Certyneo và Make: tự động hóa ký số trong kỹ thuật

Tại sao tự động hóa ký số điện tử trong kỹ thuật bằng Make?

Lĩnh vực kỹ thuật tạo ra một khối lượng tài liệu hợp đồng đáng kể: hợp đồng quản lý xây dựng, bổ sung hợp đồng, biên bản tiếp nhận, hợp đồng ký kết phụ, chứng chỉ tuân thủ và báo cáo nghiên cứu. Theo một nghiên cứu của công ty tư vấn McKinsey (2024), các đội kỹ thuật dành trung bình 27% thời gian làm việc cho các nhiệm vụ hành chính lặp lại, trong đó việc thu thập và theo dõi chữ ký nằm trong số những công việc tốn nhiều thời gian nhất.

Kết nối Certyneo với nền tảng tự động hóa như Make (trước đây là Integromat) cho phép chuyển đổi những quy trình thủ công này thành các quy trình công việc thông minh, trong đó mỗi chữ ký được kích hoạt, theo dõi và lưu trữ mà không cần can thiệp của con người. Hướng dẫn này giải thích cho bạn, từng bước một, cách thiết lập tích hợp này trong bối cảnh kỹ thuật B2B, tuân thủ các yêu cầu quy định eIDAS.

Chúng tôi sẽ lần lượt giải quyết kiến trúc tích hợp, cấu hình từng bước trong Make, các trình kích hoạt và hành động có sẵn, sau đó là các best practices cụ thể cho lĩnh vực kỹ thuật.

---

Hiểu rõ kiến trúc Make + Certyneo cho kỹ thuật

Make (Integromat): một nền tảng điều phối không cần code

Make là một nền tảng tích hợp và tự động hóa trực quan cho phép bạn tạo các kịch bản kết nối hàng trăm ứng dụng thông qua các mô-đun kéo-thả. Khác với Zapier, Make cung cấp logic có điều kiện nâng cao, trình lặp, bộ tập hợp và định tuyến, khiến nó trở thành công cụ đặc biệt phù hợp cho các quy trình công việc phức tạp trong kỹ thuật (đa bên, đa bước, tài liệu với nhiều người ký).

Make định vị mình giữa các công cụ kinh doanh của bạn (ERP, CRM, công cụ quản lý dự án như Autodesk Construction Cloud, Procore hoặc Microsoft Project) và Certyneo, bằng cách điều phối các luồng dữ liệu và các trình kích hoạt ký số.

API Certyneo: điểm vào của tích hợp

Certyneo exposed một API RESTful đầy đủ cho phép thực hiện tất cả các hoạt động có sẵn từ giao diện đồ họa: tạo yêu cầu ký số, thêm người ký, xác định các trường ký số, gửi thông báo, lấy trạng thái và tải xuống tài liệu đã ký. API sử dụng xác thực OAuth 2.0 và định dạng JSON, điều này đảm bảo khả năng tương thích native với Make thông qua mô-đun HTTP hoặc, tốt hơn, thông qua một trình kết nối Certyneo chuyên dụng.

API Certyneo tuân thủ các tiêu chuẩn khả năng tương tác được xác định bởi tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 cho ký số XAdES và ETSI EN 319 122 cho CAdES, do đó đảm bảo rằng mỗi chữ ký được tạo ra có tính pháp lý ràng buộc trong toàn bộ Liên minh châu Âu.

Topology điển hình của quy trình kỹ thuật

Trong một công ty tư vấn hoặc công ty kỹ thuật, quy trình công việc điển hình trông giống như thế này:

1. Trình kích hoạt: một hợp đồng ký kết phụ mới được tạo trong ERP (ví dụ: SAP, Sage hoặc công cụ quản lý dự án xây dựng).
2. Trích xuất: Make lấy siêu dữ liệu của hợp đồng (các bên, số tiền, tham chiếu công trường).
3. Tạo tài liệu: trình tạo hợp đồng do AI của Certyneo cung cấp tạo tài liệu PDF có cấu trúc.
4. Tạo yêu cầu ký số: Make gọi API Certyneo để tạo yêu cầu và thêm những người ký theo thứ tự được xác định.
5. Ký số tuần tự hoặc song song: Certyneo gửi các liên kết ký số cho các bên liên quan.
6. Thông báo và lưu trữ: khi nhận được từng chữ ký, Make kích hoạt thông báo Slack/Teams và lưu trữ tài liệu đã ký trong GED của bạn (SharePoint, Google Drive, Egnyte, v.v.).

