Hướng dẫn toàn diện về quản lý lương trong doanh nghiệp: Phiên bản 2026

Giới thiệu

Quản lý lương trong doanh nghiệp không chỉ là một phép tính kế toán đơn giản hàng tháng. Vào năm 2026, nó nằm trong khuôn khổ pháp lý đòi hỏi, không ngừng phát triển, và là một yếu tố quan trọng trực tiếp ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên, tuân thủ xã hội và hiệu suất tổ chức. Giữa việc loại bỏ giấy tờ bảng lương, sự gia tăng của chữ ký điện tử cho các tài liệu HR, các nghĩa vụ mới về minh bạch lương được quy định bởi chỉ thị EU 2023/970/UE, và những thách thức về bảo mật dữ liệu cá nhân, các đội ngũ HR và tài chính phải thành thạo một hệ sinh thái ngày càng phức tạp. Hướng dẫn toàn diện này sẽ đồng hành với bạn từng bước, từ những nguyên tắc pháp lý cơ bản đến những phương pháp tốt nhất về công nghệ, để quản lý bảng lương của doanh nghiệp bạn một cách hiệu quả và an tâm.

---

Những điều cơ bản về quản lý lương vào năm 2026

Định nghĩa và các thành phần của lương

Lương là toàn bộ các khoản thanh toán mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để đổi lấy công việc được thực hiện. Trong luật pháp Pháp, nó được quy định bởi các điều L.3221-1 và các điều tiếp theo của Bộ luật Lao động. Lương brut bao gồm:

• Lương cơ bản, được xác định bởi hợp đồng hoặc thỏa thuận tập thể;

• Các khoản phụ cấp và phụ cấp bổ sung (thâm niên, chuyên cần, lương tháng 13, lợi nhuận chia sẻ);

• Các quyền lợi bằng hình thức khác (xe cộ, nhà ở, thẻ ăn);

• Các giờ làm thêm hoặc bổ sung, tăng lên theo các quy định pháp lý hoặc thỏa thuận tập thể.

Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2024, mức lương tối thiểu brut là 11,65 € (giá trị tham chiếu vào ngày 1 tháng 1 năm 2026 được điều chỉnh theo lạm phát hàng năm). Bất kỳ mức thanh toán nào thấp hơn là bất hợp pháp và để thời gian sử dụng lao động phải chịu các hình phạt.

Bảng lương: Nghĩa vụ pháp lý và loại bỏ giấy tờ

Người sử dụng lao động có nghĩa vụ pháp lý phải cung cấp bảng lương cho mỗi nhân viên (điều L.3243-1 của Bộ luật Lao động). Kể từ luật El Khomri năm 2016, bảng lương đơn giản hóa đã trở thành tiêu chuẩn, với số lượng dòng giảm để cải thiện tính rõ ràng.

Vào năm 2026, việc loại bỏ giấy tờ bảng lương hiện là thực hành chiếm ưu thế trong các doanh nghiệp có hơn 50 nhân viên. Nó được thực hiện thông qua một kho tiền gửi kỹ thuật số được chứng thực, trừ khi nhân viên phản đối rõ ràng. Chuyển đổi kỹ thuật số này có nghĩa là sử dụng các công cụ phù hợp với GDPR (Quy định số 2016/679) và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Chữ ký điện tử đóng vai trò trung tâm ở đây để xác thực các tài liệu được truyền đạt và lưu trữ.

Các khoản đóng góp xã hội và tác động của chúng đối với khối lương

Chi phí lao động toàn bộ cho người sử dụng lao động vượt xa lương ròng mà cộng tác viên nhận được. Ở Pháp, các khoản đóng góp của chủ sử dụng lao động chiếm trung bình từ 40 đến 45% lương brut, bao gồm:

• Các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội (bệnh, hưu trí, thất nghiệp, tai nạn lao động);

• Đóng góp vào đào tạo nghề (0,55% đến 1% tùy theo số lượng nhân viên);

• Các khoản đóng góp vào các chế độ bổ sung (Agirc-Arrco, bảo hiểm);

• Đóng góp vào Quỹ Quốc gia Hỗ trợ Nhà ở (FNAL).

