk manajemen dokumen HR.

Skenario 2: Grup industri multi-situs dengan kewajiban RGPD kompleks

Grup industri berukuran menengah (ETI), mengoperasikan beberapa situs produksi dengan sekitar 600 karyawan, menghadapi kewajiban RGPD yang kompleks: pemrosesan data sensitif yang terkait dengan kesehatan kerja, geolokasi kendaraan layanan, pengawasan video akses, manajemen otorisasi dan pelatihan wajib.

Setelah audit kepatuhan, DPO grup mengidentifikasi lebih dari 35 pemrosesan data HR yang tidak atau salah terdokumentasi dalam daftar aktivitas pemrosesan. Dengan menstruktur proses dedigitalisasi dan mengadopsi alat manajemen dokumen elektronik dengan nilai bukti, grup dapat:

• Mendokumentasikan semua pemrosesan dan dasar hukumnya.

• Mengotomatisasi prosedur respons ke hak akses karyawan.

• Mengurangi 60% waktu pemrosesan permintaan RGPD internal.

• Mengamankan pengarsipan kontrak dengan durasi penyimpanan yang dijamin secara kontraktual.

Skenario 3: Jaringan waralaba di restoran

Jaringan waralaba dalam makanan cepat saji, terdiri dari sekitar 50 lokasi dan sekitar 900 karyawan secara keseluruhan, harus mengelola volume KKJ musiman dan tambahan yang sangat tinggi, dengan kontrak kadang-kadang ditutup dalam keadaan mendesak. Kurangnya formalisasi tertulis sebelumnya mengekspos kepala jaringan dan waralaba terhadap risiko sistemik pengubahan menjadi CDI.

Dengan menstandarkan penggunaan model kontrak pra-isi dan ditandatangani secara elektronik melalui seluler — karyawan dapat menandatangani dari smartphone mereka dalam waktu kurang dari 5 menit — jaringan telah mengurangi risiko pengubahan dan membagi tiga tingkat kontrak yang tidak dikembalikan ditandatangani. Penggunaan model kontrak yang sesuai dikombinasikan dengan tanda tangan elektronik yang dapat dilacak menjadi aset penentu selama inspeksi tenaga kerja.

Kesimpulan

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan adalah imperatif yang tidak dapat dinegosiasikan bagi setiap pemberi kerja, terlepas dari ukuran organisasinya. Ini mencakup kewajiban beragam dan saling bergantung: penyusunan dan penyimpanan kontrak, perlindungan data pribadi karyawan, pencegahan risiko profesional, kesetaraan profesional, dan perlindungan dari diskriminasi. Pelanggaran mengekspos pada sanksi keuangan, pidana, dan reputasi yang dampaknya dapat signifikan.

Dedigitalisasi proses HR, dan khususnya penggunaan tanda tangan elektronik berkualifikasi atau canggih, mewakili salah satu lever paling efektif hari ini untuk mengamankan kepatuhan dokumentasi sambil mendapatkan efisiensi operasional. Certyneo menemani Anda dalam transformasi ini dengan solusi yang sesuai eIDAS, dirancang untuk kebutuhan tim HR dan hukum.

Siap mengamankan proses HR Anda? Temukan Certyneo dan mulai gratis hari ini.