Elektronički potpis zapisnika glavne skupštine udruge na mreži
Zapisnik redovne (AGO) ili vanredne (AGE) skupštine udruge zakon 1901, elektronički potpisani od strane upravnog odbora (predsjedatnik, tajnik, izbrojači). U skladu sa zakonom od 1. julija 1901, uredbom br. 2020-321 o daljinskim skupštinama (trajno) i uredbom eIDAS — napredni potpis preporučen, glasovanje po korespondenciji kompatibilno, arhiviranje 10 godina uključeno.
- Pravni okvir
- Zakon 1901 · uredba 2020-321
- Razina potpisa
- AES eIDAS preporučeno
- Zakonsko arhiviranje
- 10 godina uključeno
Što je zapisnik skupštine udruge?
Zapisnik skupštine je dokument koji formalizira odluke koje su donesene na skupštini članova udruge. Redovna skupština (AGO) odobrava godišnje račune i obnavlja upravni odbor; vanredna skupština (AGE) mijenja statute ili raspušta udružu. Nijedan tekst zakona 1901 ne zahtijeva vlastoručni potpis zapisnika. Uredba br. 2020-321 od 25. ožujka 2020 (izvorno Covid, trajno) dopušta daljinske ili hibridne skupštine s glasovanjem po korespondenciji i elektroničkim potpisom zapisnika od strane upravnog odbora.
Zašto elektronički potpisati?
Daljinska skupština — ogromna ušteda
Uredba od 25. ožujka 2020 trajno omogućava održavanje daljinskih ili hibridnih skupština. Nije potrebno fizički okupiti sve članove. Glasovanje po korespondenciji + elektronički potpis zapisnika od strane upravnog odbora — ušteda od nekoliko tjedana, lako dostižan kvorumi.
Više potpisnika (predsjedatnik, upravni odbor)
Zapisnik je potpisao predsjedatnik, tajnik i izbrojači. Naš tok upravlja sekvencijalnim ili paralelnim potpisom. Svaki potpisnik prima individualni sigurni poveznik zaštićen OTP SMS kodom.
R
Od trajne uredbe 2020, registar zapisnika udruge može biti vođen u dematerijaliziranom obliku. Certyneo automatski arhivira svaki potpisani zapisnik u sukladnom digitalnom registru, dostupan u jednom kliku za bilo koji audit ili spor.
Audit trail koji se može priložiti
Svaki zapisnik isporučuje se s PDF dokazima: identitet potpisnika, kvalificirani vremenski žig, SHA-256 heš, OTP SMS, IP. Može se priložiti u slučaju spora o donosanim rezolucijama, redovitosti skupštine ili kvorumu.
Postupak u 4 koraka
Od pripreme do zakonskog arhiviranja, za manje od 5 minuta.
1. Pripremite zapisnik
Učitajte postojeći zapisnik ili počnite od obraska u skladu sa zakonom. Obavezni elementi: datum, mjesto (ili modalnosti na daljinu), identitet prisutnih/predstavljenih članova, rezolucije na glasovanje, rezultati glasovanja, potpis upravnog odbora.
2. Dodajte potpisnike upravnog odbora
Predsjedatnik + tajnik + eventualni izbrojači. Svaki prima personalizirani sigurni poveznik putem e-pošte s OTP SMS kodom na njegov vlastiti broj.
3. Odaberite razinu eIDAS
Napredni potpis (AES) preporučeno za zapisnik skupštine: provjera identiteta putem OTP SMS, jedinstveni certifikat po potpisniku, kvalificirani vremenski žig. Kompatibilno s dematerijaliziranim registrom zapisnika.
4. Potpiši i arhiviraj
Svaki potpisnik potpisuje sa svojeg telefona ili računala. Finalizovani zapisnik + PDF dokaza arhiviran je 10 godina automatski. Za izmjene statuta (AGE), prijava u prefekturi u roku od 3 mjeseca.
Često postavljana pitanja
- Može li se zapisnik skupštine udruge elektronički potpisati?
- Da, bez ograničenja. Nijedan tekst zakona 1901 ne zahtijeva vlastoručni potpis. Član 1366 Građanskog zakona priznaje elektroničkom pisanju istu dokaznu vrijednost kao papirnom pisanju. Napredni potpis Certyneo zadovoljava dokazne zahtjeve.
- Može li se skupština udruge održati potpuno na daljinu?
- Da — uredba br. 2020-321 od 25. ožujka 2020 (trajno) dopušta daljinske ili hibridne skupštine udruženja s glasovanjem po korespondenciji, videokongresijom ili telefonskom konferencijom. Zapisnik je zatim potpisao upravni odbor s naprednim potpisom.
- Koji članovi upravnog odbora moraju potpisati zapisnik?
- Najmanje predsjedavajući sjednice i tajnik (uloga pisca zapisnika). Revidirajući članovi mogu također potpisati kako bi ojačali dokaznu vrijednost. Certyneo upravlja ovom konfigurijom višestrukog potpisnika sekvencijalno ili paralelno.
- Mora li se zapisnik redovne skupštine negdje deponirati?
- Nije obavezno. Za redovnu skupštinu (odobrenje računa, obnova uprave), zapisnik se arhivira interno. Za izvanrednu skupštinu (izmjena statuta), mora se priložiti deklaraciji o izmjeni na префектури (član 5. zakona 1901.) u roku od 3 mjeseca.
- Koliko dugo je potrebno čuvati zapisnike?
- Cijelo vrijeme trajanja udruženja + 10 godina nakon raskida. Za udruženja koja primaju javne subvencije, čuvanje dokaza 10 godina (član L1611-4 CGCT). Certyneo automatski arhivira.
- Može li nadzornik računa potpisati zapisnik odobrenja računa?
- Za udruženja >153k€ subvencija (član L612-4 CMF), nadzornik comptesa izrađuje izvješće priloženo zapisniku, ali sam ne potpisuje zapisnik (potpisuje uprava). Izvješće nadzornika može se potpisati elektronički odvojeno.
- Koja je razina potpisa za zapisnik skupštine?
- Napredni potpis (AES) preporučen. Donosi presumpciju pouzdanosti (član 1367. Građanskog zakona) i zadovoljava zahtjeve dokaznosti u slučaju osporavanja rezolucije od strane člana koji se protivi.
- Je li elektronički potpisani zapisnik primjenjiv u slučaju osporavanja?
- Da — francuska pravna praksa priznaje elektronički potpis u skladu sa eIDAS. Certyneo audit trail dokazuje datum skupštine, identitet potpisnika uprave, nepromijenjenost PDF-a — primjenjivo pred sudom.
Također čitati
Potpišite svoj sljedeći zapisnik skupštine online
Besplatan trajni plan (5 koverta / mjesec), bez kreditne kartice. U skladu sa zakonom 1901. i eIDAS. Skupština na daljinu i demiaterijalizirani registar uključeni.