Cara mengarsipkan dokumen yang ditandatangani secara elektronik

Mengapa mengarsipkan dengan benar

Mengapa mengarsipkan dengan benar

Dokumen yang ditandatangani secara elektronik hanya memiliki nilai jika buktinya tetap dapat dikonsultasikan dan diverifikasi selama seluruh periode hukum — terkadang 10, 20, bahkan 30 tahun. Pengarsipan yang ceroboh = bukti yang melemah jika terjadi perselisihan.

• Jangka waktu yang harus dihormatiKontrak dagang
• : 10 tahun (KUHD)Kontrak kerja
• Kontrak kerja: 5 tahun setelah berakhir
• Faktur: 10 tahun (akuntansi), 6 tahun (pajak)
• Sewa: jangka waktu + 5 tahun
• : jangka waktu + 5 tahunAkta Notaris

: 30 tahunAsuransi: 2 sd 10 tahun tergantung jenisSimpanDitandatangani PDF

Ditandatangani PDF

• dan jejak audituntuk periode terlama yang berlaku.
• Format arsipPAdES-B-B ⬥⬥⬥: tanda tangan dasar dan sederhana
• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + stempel waktu yang memenuhi syaratPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + stempel waktu yang memenuhi syarat
• PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + rantai sertifikatPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + stempel waktu berkala (multi-dekadal)

Untuk pengarsipan yang panjang, pilihPAdES-B-LTA.

3 opsi pengarsipan

3 opsi pengarsipan

1. Pengarsipan yang dialihdayakan (platform)

Platform tanda tangan menyimpan dokumen Anda selama X tahun. Termasuk dalam sebagian besar rencana.Keuntungan ⬥⬥⬥: mudah, sesuai eIDASKekurangan ⬥⬥⬥: ketergantungan pada penyedia layanan, reversibilitas untuk diverifikasi2. Pengarsipan internal

2. Pengarsipan internal

Dokumen Anda disimpan di server Anda atau SAE khusus.

Keuntungan ⬥⬥⬥: kontrol totalKekurangan ⬥⬥⬥: biaya, diperlukan keterampilan internal3. SAE dengan nilai pembuktianSistem Pengarsipan Elektronik Bersertifikat

NF Z42-013

NF Z42-013. Tingkat kepatuhan tertinggi.Keuntungan ⬥⬥⬥: anggapan keandalan hukum

Kekurangan ⬥⬥⬥: biaya tinggi, terlalu besar untuk UKMPraktik terbaikSimpanSimpan

PDF + jejak audit ⬥⬥⬥, tidak pernah satu pun tanpa yang lain

• Redundansi ⬥⬥⬥: multi-situs, multi-dukunganVerifikasi berkala ⬥⬥⬥: setiap 6-12 bulan, konfirmasikan bahwa dokumen dapat dibacaDokumentasi ⬥⬥⬥: prosedur tertulis
• Tes restorasi tahunanTes restorasi tahunan
• ⬥⬥⬥ Kesalahan yang sering terjadiSimpan hanya PDF, bukan file jejak audit
• Simpan di satu media (hard drive internal)Gunakan cloud tanpa klausul penyimpanan
• Lupakan durasi khusus untuk sektor tertentuJangan uji pemulihan

Jangan uji pemulihan

• Migrasi arsip
• Jika Anda mengubah penyedia tanda tangan:
• Ekspor semua dokumen yang ditandatangani + audit jejak
• Impor ke sistem baru atau SAE khusus
• Periksa integritas (sidik jari SHA-256)

Periksa integritas (sidik jari SHA-256)

Pertahankan akses sementara ke sistem lama

1. Kasus nyata: penyedia layanan perubahan UKM
2. UKM dengan 50 karyawan, 3000 dokumen yang ditandatangani terakumulasi selama 5 tahun. Migrasi:
3. ekspor otomatis melalui API
4. impor ke penyedia layanan baru + SAE eksternal sebagai cadangan

verifikasi berdasarkan sampel (50 dokumen diperiksa)

verifikasi berdasarkan sampel (50 dokumen diperiksa)

• penyedia layanan lama dihentikan setelah 3 bulan
• Total durasi: 4 minggu. Nol kerugian.
• Bagaimana Certyneo membantu Anda
• Certyneo menyertakan

10 tahun pengarsipan

10 tahun pengarsipan

di semua paket, dengan redundansi geografis di UE, pembuatan versi, dan menyelesaikan ekspor kapan saja (reversibilitas total). Format PAdES-B-T secara default, PAdES-B-LTA opsional untuk dokumen penting.Temukan solusi tanda tangan elektronik CertyneoFAQ

Haruskah saya mencetak dokumen yang saya tandatangani?

Tidak, tidak berguna dan kontraproduktif (kehilangan nilai pembuktian).

Apakah cloud standar (Google Drive, Dropbox) cukup?

Apakah cloud standar (Google Drive, Dropbox) cukup?

Untuk PDF ya, tapi tidak untuk nilai pembuktian. Mendukung pengarsipan khusus.

Apa yang harus saya lakukan jika platform tanda tangan saya ditutup?

PDF PAdES tetap dapat diverifikasi secara offline. Ekspor jejak audit secara teratur.

Haruskah arsip dienkripsi?

Direkomendasikan untuk dokumen sensitif. Berhati-hatilah untuk menyimpan kunci dalam waktu lama.

Direkomendasikan untuk dokumen sensitif. Berhati-hatilah untuk menyimpan kunci dalam waktu lama.

Kapan periode 10 tahun dimulai?

Untuk kontrak komersial: akhir pelaksanaan. Untuk kontrak kerja: akhir kontrak.

Kesimpulan

Pengarsipan yang baik adalah asuransi jiwa tanda tangan elektronik Anda. Pilih formula yang disesuaikan dengan tantangan Anda (dialihdayakan untuk sebagian besar UKM, SAE NF Z42-013 untuk kasus kritis), uji secara rutin.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.