Kiến trúc này loại bỏ các trao đổi email thủ công và đảm bảo khả năng theo dõi hoàn toàn, điều cần thiết khi thực hiện kiểm toán dự án kỹ thuật.

---

Cấu hình từng bước tích hợp trong Make

Bước 1 — Tạo kịch bản và cấu hình kết nối Certyneo

Trong không gian Make của bạn, tạo một kịch bản mới. Nếu trình kết nối Certyneo native có sẵn trong marketplace Make, hãy chọn nó trực tiếp; nếu không, hãy sử dụng mô-đun HTTP > Make a request hoặc HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Để cấu hình kết nối:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Phương pháp xác thực: OAuth 2.0 (Client Credentials) hoặc khóa API Bearer Token, tùy thuộc vào cấu hình của tài khoản Certyneo của bạn
• Khóa API: có sẵn trong bảng điều khiển Certyneo của bạn, phần Cài đặt > Tích hợp > API

Giữ khóa API của bạn trong trình quản lý kết nối của Make (chứ không phải hard-code trong kịch bản) để tuân thủ các best practices về bảo mật.

Bước 2 — Xác định trình kích hoạt phù hợp với lĩnh vực kỹ thuật

Lựa chọn trình kích hoạt rất quan trọng. Trong kỹ thuật, các trình kích hoạt phổ biến nhất là:

| Trình kích hoạt | Mô-đun Make | Trường hợp sử dụng | |---|---|---| | Tệp mới trong thư mục SharePoint | SharePoint > Watch Files | Hợp đồng được lưu trữ bởi nhân viên kinh doanh | | Hàng mới trong bảng tính Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Theo dõi các hợp đồng cần ký | | Webhook từ ERP | Webhooks > Custom Webhook | Đơn đặt hàng được xác nhận trong SAP | | Vấn đề mới trong Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Kết quả giai đoạn cần xác nhận của khách hàng |

Đối với các quy trình công việc kỹ thuật phức tạp (ví dụ: ký hợp đồng quản lý xây dựng cần ký kết cùng lúc của giám đốc kỹ thuật và giám đốc pháp chế), webhook từ ERP cung cấp tính linh hoạt lớn nhất.

