Tuân thủ pháp luật lao động: Các nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Giới thiệu

Vào năm 2026, tuân thủ pháp luật lao động vẫn là một trong những ưu tiên hàng đầu đối với mọi nhà lãnh đạo doanh nghiệp hoặc trách nhiệm nhân sự. Giữa sự phát triển liên tục của Bộ luật Lao động, các yêu cầu của RGPD, số hóa các hợp đồng và tăng cường kiểm tra của cơ quan kiểm tra lao động, các nghĩa vụ đối với người sử dụng lao động chưa bao giờ nhiều và chính xác như vậy. Không nắm vững chúng sẽ tiếp xúc với các hình phạt hành chính, hình sự và dân sự có thể đe dọa sự tồn tại của doanh nghiệp. Bài viết này cung cấp một điểm tổng hợp toàn diện về các danh mục nghĩa vụ chính, các rủi ro liên quan và các thực tiễn tốt nhất để ứng phó hiệu quả.

---

Các nghĩa vụ cơ bản của người sử dụng lao động khi tuyển dụng

Khai báo trước khi tuyển dụng (DPAE)

Trước bất kỳ quá trình tuyển dụng nào, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện Khai báo Trước khi Tuyển dụng (DPAE) tới URSSAF, muộn nhất trong vòng 8 ngày trước ngày nhân viên bắt đầu làm việc (bài viết R. 1221-1 của Bộ luật Lao động). Thủ tục hành chính này khởi động việc đăng ký nhân viên vào chế độ bảo hiểm xã hội chung, mở cửa quyền lợi bảo hiểm thất nghiệp, và tổ chức cuộc khám sức khỏe tiền tuyển dụng. Vào năm 2024, URSSAF đã kiểm tra hơn 180.000 người sử dụng lao động và ban hành các lệnh điều chỉnh lên tới hàng triệu euro do vi phạm nghĩa vụ này.

Soạn thảo và giao hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là nền tảng của mối liên hệ phụ thuộc pháp lý. Đối với hợp đồng xác định thời hạn (CDD), việc giao một bản ghi chép là bắt buộc trong vòng 48 giờ sau khi tuyển dụng (bài viết L. 1242-12 của Bộ luật Lao động), nếu không sẽ bị tái phân loại thành hợp đồng vô thời hạn. Đối với hợp đồng vô thời hạn bán thời gian, bản ghi chép cũng là bắt buộc. Kể từ luật số 1428-2019 ngày 24 tháng 12 năm 2019 và chuyển đổi của nó từ chỉ thị Châu Âu 2019/1152, người sử dụng lao động phải giao một khai báo bằng văn bản nêu rõ các điều kiện thiết yếu của hợp đồng trong bảy ngày làm việc đầu tiên.

Chữ ký điện tử cho nhân sự hiện nay cung cấp một giải pháp an toàn, tuân thủ quy định eIDAS, để chính thức hóa các hợp đồng này từ xa, rút ngắn thời gian ký kết và lưu trữ tài liệu một cách có thể chứng minh được. Các giải pháp như những giải pháp được mô tả trong hướng dẫn đầy đủ về chữ ký điện tử của chúng tôi cho phép căn chỉnh các thực tiễn nhân sự với các yêu cầu pháp lý gần đây nhất.

Cung cấp thông tin bắt buộc cho nhân viên

Kể từ khi chuyển đổi chỉ thị 2019/1152 (gọi là chỉ thị "Điều kiện làm việc Minh bạch"), người sử dụng lao động phải thông báo cho mọi nhân viên mới, bằng văn bản, về: danh tính của các bên, địa điểm làm việc, chức danh công việc, mức lương, thời lượng làm việc, quyền lợi kỳ nghỉ, thỏa thuận tập thể áp dụng, và các thủ tục phải tuân thủ khi chấm dứt hợp đồng. Những thông tin này phải được gửi muộn nhất vào ngày thứ bảy theo lịch sau ngày bắt đầu công việc. Không tuân thủ nghĩa vụ này sẽ tiếp xúc người sử dụng lao động với hình phạt dân sự có thể lên tới 750 € cho mỗi nhân viên không được thông báo.