Tối ưu hóa khối lương đòi hỏi phải nắm vững tốt các khoản miễn trừ đóng góp hiện có: giảm chung Fillon, chương trình học thêm, miễn trừ khu vực thành phố tự do, v.v.

---

Các giai đoạn chính của quy trình bảng lương

Thu thập và xác minh dữ liệu biến động

Mỗi chu kỳ bảng lương bắt đầu bằng việc thu thập các phần tử biến động: vắng mặt (bệnh tật, phép, RTT), giờ làm thêm, phụ cấp đặc biệt, báo cáo chi phí. Những dữ liệu này đến từ nhiều nguồn - phần mềm quản lý thời gian, quản lý, chính các nhân viên - điều này tạo ra rủi ro lỗi.

Một quy trình mạnh mẽ bao gồm các điểm kiểm soát hệ thống: xác minh nhập/xuất (tuyển dụng, rời khỏi), kiểm soát các ngưỡng pháp lý, xác nhận quản lý các giờ làm thêm. Các công cụ SIRH (Hệ thống Thông tin Nhân sự) hiện đại cho phép tự động hóa những bộ sưu tập này và giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 1%, so với 3 đến 5% trong xử lý thủ công theo ước tính của các nhà cung cấp chuyên biệt.

Tính toán bảng lương và phát hành các bảng tính

Tính toán bảng lương bao gồm:

• Brut tính thuế: lương cơ bản + phụ cấp + lợi ích bằng hình thức khác;

• Các khoản đóng góp của nhân viên được khấu trừ từ brut;

• Khoản khấu trừ từ nguồn (PAS), được thu thập cho tài khoản của cục thuế kể từ năm 2019;

• Số tiền ròng thanh toán chuyển vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.

Không gian Ròng Xã hội, được đưa ra bởi chính phủ, cho phép kể từ năm 2024 các nhân viên xem ròng của họ sau khoán trực tiếp trực tuyến, tăng cường tính minh bạch.

Khai báo xã hội và thuế

Khai báo Xã hội Danh nghĩa (DSN) là nghĩa vụ trung tâm của quy trình bảng lương. Được truyền đạt hàng tháng thông qua cổng net-entreprises.fr, nó đã thay thế kể từ năm 2017 tất cả các khai báo xã hội định kỳ. Vào năm 2026, DSN liên quan đến 100% người sử dụng lao động trong khu vực tư nhân và giờ đây bao gồm các luồng bổ sung cho nghỉ ốm, bảo hiểm và dữ liệu hợp đồng.

Một sự chậm trễ hoặc lỗi trong DSN để doanh nghiệp phải chịu các hình phạt có thể đạt 7.500 € cho mỗi sự vi phạm đối với các cơ cấu lớn. Bảo mật của luồng này được thực hiện thông qua các công cụ ký và truyền dẫn được chứng thực mà bạn có thể khám phá trong hướng dẫn của chúng tôi.

---

Minh bạch lương: Nghĩa vụ mới của Châu Âu 2026

Chỉ thị 2023/970/UE trong thực hành

Được thông qua vào tháng 5 năm 2023 và áp dụng dần cho đến năm 2026, chỉ thị Châu Âu về minh bạch lương (2023/970/UE) áp đặt các nghĩa vụ mới cho các doanh nghiệp có hơn 100 nhân viên:

• Truyền đạt chủ động về phạm vi lương trong các công việc mở;

• Quyền của nhân viên được nhận thông tin về mức lương trung bình theo danh mục;

• Báo cáo hàng năm về khoảng cách lương giữa nữ và nam (đối với các doanh nghiệp có hơn 250 nhân viên từ năm 2026);

• Cấm bảo mật lương được áp đặt hợp đồng cho nhân viên.

Các hình phạt được quy định là đáng kể: trong trường hợp khoảng cách lương không công bằng, nhân viên bị tổn hại có thể yêu cầu một khoản bồi thường hồi tố bao gồm lương chậm và bồi thường thiệt hại.

