كيفية تقليل أوقات التوقيع؟

لماذا يستغرق التوقيع وقتا طويلا

لماذا يستغرق التوقيع وقتا طويلا

• نادرا ما يكون تأخير التوقيع بسبب عدم رغبة الموقعين. في كثير من الأحيان:
• الاحتكاك الفني (مستند للطباعة/المسح الضوئي)
• النسيان (البريد الإلكتروني مدفون في صندوق الوارد)
• عملية معقدة (عدة أجزاء، ترتيب غير محدد بشكل جيد)

أداة ليست مريحة للغاية

تقليل هذه التأخيرات يعني مهاجمة كل نقطة احتكاك.

1. قم بالتبديل إلى 100% رقمي

إذا كان الموقّع لا يزال بحاجة إلى الطباعة أو المسح الضوئي، فستدفع 2-5 أيام تأخير. التوقيع الإلكتروني الشامل يزيل هذا الاحتكاك.

2. إعداد تذكيرات تلقائية

قم بجدولة تذكير على D+3 وثانية على D+7 يضاعف معدل التوقيع خلال 10 أيام. تقوم المنصات الحديثة بدمجها محليًا.

3. تفضيل الهاتف المحمول

80% من الموقعين يفتحون البريد الإلكتروني على الهاتف المحمول. تسمح لك منصة الهاتف المحمول أولاً بالتسجيل مباشرة، دون التبديل إلى جهاز كمبيوتر - مما يوفر عدة ساعات.

4. استخدم القوالب

كل دقيقة تقضيها في إعداد مستند هي دقيقة تؤخر إرساله. قوالب من 5 إلى 10 مستندات متكررة (العقود القياسية، وعروض الأسعار، واتفاقية عدم الإفصاح) تقسم الإعداد على 10.

5. اطلب التوقيعات بذكاء5. اطلب التوقيعات بذكاءترتيب موازي ⬥⬥⬥: يوقع الجميع في نفس الوقت - مثالي عندما لا يكون الترتيب مهمًا.ترتيب تسلسلي ⬥⬥⬥: موقع تلو الآخر — ضروري لعمليات التحقق الهرمية. اختر وفقا للسياق.

6. التبديل إلى AES (وليس QES)

متقدمالتوقيع (AES)يضيف مصادقة OTP دون إنشاء احتكاك كبير (دقيقتان إضافيتان). فهو يقوي الأدلة دون المساس بالتجربة. من ناحية أخرى، فإنQES ⬥⬥⬥، غالبًا ما يضيف التحقق من الهوية بشكل مكثف - ليتم حجزه للحالات التي تتطلب ذلك.7. التكامل مع أدواتك

يعمل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الذي يقوم تلقائيًا بتشغيل الإرسال للتوقيع عند قبول عرض الأسعار، على التخلص من ساعات التدخل البشري. راجع

التذكيرات التلقائية ⬥⬥⬥.8. تتبع المقاييسالقياس:

متوسط ​​الوقت بين الإرسال والتوقيع

معدل التوقيع على D+1، D+3، D+7

• أسباب الفشل (الرفض، انتهاء الصلاحية)
• أسباب الفشل (الرفض، انتهاء الصلاحية)
• تحديد نقاط الاحتكاك يسمح بتصحيحها.

أخطاء متكررة

إرسال الكثير من المستندات في نفس الظرف (إثقال كاهل الموقع)

• نسيان الشرح للموقع الذي لم يوقع إلكترونيًا مطلقًا
• تحديد مدة انتهاء قصيرة جدًا (ضغط غير ضروري)
• عدم تضمين الموعد النهائي الطبيعي
• حالة ملموسة: فريق المبيعات

قام فريق مكون من 10 مندوبي مبيعات بمعالجة 200 توقيع شهريًا بموعد نهائي متوسط قدره 7 أيام. بعد:

قوالب للعقود الخمسة المتكررة

• AES + OTP الرسائل القصيرة المنهجية
• تذكير تلقائي D+2، D+5
• تكامل HubSpot
• → متوسط ​​التأخير عند 1.5 يوم، ارتفع معدل التوقيع على D+7 من 65% إلى 92%.

كيف يساعدك Certyneo

يتضمن Certyneo في الأصل تذكيرات تلقائية، وقوالب قابلة لإعادة الاستخدام، وترتيبًا متوازيًا/تسلسليًا، وأولًا للهاتف المحمول، وتكاملات CRM. لوحة تحكم التحليلات لتحديد نقاط الاحتكاك في دورات التوقيع الخاصة بك.

يتضمن Certyneo في الأصل تذكيرات تلقائية، وقوالب قابلة لإعادة الاستخدام، وترتيبًا متوازيًا/تسلسليًا، وأولًا للهاتف المحمول، وتكاملات CRM. لوحة تحكم التحليلات لتحديد نقاط الاحتكاك في دورات التوقيع الخاصة بك.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneo

الأسئلة الشائعة

ما هو عدد التذكيرات الأمثل؟

بشكل عام من 2 إلى 3، وأبعد من ذلك فهو تطفلي.

هل يجب أن نحدد انتهاء الصلاحية؟

نعم، 15-30 يومًا قياسيًا. أقصر = ضغط غير ضروري. أطول = وثيقة منسية.

الهاتف المحمول أولاً حقًا؟

نعم، أكثر من 80% من التوقيعات تتم على الهاتف المحمول اليوم.

هل ترسل إلى عدة جهات اتصال لنفس العميل؟

نعم إذا كنت لا تعرف من له صلاحية التوقيع.

هل يمكننا استرجاع وثيقة منتهية الصلاحية؟

لا، يجب إرسال ظرف جديد.

الخلاصة

تقليل أوقات التوقيع هو رافعة للإنتاجية والتدفق النقدي. قم بمهاجمة كل نقطة شائكة وقسم دوراتك على 5 أو أكثر.

جرّب Certyneo لإرسال مستنداتك وتوقيعها وتتبعها عبر الإنترنت ببساطة وسرعة وأمان.