---

Các nghĩa vụ liên tục trong quản lý nhân sự

Duy trì các sổ đăng ký bắt buộc

Mọi người sử dụng lao động phải cập nhật liên tục nhiều sổ đăng ký pháp lý, có thể được kiểm tra bởi cơ quan kiểm tra lao động và đại diện nhân viên:

• Sổ đăng ký nhân sự duy nhất (bài viết L. 1221-13 của Bộ luật Lao động): phải ghi chú, theo thứ tự thời gian tuyển dụng, tên, họ, quốc tịch, ngày sinh, giới tính, công việc, trình độ và ngày vào/rời của mỗi nhân viên. Các ghi chú phải được thực hiện tại thời điểm tuyển dụng và được lưu giữ trong 5 năm sau khi nhân viên rời đi.

• Tài liệu đánh giá duy nhất về rủi ro lao động (DUERP): bắt buộc từ lúc có nhân viên đầu tiên (bài viết R. 4121-1), phải được cập nhật ít nhất hàng năm hoặc bất kỳ khi nào có thay đổi đáng kể trong điều kiện làm việc. Luật ngày 2 tháng 8 năm 2021 để tăng cường phòng ngừa sức khỏe lao động yêu cầu kể từ 31 tháng 3 năm 2022 việc bảo quản và nộp số hóa DUERP trên một cổng thông tin quốc gia chuyên dụng.

• Sổ đăng ký an toàn: ghi lại các kiểm tra định kỳ của thiết bị, các bài tập sơ tán và các sự cố.

Tiền lương, hóa đơn tiền lương và khai báo xã hội

Người sử dụng lao động có trách nhiệm giao một hóa đơn tiền lương cho mỗi lần trả lương (bài viết L. 3243-2 của Bộ luật Lao động). Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2027, số hóa hoàn toàn của khai báo xã hội danh nghĩa (DSN) sẽ bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô. Hóa đơn tiền lương phải ghi chú các yếu tố cụ thể (lương brutto, đóng góp, lương ròng trước và sau thuế, lương ròng phải trả, v.v.) nếu không sẽ bị xử phạt. Người sử dụng lao động phải giữ lại các tài liệu này tối thiểu năm năm.

Việc sử dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp tạo điều kiện cho việc xác nhận số hóa các phần bổ sung lao động, tăng lương cá nhân hoặc các bảng tiền lương tóm tắt, phù hợp với các yêu cầu chứng minh của Bộ luật Dân sự.

Tuân thủ thời lượng làm việc tối đa và kỳ nghỉ

Bộ luật Lao động đặt ra các giới hạn tất yếu:

• Thời lượng hàng ngày tối đa: 10 giờ (ngoại trừ miễn trừ)

• Thời lượng hàng tuần tối đa tuyệt đối: 48 giờ trong một tuần, 44 giờ trung bình trên 12 tuần liên tiếp

• Thời gian nghỉ hàng ngày bắt buộc: 11 giờ liên tiếp

• Kỳ nghỉ có lương: 2,5 ngày làm việc mỗi tháng làm việc hiệu lực, tức là 30 ngày làm việc (5 tuần) mỗi năm

Không tuân thủ các quy định này sẽ kích hoạt trách nhiệm hình sự của người sử dụng lao động (bài viết L. 3171-4 và tiếp theo). Các công cụ quản lý thời gian được ghép nối với các hệ thống chữ ký số cho phép truy vết các thỏa thuận sửa đổi hoặc quyết toán hàng ngày một cách có thể phản đối.

