Elektronik arşivleme (imza, ispat değeri)

Elektronik arşivleme, imzalı dijital belgelerin uzun vadeli korunmasını, ispat değeri, okunabilirliği ve zaman içinde bütünlüğünü garanti eden koşullar altında depolanmasını ifade eder. Basit yedekleme ile karıştırılmamalıdır: ispat değeri olan arşivleme, kesin teknik ve yasal kısıtlamalar getirir ve bunu bulut depolamadan ayırır.

İspat değeri olan arşivlemenin üç sütunu :
• Bütünlük : arşivlenen belge değiştirilemez — herhangi bir değişiklik tespit edilebilir ve kanıtı geçersiz kılar. Arşivleme sırasında belgenin kriptografik karması ve bu haşin düzenli olarak doğrulanmasıyla garanti edilir.
• Dayanıklılık : belge 10, 20 veya 50 yıl sonra okunabilir kalır, yazılım gelişmelerinden bağımsız olarak. Bu, standartlaştırılmış formatlar (içerik için PDF/A, imza için PAdES B-LTA) ve taşıyıcıların düzenli aralıklarla taşınmasını gerektirir.
• İzlenebilirlik : arşivlenen belge üzerindeki tüm işlemler (görüntüleme, iletim, silme) zaman damgalı ve tahrifata karşı korumalı bir olay günlüğüne kaydedilir.

Normatif çerçeve : Fransa'da, ispat değeri olan arşivleme NF Z42-013 (Fransız referansı, AFNOR) ve uluslararası ISO 14641 standartları tarafından yönetilir. Kamu sektörü ve düzenlenmiş bazı faaliyetler (sağlık, finansal hizmetler) için SIAF (Service Interministériel des Archives de France) onayı veya üçüncü taraf arşivcisi ESG sertifikası gereklidir. eIDAS 2.0 yönetmeliği, nitelikli elektronik arşivlemeye adanmış yeni bir güvenilir hizmet sunmaktadır ve tüm AB'de tam olarak tanınır.

Fransa'da yasal saklama süresi :
• Ticari sözleşmeler ve faturalar : 10 yıl (Ticari Kanun mad. L123-22)
• İş sözleşmeleri : çalışanın ayrılmasından sonra 5 yıl
• Mali belgeler : 6 yıl (Vergi İşlemleri Kitabı mad. L102 B)
• Noter tapusu : 75 yıl (Noter Kanunu)
• Tıbbi belgeler : son işlemden 20 yıl sonra (Halk Sağlığı Kanunu)

Certyneo uygulaması : imzalanan tüm belgeler PAdES B-LT formatında arşivlenir (10 yıldan fazla saklama için B-LTA Business planında mevcuttur), nitelikli RFC 3161 zaman damgası, tüm planlara dahil 10 yıllık saklama, her zaman erişilebilir olay günlüğü ve denetim izinin PDF formatında indirilmesi. Ayrıca bkz. ispat değeri ve LTV (Uzun Vadeli Doğrulama).