Bước 3 — Tạo yêu cầu ký số qua API Certyneo

Sau khi cấu hình trình kích hoạt, thêm mô-đun HTTP trỏ đến điểm cuối tạo yêu cầu ký số Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Phần thân yêu cầu JSON bao gồm:

```json { "name": "Hợp đồng ký kết phụ - Dự án {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Lưu ý việc sử dụng mức ký số `advanced` (chữ ký điện tử nâng cao, SEA), phù hợp với các yêu cầu eIDAS cho các hợp đồng kỹ thuật có giá trị đáng kể. Đối với các tài liệu nội bộ có ít rủi ro, mức `simple` là đủ.

Bước 4 — Quản lý thông báo và lưu trữ sau ký số

Sau khi tạo yêu cầu, thêm một nhánh thứ hai trong kịch bản Make của bạn, được kích hoạt bởi Webhook Certyneo báo hiệu hoàn tất ký số. Certyneo tự động gửi POST đến URL webhook mà bạn đã xác định trong cài đặt yêu cầu.

Khi nhận được webhook này, kịch bản của bạn có thể:

• Tải xuống PDF đã ký và có dấu thời gian thông qua `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Lưu trữ nó trong GED của bạn (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Cập nhật trạng thái của hợp đồng trong ERP hoặc CRM của bạn
• Gửi thông báo tự động cho nhóm dự án qua Slack, Teams hoặc email
• Kích hoạt lập hóa đơn hoặc mở một dự án mới trong công cụ quản lý của bạn

Chuỗi hành động này đảm bảo khả năng theo dõi toàn bộ của vòng đời tài liệu, một yêu cầu cơ bản trong các dự án phải kiểm toán (chứng chỉ ISO 9001, hợp đồng công khai, dự án Seveso).

---

Các best practices cụ thể cho lĩnh vực kỹ thuật

Quản lý ký số đa bên và quy trình công việc tuần tự

Kỹ thuật thường xuyên liên quan đến các tài liệu cần nhiều người ký theo một thứ tự nhất định: trước tiên là người quản lý dự án, sau đó là giám đốc kỹ thuật, cuối cùng là đại diện pháp lý của công ty khách hàng. Certyneo quản lý native ký số tuần tự thông qua tham số `order` trong danh sách những người ký.

Trong Make, bạn có thể động xây dựng mảng những người ký bằng cách sử dụng Array Aggregator thu thập dữ liệu của những người ký từ ERP hoặc bảng tham chiếu, trước khi đưa chúng vào yêu cầu API Certyneo. Cách tiếp cận này cho phép quản lý các hợp đồng với 5 đến 10 người ký mà không cần sửa đổi kịch bản.

Liên kết các ký số với các thư mục công trường

Trong kỹ thuật, mỗi tài liệu đã ký phải được liên kết với một thư mục dự án cụ thể. Sử dụng siêu dữ liệu được tùy chỉnh của Certyneo để lưu trữ số công việc, giai đoạn dự án và mã hợp đồng. Các siêu dữ liệu này sẽ được trả lại trong webhook hoàn tất và có thể được sử dụng bởi Make để lưu trữ tài liệu trong thư mục đúng của GED của bạn.

Thực tiễn này phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn NF EN ISO 19650 (quản lý thông tin trong BIM) và tạo điều kiện cho các kiểm toán tài liệu vào cuối dự án.

Giám sát chất lượng và lỗi quy trình công việc

Make cung cấp nhật ký thực thi chi tiết cho mỗi kịch bản. Trong bối cảnh chuyên nghiệp, hãy cấu hình cảnh báo email hoặc Slack trên các kịch bản bị lỗi, và sử dụng mô-đun Error Handler của Make để xử lý các trường hợp API Certyneo thất bại (giới hạn tốc độ, tài liệu quá lớn, không tìm thấy người ký).

Nếu bạn muốn so sánh khả năng của Certyneo với các giải pháp khác trên thị trường trước khi khởi động tích hợp, hãy tham khảo so sánh các giải pháp ký số điện tử của chúng tôi để xác định giải pháp phù hợp nhất với bối cảnh kỹ thuật của bạn.

Cuối cùng, để tối đa hóa tỷ suất lợi nhuận của quy trình công việc tự động hóa của bạn, máy tính ROI ký số điện tử của chúng tôi cho phép bạn ước tính chính xác những lợi ích về thời gian và tiết kiệm chi phí có thể đạt được tùy theo khối lượng tài liệu được xử lý bởi công ty tư vấn của bạn.