---

Các nghĩa vụ về sức khỏe, an toàn và phòng ngừa rủi ro

Nghĩa vụ an toàn chung

Bài viết L. 4121-1 của Bộ luật Lao động yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn và bảo vệ sức khỏe thể chất và tâm thần của những người lao động. Nghĩa vụ này về kết quả (thẩm phán Tòa án Tối cao, các quyết định "amiăng" năm 2002 và sự phát triển của nó thành nghĩa vụ về phương tiện được tăng cường kể từ năm 2015) bao gồm: các hành động phòng ngừa rủi ro lao động, đào tạo và thông báo cho nhân viên, thiết lập tổ chức và phương tiện thích hợp.

Giám sát y tế và theo dõi của dịch vụ phòng ngừa

Kể từ luật Sức khỏe Lao động ngày 2 tháng 8 năm 2021 (có hiệu lực kể từ 31 tháng 3 năm 2022), theo dõi sức khỏe cá nhân được tăng cường. Cuộc thăm khám thông tin và phòng ngừa (VIP) phải diễn ra trong vòng 3 tháng sau khi bắt đầu công việc (30 ngày đối với những người lao động làm đêm hoặc được phân công cho các vị trí có rủi ro). Người sử dụng lao động phải tổ chức và tài trợ cho sự theo dõi này thông qua một dịch vụ phòng ngừa và sức khỏe lao động liên doanh nghiệp (SPSTI) hoặc nội bộ.

Phòng ngừa rủi ro tâm lý xã hội (RPS)

Qu騷rối tâm lý (bài viết L. 1152-1), quấy rối tình dục (bài viết L. 1153-1) và các hành động phân biệt giới tính là các nghĩa vụ phòng ngừa chủ động. Người sử dụng lao động phải chỉ định một người đại diện quấy rối trong các doanh nghiệp có 250 nhân viên trở lên (bài viết L. 1153-5-1). Việc thiết lập một cơ chế cảnh báo nội bộ bí mật được khuyến nghị bởi CNIL và có thể được áp dụng bắt buộc bởi luật Sapin II đối với các doanh nghiệp lớn.

---

Các nghĩa vụ số hóa và RGPD trong mối quan hệ lao động

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên

Người sử dụng lao động là người chịu trách nhiệm xử lý theo nghĩa của RGPD (Quy định UE 2016/679) đối với tất cả dữ liệu cá nhân của nhân viên: hồ sơ nhân sự, hóa đơn tiền lương, định vị địa lý, tin nhắn công việc, dữ liệu sinh trắc học. Họ phải:

• Lưu giữ một bản đăng ký các hoạt động xử lý (bài viết 30 của RGPD)

• Thông báo cho nhân viên về việc sử dụng dữ liệu của họ (bài viết 13 và 14)

• Chỉ định một Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu (DPO) nếu hoạt động liên quan đến xử lý dữ liệu nhạy cảm quy mô lớn

• Điều chỉnh hợp đồng cho bất kỳ nhà cung cấp nào xử lý dữ liệu nhân viên

Vào năm 2025, CNIL đã ban hành các hình phạt với tổng số tiền 90,4 triệu euro, trong đó nhiều trường hợp liên quan đến các vi phạm trong bảo vệ dữ liệu nhân viên (định vị địa lý lạm dụng, giám sát video không cân đối, thiếu thông báo).

Số hóa các tài liệu nhân sự và chữ ký điện tử

Số hóa các quy trình nhân sự là không thể tránh khỏi ngày nay. So sánh các giải pháp chữ ký điện tử sẵn có trên thị trường cho thấy rằng các công cụ tuân thủ eIDAS cho phép ký hợp đồng lao động, phần bổ sung, thỏa thuận bảo mật, quy định nội bộ hoặc tài liệu chấm dứt thỏa thuận với giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay, tuân thủ bài viết 1366 của Bộ luật Dân sự.

