Sukladnost s pravom rada : obveze poslodavca

Sukladnost s pravom rada jedan je od najtežih izazova s kojima se suočavaju poslodavci u Francuskoj i Europi. Između zahtjeva Zakona o radu, imperativa GDPR-a, kolektivnih ugovora i stalnog razvoja digitalnih praksi, održavanje besprijekornih sukladnosti zahtijeva rigidnu organizaciju i odgovarajuće alate. Ovaj članak pruža cjelovit pregled obveza poslodavca, rizika ukoliko dođe do nepoštivanja, te konkretnih rješenja — posebno elektronički potpis za ljudske resurse — za osiguravanje vaših procesa upravljanja dokumentima.

Osnove sukladnosti s pravom rada

Sukladnost s pravom rada temelji se na nizu obavezujućih pravila koja svaki poslodavac mora razumjeti, bez obzira na veličinu svoje tvrtke.

Redakcija i čuvanje ugovora o radu

Ugovor o radu osnovni je dokument u odnosu između poslodavca i zaposlenika. U Francuskoj, članak L. 1242-12 Zakona o radu nalaže pisanu redakciju za određene ugovore, pod kaznom prekvalifikacije u neodređeni ugovor. Za neodređene ugovore na puno vrijeme, pisana forma nije zakonski obavezna, ali je de facto zahtjev u smislu dokaza i pravne sigurnosti.

Od zakona ESSOC iz 2018. godine i uredbi Macron iz 2017., dematerijalizacija ugovora o radu je u potpunosti признана. Poslodavac sada može koristiti elektronički potpis sukladan eIDAS-u za potvrdu ugovora, izmjena i HR dokumenata, pod uvjetom da je razina potpisa prilagođena pravnom riziku koji je povezan.

Rok čuvanja ugovora o radu određen je na 5 godina nakon završetka ugovora prema članku L. 3243-4 Zakona o radu za izračune plače, i na 30 godina za određene dokumente povezane s mirovinama (iskazi karijere, potvrde profesionalne izloženosti). Ti rokovi nameću strukturirano i mjerljivo upravljanje dokumentima.

Obavezni registri i vođenje društvenih dokumenata

Poslodavac je obvezan održavati nekoliko obaveznih registara i dokumenata :

• Jedinstveni registar zaposlenih (čl. L. 1221-13 Zakona o radu) : svaki zaposlenik mora biti upisano po redoslijedu hronološkog redoslijeda od trenutka zaposlenja. Neispravno vođenje izlaže kazni od 750 € po zaposleniku koji nije upisan.

• Jedinstveni dokument za ocjenu rizika na radu (DUERP) : obavezna prema uredbi od 5. studenoga 2001., mora se ažurirati najmanje jednom godišnje i čuvati tijekom 40 godina od zakona od 2. kolovoza 2021.

• Pravilnik : obavezna za tvrtke s najmanje 50 zaposlenih (čl. L. 1311-2), mora se deponirati kod Vijeća