Khung pháp lý áp dụng cho ký số điện tử trong kỹ thuật

Nền tảng pháp lý của ký số điện tử

Theo luật Pháp, giá trị pháp lý của ký số điện tử dựa trên điều 1366 của Bộ luật Dân sự, quy định rằng "chữ viết dưới dạng điện tử được chấp nhận làm bằng chứng theo cách tương tự như chữ viết trên giấy hỗ trợ", và điều 1367, quy định rằng "chữ ký cần thiết để hoàn tất hành động pháp lý xác định tác giả và thể hiện sự đồng ý của nó".

Ở cấp độ châu Âu, Quy định eIDAS số 910/2014 (Xác định danh tính điện tử, Xác thực và Dịch vụ Tin tưởng), được bổ sung bởi eIDAS 2.0 (Quy định UE 2024/1183), xác định ba mức ký số điện tử:

• SES (Chữ ký Điện tử Đơn giản): phù hợp cho tài liệu nội bộ có rủi ro thấp.
• SEA (Chữ ký Điện tử Nâng cao): được khuyến nghị cho các hợp đồng kỹ thuật thông thường, hợp đồng ký kết phụ và đơn đặt hàng. Nó đảm bảo xác định đáng tin cậy của người ký và tính toàn vẹn của tài liệu.
• SEQ (Chữ ký Điện tử Đủ điều kiện): cần thiết cho các hành động xác thực và một số hợp đồng công khai quy mô lớn.

Các nghĩa vụ cụ thể cho lĩnh vực kỹ thuật

Trong khung công của hợp đồng công khai, sắc lệnh số 2016-360 về hợp đồng công khai yêu cầu khử giấy hóa hoàn toàn vượt quá các ngưỡng nhất định. Các hành động cam kết và hợp đồng ký kết phụ phải được ký bằng SEA hoặc SEQ tuân thủ eIDAS, được tạo ra bởi nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng được xác nhận (QTSP) được liệt kê trên Danh sách Tin tưởng của châu Âu.

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 xác định các hồ sơ XAdES được sử dụng cho ký số XML nâng cao, trong khi ETSI EN 319 122 bao gồm các hồ sơ CAdES cho ký số tài liệu nhị phân. Certyneo tuân thủ các tiêu chuẩn này, đảm bảo khả năng tương tác và công nhận xuyên biên giới của các chữ ký.

RGPD và bảo vệ dữ liệu cá nhân của những người ký

Xử lý dữ liệu cá nhân của những người ký (tên, email, dữ liệu sinh trắc học của ký) phải tuân thủ Quy định RGPD số 2016/679. Là người chịu trách nhiệm xử lý, công ty kỹ thuật của bạn phải đảm bảo rằng Certyneo hoạt động với tư cách là người xử lý theo nghĩa của điều 28 RGPD, với DPA (Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu) đúng hình thức. Dữ liệu ký phải được bảo lưu trong thời gian quy định (5 năm cho các hợp đồng thương mại theo điều L. 110-4 của Bộ luật Thương mại, 10 năm cho các hợp đồng xây dựng do bảo hành thập niên).

Chỉ thị NIS2 và bảo mật quy trình công việc tự động hóa

Các công ty kỹ thuật hoạt động trong các lĩnh vực quan trọng (năng lượng, vận tải, nước) có thể phải tuân thủ Chỉ thị NIS2 (2022/2555/UE), được chuyển đổi thành luật Pháp bởi luật ngày 14 tháng 4 năm 2025. Chỉ thị này áp dụng các yêu cầu bảo mật trên các hệ thống thông tin, bao gồm các quy trình tự động hóa được kết nối với các nhà cung cấp bên ngoài như Make và Certyneo. Cần thiết phải tài liệu hóa các luồng dữ liệu, mã hóa các giao tiếp (tối thiểu TLS 1.3) và duy trì sổ cái của các nhà cung cấp kỹ thuật số.

Các tình huống sử dụng: Make + Certyneo trong kỹ thuật

Tình huống 1 — Công ty tư vấn địa kỹ thuật quản lý 300 báo cáo nhiệm vụ mỗi năm

Một công ty tư vấn chuyên về địa kỹ thuật, với khoảng 15 kỹ sư, tạo ra trung bình 300 báo cáo nhiệm vụ và hợp đồng dịch vụ mỗi năm. Trước khi tích hợp Make + Certyneo, mỗi báo cáo cần gửi thủ công qua email, gọi điện thoại theo sau 5 ngày không có phản hồi và lưu trữ thủ công trong máy chủ tệp. Thời gian trung bình để thu thập chữ ký đạt 8 ngày làm việc.

