Elektronik imzalı bir belge nasıl arşivlenir?

Neden doğru şekilde arşivleyin

Neden doğru şekilde arşivleyin

Elektronik olarak imzalanmış bir belge, yalnızca kanıtın tüm yasal süre boyunca - bazen 10, 20, hatta 30 yıl - danışılabilir ve doğrulanabilir kalması durumunda değer taşır. Özensiz arşivleme = bir anlaşmazlık durumunda zayıflamış deliller.

• Uyulması gereken süreTicari sözleşmeler ⬥⬥⬥: 10 yıl (Ticaret Kanunu)
• Ticari sözleşmeler ⬥⬥⬥: 10 yıl (Ticaret Kanunu)İş sözleşmeleri ⬥⬥⬥: Bitiminden itibaren 5 yıl
• Faturalar ⬥⬥⬥: 10 yıl (muhasebe), 6 yıl (vergi)Kiralamalar ⬥⬥⬥: süre + 5 yıl
• Kiralamalar ⬥⬥⬥: süre + 5 yılNoter tasdiki ⬥⬥⬥: 30 yıl
• Sigorta ⬥⬥⬥: türüne bağlı olarak 2 ila 10 yıl⬥⬥⬥ İmzalı tutun Geçerli en uzun dönem için PDF
• ⬥⬥⬥ İmzalı tutun Geçerli en uzun dönem için PDFve

denetim takibi ⬥⬥⬥.Arşiv formatlarıPAdES-B-B ⬥⬥⬥: temel, basit imzaPAdES-B-B ⬥⬥⬥: temel, basit imzaPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + nitelikli zaman damgası

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + sertifika zinciri

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periyodik zaman damgaları (çoklu on yıllık)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periyodik zaman damgaları (çoklu on yıllık)
• Uzun arşivleme içinPAdES-B-LTA
• seçeneğini tercih edin.seçeneğini tercih edin.
• 3 arşivleme seçeneği1. Dış kaynaklı arşivleme (platform)

İmza platformu belgelerinizi X yıl boyunca saklar. Çoğu plana dahil edilmiştir.Avantajları ⬥⬥⬥: zahmetsiz, eIDAS uyumluAvantajları ⬥⬥⬥: zahmetsiz, eIDAS uyumlu

Dezavantajları ⬥⬥⬥: servis sağlayıcıya bağımlılık, doğrulanması gereken geri döndürülebilirlik

2. Dahili arşivleme

Belgeleriniz sunucularınızda veya özel bir SAE'de tutulur.

Belgeleriniz sunucularınızda veya özel bir SAE'de tutulur.Avantajları ⬥⬥⬥: tam kontrolDezavantajları ⬥⬥⬥: maliyet, dahili beceriler gerektirir3. Kanıtlanabilir değere sahip SAE

3. Kanıtlanabilir değere sahip SAE

Sertifikalı Elektronik Arşivleme Sistemi

NF Z42-013. En yüksek düzeyde uyumluluk.. En yüksek düzeyde uyumluluk.Avantajları ⬥⬥⬥: hukuki güvenilirlik karinesi

Dezavantajları ⬥⬥⬥: yüksek maliyet, KOBİ'ler için büyük boyut

En iyi uygulamalarSaklaSakla

PDF + denetim izi ⬥⬥⬥, biri olmadan diğeri olmazYedeklilik ⬥⬥⬥: çoklu site, çoklu destekPeriyodik doğrulama ⬥⬥⬥: her 6-12 ayda bir, belgelerin okunabilir olduğunu doğrulayınPeriyodik doğrulama ⬥⬥⬥: her 6-12 ayda bir, belgelerin okunabilir olduğunu doğrulayın

Dokümantasyon ⬥⬥⬥: yazılı prosedürler

• Yıllık restorasyon testleri⬥⬥⬥ Sık hatalar⬥⬥⬥ Sık hatalar
• Yalnızca PDF'yi saklayın, denetim takibi değilTek bir ortamda saklayın (dahili sabit disk)
• Saklama maddesi olmadan bulut kullanınBelirli sektörlere özel süreleri unutun
• Belirli sektörlere özel süreleri unutunGeri yüklemeyi test etmeyin
• Arşiv taşımaİmza sağlayıcısını değiştirirseniz:

İmza sağlayıcısını değiştirirseniz:

• İmzalı tüm belgeleri dışa aktarın + denetim izleri
• Yeni sisteme veya özel bir SAE'ye aktarın
• Bütünlüğü kontrol edin (SHA-256 parmak izi)
• Bütünlüğü kontrol edin (SHA-256 parmak izi)
• Eski sisteme geçici olarak erişimi sürdürün

Somut durum: KOBİ'nin hizmet sağlayıcısını değiştirmesi

50 çalışanı olan KOBİ, 5 yılda birikmiş 3000 imzalı belge. Taşıma:

1. 50 çalışanı olan KOBİ, 5 yılda birikmiş 3000 imzalı belge. Taşıma:
2. API aracılığıyla otomatik dışa aktarma
3. yeni hizmet sağlayıcıya + yedek olarak harici SAE'ye içe aktarma
4. örneğe göre doğrulama (50 belge kontrol edildi)

eski hizmet sağlayıcı 3 ay sonra feshedildi

eski hizmet sağlayıcı 3 ay sonra feshedildi

• Toplam süre: 4 hafta. Sıfır kayıp.
• Certyneo size nasıl yardımcı olur
• Certyneo, tüm planlarda
• Certyneo, tüm planlarda

10 yıllık arşivlemeyi ⬥⬥⬥, AB'de coğrafi yedeklilik, sürüm oluşturma ve herhangi bir zamanda tam ihracat (tamamen geri döndürülebilirlik) içerir. Varsayılan olarak PAdES-B-T formatı, kritik belgeler için PAdES-B-LTA isteğe bağlıdır.

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

SSSSSSİmzalı belgelerimi yazdırmalı mıyım?

Hayır, işe yaramaz ve verimsizdir (kanıt değeri kaybı).

Standart bir bulut (Google Drive, Dropbox) yeterli mi?

PDF için evet, ancak kanıtlayıcı değer için değil. Özel arşivlemeyi tercih edin.

PDF için evet, ancak kanıtlayıcı değer için değil. Özel arşivlemeyi tercih edin.

İmza platformum kapanırsa ne yapmalıyım?

PAdES PDF'leri çevrimdışı olarak doğrulanabilir durumda kalır. Denetim izlerini düzenli olarak dışa aktarın.

Arşivler şifrelenmeli mi?

Arşivler şifrelenmeli mi?

Hassas belgeler için önerilir. Anahtarları uzun süre saklamaya dikkat edin.

10 yıllık süre ne zaman başlıyor?

Ticari bir sözleşme için: ifanın sonu. İş sözleşmesi için: sözleşmenin sonu.

Ticari bir sözleşme için: ifanın sonu. İş sözleşmesi için: sözleşmenin sonu.

Sonuç

İyi arşivleme, elektronik imzalarınızın hayat sigortasıdır. Karşılaştığınız zorluklara göre uyarlanmış formülü seçin (çoğu KOBİ için dış kaynaklardan yararlanılır, kritik durumlar için SAE NF Z42-013), düzenli olarak test edin.

Belgelerinizi çevrimiçi olarak basit, hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek, imzalamak ve takip etmek için Certyneo'yu deneyin.