Thực hiện chính sách lương công bằng

Đối mặt với những yêu cầu mới này, các doanh nghiệp phải:

• Lập bản đồ các vị trí công việc và xác định các bảng lương khách quan;

• Kiểm tra các khoảng cách lương giữa các danh mục có thể so sánh;

• Đào tạo các quản lý về truyền đạt lương;

• Lập tài liệu các quyết định lương với các tài liệu được lưu trữ và ký điện tử.

Các giải pháp chữ ký điện tử cho phép chính thức hóa và lưu trữ những quyết định này (thư nhiệm vụ, bản sửa đổi lương, bản ghi lại thỏa thuận) với giá trị chứng minh chắc chắn.

---

Công cụ và công nghệ để hiện đại hóa quản lý bảng lương

Phần mềm bảng lương vào năm 2026: tiêu chí lựa chọn

Thị trường phần mềm bảng lương được chi phối bởi một vài tác nhân chính (Sage, Cegid, Silae, PayFit, ADP) nhưng cũng bởi nhiều giải pháp chuyên biệt. Các tiêu chí lựa chọn vào năm 2026 bao gồm:

• Tuân thủ quy định pháp lý theo thời gian thực (cập nhật tự động tỷ lệ và quy mô);

• Kết nối gốc với DSN và các quỹ hưu trí bổ sung;

• Tích hợp với SIRH và công cụ quản lý thời gian;

• Bảo mật dữ liệu (mã hóa, lưu trữ tại Pháp hoặc EU, chứng chỉ ISO 27001);

• Kho tiền gửi kỹ thuật số cho bảng lương, tuân thủ tiêu chuẩn NF Z 42-020.

Một khía cạnh thường bị bỏ qua là khả năng tích hợp các quy trình xác thực và ký điện tử cho các tài liệu liên quan đến bảng lương: bản sửa đổi hợp đồng, thỏa thuận chia sẻ lợi nhuận, thư thông báo lương biến động. Máy tính ROI của Certyneo cho phép bạn ước tính những tiết kiệm liên quan đến việc loại bỏ giấy tờ này.

Chữ ký điện tử ở trung tâm của quy trình làm việc HR

Quản lý bảng lương tạo ra một khối lượng lớn các tài liệu cần ký: hợp đồng lao động, bản sửa đổi lương, thư thúc đẩy, thỏa thuận bảo mật, biên lai cho quyết định cuối cùng. Chữ ký điện tử cung cấp ở đây nhiều lợi thế quyết định:

• Tiết kiệm thời gian: một bản sửa đổi lương có thể được ký trong vòng 5 phút thay vì nhiều ngày ở dạng giấy;

• Truy vết: mỗi chữ ký được ghi lại thời gian và liên kết với một danh tính được xác minh;

• Lưu trữ pháp lý: các tài liệu được ký điện tử có cùng giá trị chứng minh như một hành động dân sự (điều 1366 của Bộ luật Dân sự);

• Khả năng tiếp cận: các cộng tác viên làm việc từ xa hoặc di động có thể ký từ bất kỳ thiết bị nào.

Để tìm hiểu sâu hơn về việc lựa chọn một giải pháp, vui lòng xem hướng dẫn của chúng tôi.

Trí tuệ nhân tạo và tự động hóa bảng lương

Vào năm 2026, AI tham gia quản lý lương với các ứng dụng thực tế:

• Phát hiện tự động các điểm bất thường trong các bảng tính (sai lệch bất thường, vượt quá ngưỡng);

• Dự đoán chi phí lương nhờ các mô hình dự đoán được cung cấp bởi dữ liệu HR lịch sử;

• Tạo bản sửa đổi tự động thông qua các trình tạo hợp đồng AI, như generative AI của chúng tôi, cung cấp các mẫu tuân thủ luật lao động hiện hành;

• Hỗ trợ các câu hỏi của nhân viên về bảng lương của họ thông qua các chatbots chuyên biệt.

