Je li potrebna suglasnost zaposlenika za digitalizaciju njegovih putnih listi?

Ne — od zakona Macron (1. siječnja 2017.), poslodavac može dostaviti putnu listu u elektroničkom obliku bez prethodne suglasnosti zaposlenika, pod uvjetom da ga obavijesti najmanje mjesec dana unaprijed bilo kojim sredstvom (pismo, email, objava). Zaposlenik se može u bilo kojem trenutku usprotiviti i dobiti povratak na papirni format u najkraćem mogućem roku.

Kako zaposlenik pristupa svojim putnim listama?

Svaki zaposlenik ima pristup svojem osobnom digitalnom trezoru koristeći korisničko ime + lozinku ili OTP SMS. Može pregledavati, preuzimati i ispisivati svoje putne liste u bilo kojem trenutku, čak i nakon napuštanja tvrtke. Trezor je kompatibilan s budućim prijenosom na osobni račun za aktivnost (CPA).

Može li zaposlenik odbiti digitalizaciju?

Da — u bilo kojem trenutku. Zaposlenik obavijesti svoj odbijanje poslodavcu (pismo, email, obično pismo). Poslodavac se tada mora vratiti na papirni format "u najkraćem mogućem roku" (sudska praksa: najviše 3 mjeseca). Nijedan razlog nije potreban i nikakva sankcija ne može biti primijenjena.

Koja obaveznaData na putnoj listi?

Identitet poslodavca i zaposlenika, razdoblje obračuna, trajanje rada, osnovnu plaću, premije, odbite iznose, detaljne socijalne doprinose (od pojednostavljene putne liste 2018), neto dohodak, neto isplatu, godišnje odmore, stopu države od izvora. Nema razlike s papirnom putnom listom — samo se nosač mijenja.

Što se događa ako se tvrtka zatvori ili kupi?

Digitalni trezor ostaje dostupan zaposleniku čak i nakon prestanka ugovora o radu ili likvidacije tvrtke. Certyneo jamči prenosivost podataka prema novom pružatelju usluge u slučaju promjene pružatelja, u skladu s uredbom 2016-1762.

Koja je razina potpisa za poslodavca?

Napredni potpis (AES) preporučen za poslodavca ili delegata za obračun plaća: provjera identiteta putem OTP SMS, jedinstveni certifikat, kvalificirani vremenski žig. U skladu s člankom 26 Uredbe eIDAS i kompatibilan s zahtjevima integriteta Uredbe 2016-1762.

Je li digitalizirana putna lista dokaziva pred radnim sudom?

Da — napredni elektronički potpis (AES) daje putnoj listi istu dokaznu vrijednost kao papirna putna lista (članak 1366 Građanskog zakonika). U slučaju spora oko postojanja ili sadržaja putne liste, poslodavac prilaže Certyneov audit trail koji dokazuje datum dostupnosti, identitet zaposlenika primatelja i integritet dokumenta.

Zakon o radu čl. L3243-2 · zakon Macron · digitalni trezor 50 godina

Dematerijaliziraj i potpiši plaću online

Dematerijalizirana plaća dostavljena radniku s punom zakonskom vrijednosti. Sukladan članku L3243-2 Zakona o radu (zakon Macron od 6. kolovoza 2015.) i uredbi broj 2016-1762 — čuvanje 50 godina (ili do 75. godine radnika), pretpostavljeni pristanak radnika, pravo na izričiti prigovor, digitalni trezor uključen.

Pravni okvir: Art. L3243-2 — zakon Macron
Razina potpisa: Preporučena AES eIDAS
Zakonska arhivacija: 50 godina ili do 75. godine zaposlenika

Što je digitalizirana putna lista?

Digitalizirana putna lista je elektronička verzija putne liste, dostupna zaposleniku u sigurnom digitalnom trezoru. Od zakona Macron od 6. kolovoza 2015. (članak 54) i uredbe od 16. prosinca 2016., poslodavac može dostaviti putnu listu u elektroničkom obliku bez prethodne suglasnosti zaposlenika, pod uvjetom da ga obavijesti najmanje mjesec dana unaprijed i poštuje uvjete arhiviranja (50 godina ili do 75. godine zaposlenika — rok koji pokriva moguću rekonstrukciju karijere za mirovinu). Zaposlenik se može u bilo kojem trenutku usprotiviti i zatražiti povratak na papirni format.

Zašto digitalizirati putne liste?

Ušteda troškova slanja

Bez tiska, omotnica, maraka, ličnog doručivanja. Na 50 putnih listi/mjesec, tipična ušteda je 1.500-3.000 € godišnje za malu i srednju tvrtku — bez računanja vremena HR-a posvećenog arhiviranju papira.

Digitalni trezor 50 godina

Svaki zaposlenik ima pristup svojem osobnom digitalnom trezoru koji čuva sve njegove putne liste tijekom 50 godina (ili do 75. godine), u skladu s regulatornim zahtjevima. Kompatibilan je s budućim prijenosom na osobni račun za aktivnost (CPA).

Pretpostavljena suglasnost — bez prethodnog dogovora

Od 2017. godine, poslodavac više ne treba prikupljati izričitu suglasnost zaposlenika za prelazak na elektroničku putnu listu. Dovoljna je pisana obavijest mjesec dana unaprijed. Zaposlenik se može u bilo kojem trenutku usprotiviti i vratiti se na papirni format.

