Elektronik imza iş akışı: eksiksiz kılavuz

İmza iş akışı nedir

İmza iş akışı nedir⬥⬥⬥ imza iş akışı ⬥⬥⬥, bir belgenin imzalanmasına yol açan organize adımlar dizisidir: imza sahiplerinin sırası, koşullar, hatırlatmalar, bildirimler. İş akışı sürece ne kadar uyarlanırsa imzalar da o kadar hızlı olur.İki ana sipariş türü

Paralel sipariş

Tüm imzalayanlar zarfı aynı anda alır ve bağımsız olarak imzalayabilir.

Tüm imzalayanlar zarfı aynı anda alır ve bağımsız olarak imzalayabilir.

Avantajları ⬥⬥⬥: hız, darboğaz yok.Kullanım durumu ⬥⬥⬥: Karşılıklı NDA, sıranın önemli olmadığı ikili sözleşme.Sıralı düzenHer imza sahibi bir öncekinden sonra imza atar. Zarf imza sahibinden imza sahibine doğru ilerler.

Avantajları ⬥⬥⬥: doğrulama hiyerarşilerine saygı, her aktör önceki doğrulamaları görür.

Avantajları ⬥⬥⬥: doğrulama hiyerarşilerine saygı, her aktör önceki doğrulamaları görür.

Kullanım durumları ⬥⬥⬥: önce yöneticinin onaylanmasını, ardından yönetimi içeren sözleşmeler, depozitolu kiralamalar.Tipik rollerİmzalayan ⬥⬥⬥: belgeyi imzalarOnaylayan ⬥⬥⬥: imzalamadan doğrular (doğrulama zinciri)

Kopyala (CC) ⬥⬥⬥: nihai belgeyi imzalamadan alır

• Kopyala (CC) ⬥⬥⬥: nihai belgeyi imzalamadan alırVeren ⬥⬥⬥: gönderen, genellikle imza sahibi
• Hatırlatmalar ve bildirimlerModern bir platform şunları yapılandırmanıza olanak tanır:
• imza sahiplerine gönderilen hatırlatıcıların sıklığı ve sayısıgönderene gerçek zamanlı bildirimler (e-posta, Slack, Teams)
• gönderene gerçek zamanlı bildirimler (e-posta, Slack, Teams)CRM/ERP'yi beslemek için web kancaları

engellenirse dahili hatırlatıcılar

Sona erme ve iptal

• Her zaman bir son kullanma tarihi belirleyin (genellikle 15-30 gün). Süresi dolmuş bir zarf otomatik olarak "imzasız" olarak arşivlenerek kontrol panelinde yer açılır.
• Süreç sırasında, düzenleyen kişi ayrıca bir zarfı manuel olarak iptal edebilir (iptal edebilir), bu, bir hata tespit edilmesi durumunda faydalıdır.
• Süreç sırasında, düzenleyen kişi ayrıca bir zarfı manuel olarak iptal edebilir (iptal edebilir), bu, bir hata tespit edilmesi durumunda faydalıdır.
• Entegrasyonlar

Araçlarınızla güçlü bir iş akışı entegre olur:

CRM ⬥⬥⬥: bir anlaşma “kapandığında kazanılır” olduğunda gönderimi tetikleyin

HRIS ⬥⬥⬥: bir aday “işe alındığında” sözleşmeyi gönderin

ERP ⬥⬥⬥: bir teklif kabul edildiğinde PO oluşturun

ERP ⬥⬥⬥: bir teklif kabul edildiğinde PO oluşturun

• Özel web kancaları ⬥⬥⬥: dahili sistemlerinizi bilgilendirinİyi tasarım uygulamaları
• İmza sahibi sayısını en aza indirin (her ilave kişi döngüyü uzatır)Rolleri netleştirin (imzalayan vs onaylayan)
• Hatırlatıcıları otomatikleştirinHatırlatıcıları otomatikleştirin
• Reddedilme durumunda bir B planınız olsunBirim dağıtımından önce iş akışını test edin

Sık karşılaşılan hatalar

• Paralel daha hızlıyken varsayılan olarak sıralı düzen
• Paralel daha hızlıyken varsayılan olarak sıralı düzen
• Çok fazla imza sahibi (bazıları yalnızca "kopyadır")
• Son kullanma tarihi yok
• Entegrasyon eksikliği → manuel yeniden giriş

İmzacılara yetersiz bildirim

• Somut durum: çok taraflı sözleşme
• Somut durum: çok taraflı sözleşme
• 3 şirket arasındaki ortaklık sözleşmesi. Optimize edilmiş iş akışı:
• PDF'nin A şirketi tarafından hazırlanması
• 3 imza sahibine paralel sırayla gönderme (şirket başına bir tane)

İmzasızsa D+3'ün otomatik olarak yeniden başlatılması

Tüm imza sahiplerine gerçek zamanlı bilgi verilir

• Tüm imza sahiplerine gerçek zamanlı bilgi verilir
• Webhook, son imzadan itibaren ortaklık hesabının açılmasını tetikler
• Toplam döngü: 24-48 saat, kağıt üzerinde 2-3 hafta.
• Certyneo size nasıl yardımcı olur
• Certyneo esnek iş akışları tasarlamanıza olanak tanır: paralel, sıralı, karma, onaylayanlar, CC, özelleştirilebilir hatırlatıcılar, özel web kancaları, yerel CRM/HRIS/ERP entegrasyonları. Kodsuz yapılandırmak için görsel düzenleyici.

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

SSS

Sıralı düzen ne zaman kullanılmalı?

Bir doğrulamanın bir sonrakinden önce gelmesi gerektiğinde (yönetici → direktör → son sözleşme).

Maksimum kaç imzacı var?

Teknik olarak sınırsız. 5-6'nın ötesinde döngü önemli ölçüde uzar.

Teknik olarak sınırsız. 5-6'nın ötesinde döngü önemli ölçüde uzar.

Paralel ve sıralı düzeni karıştırabilir miyiz?

Evet, "karışık" iş akışlarıyla: zincirlenmiş paralel gruplar.

İmzalamayan bir imzayla nasıl başa çıkılır?

Başka bir imza yetkilisine yeniden atayın veya zarfı erteleyin.

Web kancaları gerçek zamanlı mıdır?

Web kancaları gerçek zamanlı mıdır?

Evet, zarfın her durumunda tetiklenir.

Sonuç

İyi bir iş akışı tasarlamak, çalışan bir araç ile dönüşen bir araç arasındaki farktır. İdeal iş akışınızı tasarlamak için 30 dakikanızı ayırın, aylarca süren anlaşmazlıklardan kurtulacaksınız.

Belgelerinizi çevrimiçi olarak basit, hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek, imzalamak ve takip etmek için Certyneo'yu deneyin.