Những công nghệ này giảm tải hành chính cho các đội bảng lương, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

---

Bảo mật, quyền riêng tư và lưu trữ dữ liệu bảng lương

Dữ liệu bảng lương như dữ liệu cá nhân

Thông tin có trong bảng lương lương (số tiền, địa chỉ, số bảo hiểm xã hội, tình trạng gia đình) cấu thành dữ liệu cá nhân theo nghĩa của GDPR. Như vậy, xử lý của chúng phải tuân thủ các nghĩa vụ nghiêm ngặt:

• Hạn chế mục đích: dữ liệu chỉ có thể được sử dụng cho các mục đích quản lý bảng lương và các nghĩa vụ pháp lý liên quan;

• Giảm thiểu: chỉ những dữ liệu hoàn toàn cần thiết mới nên được thu thập;

• Thời gian lưu giữ: bảng lương phải được lưu giữ 5 năm tối thiểu (điều L.3243-4 của Bộ luật Lao động), và cho đến khi quyết toán quyền hưu trí đối với một số tài liệu;

• Bảo mật: truy cập hạn chế cho các người được phép, ghi nhật ký truy cập, mã hóa cơ sở dữ liệu.

Những rủi ro trong trường hợp vi phạm

Quản lý dữ liệu bảng lương bất đầu để doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại hình phạt:

• Tiền phạt CNIL có thể đạt 4% doanh thu toàn cầu (điều 83 của GDPR);

• Tranh chấp lao động trong trường hợp bảng lương sai hoặc không được phát hành;

• Sửa đổi URSSAF nếu cơ sở tính đóng góp không chính xác;

• Các hành động tập thể của nhân viên trong trường hợp vi phạm dữ liệu bảng lương.

Việc thiết lập một Đăng ký Hoạt động Xử lý (RAT) ghi chép chính xác các xử lý liên quan đến bảng lương là cần thiết. Các mẫu hợp đồng có sẵn trên Certyneo bao gồm các khoản bảo vệ dữ liệu được điều chỉnh cho các bối cảnh HR.

Khuôn khổ pháp lý áp dụng cho quản lý lương

Quản lý lương trong doanh nghiệp được quy định bởi một bộ luật và quy định pháp lý dày đặc, kết hợp pháp luật quốc gia và pháp luật Châu Âu.

Bộ luật Lao động Pháp: Các điều L.3221-1 đến L.3271-1 của Bộ luật Lao động tạo thành nền tảng của quy định lương Pháp: xác định SMIC, bình đẳng lương, nghĩa vụ cung cấp bảng lương, thời gian lưu giữ (tối thiểu 5 năm, điều L.3243-4), và cấm mọi phân biệt lương. Các vi phạm cấu thành tội phạm hình sự (điều L.1146-1).

Khai báo Xã hội Danh nghĩa: Được thành lập bởi sắc lệnh số 2013-266 ngày 28 tháng 3 năm 2013 và tổng quát hóa bởi luật tài chính an sinh xã hội, DSN là bắt buộc đối với tất cả người sử dụng lao động trong khu vực tư nhân. Không truyền đạt hoặc lỗi định kỳ dẫn đến các hình phạt được phát hành bởi các URSSAF.

Chỉ thị Châu Âu về minh bạch lương (2023/970/UE): Chỉ thị này, có thể đưa vào pháp luật Pháp vào muộn nhất tháng 6 năm 2026, áp đặt cho các doanh nghiệp có hơn 100 nhân viên phải truyền đạt thông tin về mức lương, thực hiện báo cáo về khoảng cách H/F và cấm các khoản bí mật lương trong hợp đồng.

Chữ ký điện tử và giá trị chứng minh của các tài liệu HR: Điều 1366 của Bộ luật Dân sự nêu rõ "bản ghi lại điện tử có cùng giá trị chứng minh như bản ghi lại trên giấy". Điều 1367 xác định các điều kiện hiệu lực của chữ ký điện tử. Quy định eIDAS số 910/2014 (và sửa đổi eIDAS 2.0 đang được triển khai) xác định ba mức chữ ký: đơn giản (SES), nâng cao (AES) và hội đủ điều kiện (QES). Đối với các tài liệu HR thông thường (bản sửa đổi, bảng tính), chữ ký điện tử nâng cao tuân thủ tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 thường đủ và có thể phản đối trong tòa án. Đối với biên lai cho quyết định cuối cùng, chữ ký hội đủ điều kiện có thể được khuyến nghị để tăng cường tính phản đối.