Nên chọn một giải pháp cung cấp tối thiểu chữ ký điện tử nâng cao (SEA) cho các tài liệu có rủi ro cao, và đảm bảo rằng nhà cung cấp được cấp phép hoặc chứng nhận eIDAS để tránh bất kỳ tranh chấp sau này. Trình tạo hợp đồng bằng AI do Certyneo cung cấp cũng cho phép tự động hóa soạn thảo tài liệu nhân sự tuân thủ, giảm rủi ro sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Bảo mật mạng và chỉ thị NIS 2

Kể từ tháng 10 năm 2024, chỉ thị NIS 2 (được chuyển đổi thành luật Pháp bởi luật ngày 17 tháng 10 năm 2024) áp đặt các yêu cầu tăng cường đối với các thực thể thiết yếu và quan trọng về bảo mật mạng, bao gồm bảo vệ các hệ thống thông tin nhân sự. Các người sử dụng lao động được đề cập phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp, báo cáo các sự cố đáng kể cho ANSSI trong 72 giờ, và đào tạo thường xuyên các đội của họ về bảo mật mạng.

---

Các hình phạt được áp dụng khi không tuân thủ

Hình phạt hình sự

Bộ luật Lao động quy định các hình phạt hình sự cho nhiều hành vi vi phạm:

• Lao động che giấu (không có DPAE hoặc hợp đồng viết): lên tới 3 năm tù và phạt 45.000 € đối với một cá nhân, 225.000 € đối với một pháp nhân (bài viết L. 8224-1)

• Không tuân thủ các quy tắc vệ sinh và an toàn dẫn đến một tai nạn: tội danh đặt người khác vào nguy hiểm (bài viết 223-1 của Bộ luật Hình sự)

• Quấy rối tâm lý hoặc tình dục: lên tới 2 năm tù và phạt 30.000 €

Hình phạt dân sự và prud'homales

Không tuân thủ một nghĩa vụ hợp đồng hoặc pháp lý có thể dẫn đến những phán quyết tại prud'hommes: hối lộ lương, bồi thường vì sa thải không có lý do thực tế và nghiêm trọng, bồi thường thiệt hại. Sự tái phân loại của một CDD thành CDI, ví dụ, tự động dẫn đến thanh toán bồi thường tái phân loại ít nhất bằng một tháng lương (bài viết L. 1245-2).

Hình phạt hành chính

Cơ quan kiểm tra lao động có những quyền hạn mở rộng kể từ luật "Lao động" năm 2016 và luật ngày 5 tháng 9 năm 2018: thông báo, đóng cửa tạm thời cơ sở, phạt hành chính lên tới 10.000 € cho mỗi nhân viên được đề cập đối với một số vi phạm nhất định. DREETS (Giám đốc khu vực Kinh tế, Việc làm, Lao động và Đoàn kết) cũng có thể áp đặt các kế hoạch tuân thủ.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ của người sử dụng lao động

Tuân thủ pháp luật của người sử dụng lao động dựa trên một nền tảng pháp lý dày đặc, kết hợp luật quốc gia và luật Châu Âu.

Bộ luật Lao động Pháp

Bộ luật Lao động là tài liệu tham khảo trung tâm. Các nghĩa vụ tuyển dụng được điều chỉnh bởi các bài viết L. 1221-1 và tiếp theo (hợp đồng lao động), L. 1242-1 và tiếp theo (CDD), R. 1221-1 (DPAE). Thời lượng làm việc được điều chỉnh bởi các bài viết L. 3121-1 và tiếp theo, và kỳ nghỉ có lương bởi các bài viết L. 3141-1 và tiếp theo. Sức khỏe và an toàn lao động liên quan đến các bài viết L. 4121-1 tới L. 4741-1, bao gồm nghĩa vụ đánh giá rủi ro (DUERP, bài viết R. 4121-1). Quấy rối được bị xử phạt bởi các bài viết L. 1152-1 (tâm lý) và L. 1153-1 (tình dục).