Audit trail koji se može priložiti

Svaka putna lista isporučuje se s PDF dokazom: identitet zaposlenika primatelja, vremenski žig dostupnosti, SHA-256 heš dokumenta, dnevnik pregleda. Može se priložiti u slučaju spora prije radnog suda oko postojanja ili sadržaja putne liste.

Digitalizacija putne liste u 4 koraka

Od generiranja putne liste do dostupnosti u digitalnom trezoru, u manje od 5 minuta.

1. Obavijestite zaposlenike
Pošalite pismo ili email obavijesti zaposlenicima najmanje 1 mjesec prije prve elektroničke dostupnosti. Navedite uvjete pristupa trezoru, trajanje arhiviranja i pravo na prigovor. Predložak je dostupan u Certyneou.
2. Uvezite putne liste
Učitajte skupinu putnih listi (PDF) iz softvera za obračun plaća. Certyneo se integrira s glavnim SaaS softverima za obračun plaća (Silae, Sage, PayFit, itd.). Automatska detekcija zaposlenika primatelja.
3. Elektronički potpis (poslodavac)
Napredni potpis (AES) putne liste od strane poslodavca ili delegata za obračun plaća. Kvalificirani vremenski žig dostupnosti. U skladu s člankom L3243-2 i uredbom 2016-1762.
4. Dostupnost u digitalnom trezoru
Svaki zaposlenik dobije obavijest putem emaila + pristupa svojoj putnoj listi preko svojeg osobnog digitalnog trezora. Arhiviranja tijekom 50 godina je automatsko, izvoz PDF-a je dostupan u bilo kojem trenutku.

Često postavljena pitanja

Je li potrebna suglasnost zaposlenika za digitalizaciju njegovih putnih listi?: Ne — od zakona Macron (1. siječnja 2017.), poslodavac može dostaviti putnu listu u elektroničkom obliku bez prethodne suglasnosti zaposlenika, pod uvjetom da ga obavijesti najmanje mjesec dana unaprijed bilo kojim sredstvom (pismo, email, objava). Zaposlenik se može u bilo kojem trenutku usprotiviti i dobiti povratak na papirni format u najkraćem mogućem roku.
Koliko dugo se moraju čuvati digitalizirane putne liste?: 50 godina od datuma putne liste, ILI do 75. godine zaposlenika (članak D3243-8 Zakona o radu). Taj rok pokriva moguću rekonstrukciju karijere za mirovinu. Certyneo automatski arhivira svaku putnu listu tijekom tog razdoblja u konforman digitalni trezor.
Kako zaposlenik pristupa svojim putnim listama?: Svaki zaposlenik ima pristup svojem osobnom digitalnom trezoru koristeći korisničko ime + lozinku ili OTP SMS. Može pregledavati, preuzimati i ispisivati svoje putne liste u bilo kojem trenutku, čak i nakon napuštanja tvrtke. Trezor je kompatibilan s budućim prijenosom na osobni račun za aktivnost (CPA).
Može li zaposlenik odbiti digitalizaciju?: Da — u bilo kojem trenutku. Zaposlenik obavijesti svoj odbijanje poslodavcu (pismo, email, obično pismo). Poslodavac se tada mora vratiti na papirni format "u najkraćem mogućem roku" (sudska praksa: najviše 3 mjeseca). Nijedan razlog nije potreban i nikakva sankcija ne može biti primijenjena.
Koja obaveznaData na putnoj listi?: Identitet poslodavca i zaposlenika, razdoblje obračuna, trajanje rada, osnovnu plaću, premije, odbite iznose, detaljne socijalne doprinose (od pojednostavljene putne liste 2018), neto dohodak, neto isplatu, godišnje odmore, stopu države od izvora. Nema razlike s papirnom putnom listom — samo se nosač mijenja.
Što se događa ako se tvrtka zatvori ili kupi?: Digitalni trezor ostaje dostupan zaposleniku čak i nakon prestanka ugovora o radu ili likvidacije tvrtke. Certyneo jamči prenosivost podataka prema novom pružatelju usluge u slučaju promjene pružatelja, u skladu s uredbom 2016-1762.
Koja je razina potpisa za poslodavca?: Napredni potpis (AES) preporučen za poslodavca ili delegata za obračun plaća: provjera identiteta putem OTP SMS, jedinstveni certifikat, kvalificirani vremenski žig. U skladu s člankom 26 Uredbe eIDAS i kompatibilan s zahtjevima integriteta Uredbe 2016-1762.
Je li digitalizirana putna lista dokaziva pred radnim sudom?: Da — napredni elektronički potpis (AES) daje putnoj listi istu dokaznu vrijednost kao papirna putna lista (članak 1366 Građanskog zakonika). U slučaju spora oko postojanja ili sadržaja putne liste, poslodavac prilaže Certyneov audit trail koji dokazuje datum dostupnosti, identitet zaposlenika primatelja i integritet dokumenta.

Također pročitajte

Digitalizacija svojih sljedećih putnih listi

Besplatan zauvijek plan (5 ovojnica / mjesec), bez kreditne kartice. U skladu sa zakonom Macron i eIDAS. Digitalni trezor 50 godina uključen.

Počnite besplatno Pogledajte cijene