GDPR và bảo vệ dữ liệu bảng lương: Quy định (EU) 2016/679 (GDPR) áp dụng đầy đủ cho dữ liệu lương. CNIL nhắc nhở trong các khuyến nghị của mình rằng dữ liệu trên bảng lương là dữ liệu cá nhân nhạy cảm về bản chất (tình trạng gia đình, sức khỏe nếu có tiền bồi thường bệnh ốm). Các vi phạm dữ liệu phải được thông báo cho CNIL trong vòng 72 giờ (điều 33 của GDPR). Chỉ thị NIS2 (được đưa vào pháp luật Pháp bởi luật số 2024-449 ngày 21 tháng 5 năm 2024) tăng cường các yêu cầu an ninh mạng đối với các nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật số, bao gồm các nhà biên tập phần mềm bảng lương. Các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp HR của họ tuân thủ những yêu cầu này. Để tìm hiểu thêm về quy định eIDAS và ý nghĩa của nó, vui lòng xem hướng dẫn của chúng tôi.

Các tình huống sử dụng cụ thể

Tình huống 1: Một doanh nghiệp sản xuất SME với 80 nhân viên tự động hóa các bản sửa đổi lương của mình

Một doanh nghiệp sản xuất SME quản lý các nhân viên trong 3x8 phải, hàng năm, phát hành từ 60 đến 80 bản sửa đổi lương (tái định giá hàng năm, phụ cấp ca, sửa đổi thời gian làm việc). Quy trình giấy liên quan đến in, gửi qua đường bưu điện hoặc giao tay, thúc đẩy trong trường hợp không trả lại, và lưu trữ vật lý. Thời gian trung bình để ký là 12 ngày làm việc, với tỷ lệ mất tài liệu ước tính là 8%.

Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp với SIRH của họ, doanh nghiệp đã giảm thời gian này xuống dưới 48 giờ trong 90% các trường hợp. Lưu trữ tự động trong kho tiền gửi kỹ thuật số tuân thủ NF Z 42-020 đã loại bỏ các tổn thất tài liệu. Lợi ích tiết kiệm thời gian cho dịch vụ HR được ước tính là 2 ngày/tháng chỉ trong quản lý các bản sửa đổi, giải phóng công suất cho các nhiệm vụ phát triển HR.

Tình huống 2: Một nhóm phân phối có 400 nhân viên tuân thủ với chỉ thị minh bạch lương

Đối mặt với sự có hiệu lực của chỉ thị 2023/970/UE, một nhóm phân phối sử dụng khoảng 400 người trên nhiều trang web khu vực đã phải lập bản đồ các vị trí công việc của mình, ghi chép các bảng lương và tạo báo cáo hàng năm đầu tiên của mình về khoảng cách H/F. Dự án này, được thực hiện trong 6 tháng, đã tiết lộ khoảng cách lương không công bằng từ 4,2% trung bình trên một số danh mục, yêu cầu sửa chữa lương được chính thức hóa bởi bản sửa đổi.

Tất cả các bản sửa đổi chính thức (khoảng 35 tài liệu) đã được xử lý thông qua nền tảng chữ ký điện tử trong vòng 3 tuần, so với ước tính 8 tuần ở chế độ giấy. Truy vết hoàn toàn các chữ ký (ghi lại thời gian, bằng chứng danh tính) cung cấp các yếu tố chứng minh cần thiết trong trường hợp tranh chấp lao động. Chi phí tuân thủ được ước tính giảm khoảng 35% so với quy trình hoàn toàn thủ công theo ước tính nội bộ.

Tình huống 3: Một công ty tư vấn kế toán hiện đại hóa quản lý bảng lương cho các khách hàng TPE của mình

Một công ty tư vấn kế toán quản lý bảng lương của khoảng 50 khách hàng TPE (giữa 2 và 15