Bộ luật Dân sự — Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Bài viết 1366 của Bộ luật Dân sự xác nhận giá trị chứng minh của bản ghi chép điện tử: "Bản ghi chép điện tử có cùng sức mạnh chứng minh như bản ghi chép trên giấy hỗ trợ, với điều kiện là người phát hành có thể được xác định đúng cách và nó được thiết lập và lưu giữ trong các điều kiện có tính chất để đảm bảo tính toàn vẹn của nó." Bài viết 1367 làm rõ rằng chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng một quy trình xác định đáng tin cậy đảm bảo liên kết của nó với hành động mà nó được gắn kèm.

Quy định eIDAS n° 910/2014

Quy định Châu Âu eIDAS (Xác định Điện tử, Xác thực và Dịch vụ Tin tưởng) định nghĩa ba cấp độ chữ ký điện tử: đơn giản, nâng cao (SEA) và cấp độ cao (SEQ). Đối với hợp đồng lao động và tài liệu nhân sự có giá trị chứng minh cao, chữ ký điện tử nâng cao hoặc cấp độ cao được khuyến nghị. Quy định eIDAS 2.0 (Quy định UE 2024/1183), có hiệu lực từ 20 tháng 5 năm 2024, tăng cường hơn nữa các yêu cầu này, đặc biệt là đối với các ví điện tử nhận dạng kỹ thuật số Châu Âu.

RGPD — Quy định UE n° 2016/679

Người sử dụng lao động, với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, chịu sự tuân thủ các bài viết 5 (nguyên tắc liên quan đến xử lý), 6 (tính hợp pháp của xử lý), 13-14 (thông báo cho các cá nhân), 30 (bản đăng ký xử lý) và 32 (bảo mật dữ liệu). Thời hạn thông báo cho CNIL về vi phạm dữ liệu là 72 giờ (bài viết 33). Các hình phạt tối đa lên tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu (bài viết 83).

Chỉ thị NIS 2 — Luật Pháp ngày 17 tháng 10 năm 2024

Chuyển đổi chỉ thị (UE) 2022/2555, văn bản này áp đặt các yêu cầu quản lý rủi ro mạng, khai báo sự cố và quản trị nội bộ đối với các thực thể thiết yếu và quan trọng. Các hệ thống thông tin nhân sự và quản lý tài nguyên nhân sự có thể được đề cập nếu thực thể đáp ứng tiêu chí kích thước và lĩnh vực được xác định trong bài viết 3 của chỉ thị.

Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 và 319 102

Các tiêu chuẩn kỹ thuật Châu Âu này định nghĩa các định dạng chữ ký điện tử nâng cao (XAdES, CAdES, PAdES) và các thủ tục xác nhận. Chúng áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng cấp độ cao (QTSP) được liệt kê trong danh sách tin tưởng Châu Âu (Trusted Lists). Đối với người sử dụng lao động, sử dụng nhà cung cấp được chứng nhận theo các tiêu chuẩn này đảm bảo tính chấp nhận được của các chữ ký trong trường hợp tranh chấp prud'homal.

Các kịch bản sử dụng: Tuân thủ nhân sự trong thực tiễn

Kịch bản 1 — Một tập đoàn công nghiệp có quy mô trung bình (800 nhân viên)

Một tập đoàn công nghiệp sử dụng khoảng 800 nhân viên trên ba địa điểm được phân bố ở Pháp đã phải đối mặt với một vấn đề định kỳ: ký hợp đồng CDD theo mùa và các phần bổ sung điều chỉnh thời lượng làm việc yêu cầu các chuyến đi bưu điện 3 đến 7 ngày làm việc. Trong trường hợp bắt đầu công việc khẩn cấp, các thời hạn pháp lý để giao hợp đồng (48 giờ cho CDD) không được tuân thủ, tiếp xúc doanh nghiệp với rủi ro sự tái phân loại hệ thống.

Bằng cách triển khai một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao tuân thủ eIDAS cho tất cả các quy trình nhân sự, tập đoàn đã rút ngắn thời gian ký kết trung bình xuống dưới 4 giờ, loại bỏ rủi ro không giao hợp đồng đúng thời hạn pháp lý và tiết kiệm được khoảng **