Sau khi triển khai quy trình tự động hóa — được kích hoạt bằng cách lưu trữ báo cáo hoàn thiện trong SharePoint — kịch bản Make tự động tạo yêu cầu ký số Certyneo, gửi thông báo cho khách hàng và tự động gửi lại vào ngày thứ 3 nếu không nhận được chữ ký. Tài liệu đã ký được lưu trữ ngay lập tức trong thư mục công việc tương ứng.

Kết quả: giảm thời gian ký số từ 8 ngày xuống 1,8 ngày trung bình (−78%), tiết kiệm ước tính 2,5 giờ hỗ trợ hành chính mỗi tuần, tương đương khoảng 3.500 € mỗi năm về chi phí xử lý hành chính. Các ước tính này phù hợp với các chuẩn ngành được công bố bởi Forrester Research về tự động hóa tài liệu (2024).

Tình huống 2 — Công ty kỹ thuật công nghiệp quản lý hợp đồng ký kết phụ đa bên

Một công ty kỹ thuật công nghiệp quy mô trung bình (80 đến 150 nhân viên) quản lý các dự án cần ký hợp đồng ký kết phụ liên quan đến 3 đến 6 bên: chủ đầu tư, nhà thầu tổng thầu, nhà thầu phụ cấp 1 và 2. Mỗi hợp đồng cần ký số tuần tự nghiêm ngặt vì lý do hợp đồng và bảo hiểm.

Quy trình Make + Certyneo được kích hoạt bằng cách xác nhận đơn đặt hàng trong ERP. Make xây dựng động danh sách người ký có thứ tự từ cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, tạo yêu cầu ký số Certyneo với các tham số tuần tự và thông báo cho mỗi bên theo lượt. Khi hoàn tất, hợp đồng đã ký được lưu trữ trong Procore và trạng thái của hợp đồng được cập nhật trong ERP.

Kết quả: loại bỏ hoàn toàn lỗi tuần tự hóa (một nhà thầu phụ ký trước nhà thầu tổng thầu) nhờ quản lý tự động thứ tự ký số. Thời gian trung bình để hoàn thiện hợp đồng giảm từ 12 ngày xuống 4 ngày (−67%), điều này tăng tốc độ khởi động thực tế của các công trường.

Tình huống 3 — Văn phòng tư vấn kỹ thuật quản lý các bổ sung sửa đổi phạm vi

Một văn phòng tư vấn kỹ thuật hỗ trợ các khách hàng công nghiệp trong các dự án chuyển đổi sản phẩm thường xuyên tạo ra các bổ sung (sửa đổi) trong quá trình nhiệm vụ, cần xác nhận nhanh chóng để không làm chậm dự án. Những bổ sung này trước đây được in, ký tại cuộc họp hoặc gửi bằng thư, tạo ra các khoảng thời gian không tương thích với nhịp độ của các dự án agile.

Với Make + Certyneo, việc tạo một bổ sung trong công cụ quản lý dự án tự động kích hoạt yêu cầu ký số. Khách hàng nhận được một liên kết ký số thân thiện với di động cho phép họ ký từ điện thoại thông minh của mình trong vòng chưa đầy 2 phút, ngay cả khi đang di chuyển tại công trường. Mức ký số nâng cao (SEA) được áp dụng, đảm bảo giá trị pháp lý của bổ sung.

Kết quả: thời gian xác nhận bổ sung giảm từ 5 đến 7 ngày xuống dưới 24 giờ trong 85% trường hợp. Sự hài lòng của khách hàng được cải thiện và giảm rủi ro về dây leo phạm vi không được tài liệu hóa, là nguồn gây tranh chấp thường xuyên trong tư vấn kỹ thuật.

Kết luận

Tích hợp Certyneo với Make (Integromat) đại diện cho một nhân tố hiệu quả chính cho các bộ phận hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật. Bằng cách tự động hóa toàn bộ vòng đời tài liệu — từ tạo hợp đồng đến lưu trữ tài liệu đã ký — bạn loại bỏ các tác vụ thủ công lặp lại, giảm thời gian ký số trung bình từ 67 đến 78% và đảm bảo tuân thủ eIDAS hoàn toàn cho mỗi tài liệu được tạo ra.

Cấu hình kỹ thuật, mặc dù cần một thiết lập cẩn thận lần đầu, có thể truy cập được cho các đội có kiến thức không cần code hoặc cho một tích hợp Make. Các lợi ích xuất hiện từ những tuần đầu tiên sử dụng, với ROI có thể đo lường được trên chi phí hành chính và thời gian khởi động công trường.

Sẵn sàng biến đổi quy trình công việc tài liệu của b