Digitalizirajte upravne procese

Zakaj digitalizirati upravne procese

Administratorski procesi (fakturiranje, poročila o stroških, dopusti, interna naročila) so pogosto zadnji digitalizirani, čeprav vzamejo veliko časa. Njihova digitalizacija sprosti ekipe za naloge z dodano vrednostjo.

Postopki, ki jim je treba dati prednost

Z zmanjšanjem ROI:

1. Podpisovanje pogodb: takojšen dobiček, odpravljeno trenje
2. Poročila o stroških: OCR + hierarhična validacija
3. Pusti upravljanje: validacijski potek dela + samodejno ravnovesje
4. Obračunavanje strank: generiranje, pošiljanje, sledenje
5. Nakupi in naročila: ponudba → BC → račun
6. Vkrcanje / izstop: Kadrovski dokumenti + IT dostop
7. Poročanje: nadzorne plošče v realnem času v primerjavi s preglednicami

Metoda 5 korakov

1. Zemljevid procesov

Navedite vsak proces, njegove akterje, njegove stopnje, obseg, trenutno trajanje.

2. Določite točke trenja

Zapravljen čas, napake, nezadovoljstvo. Tu bo digital prinesel največ.

3. Izberite prava orodja

• elektronski podpis
• Kadrovska orodja/poročila o stroških (Spendesk, Jenji)
• orodja za preverjanje (Zapier, Make, poteki dela po meri)
• CRM, ERP, EDM po potrebi

4. Integrirajte orodja med seboj

Prava produktivnost izvira iz integracije: izogibajte se ponovnemu vstopu, samodejno se širite.

5. Usposabljajte in merite

Usposabljanje uporabnikov, merjenje dobičkov, prilagajanje.

Primer poteka dela

Tipičen skrbniški postopek: zahteva za odhod

• prej: papirni obrazec → pisarna vodje → kadrovska služba → ponovno vneseno v HRIS
• Po: vnos prek Lucca/PayFit → upravitelj validacije v 1 kliku → stanje se samodejno posodobi → obvestilo HR

Pridobitev: od 3 dni do 10 minut.

Kvantitativne koristi

• Čas skrbnika: -40 do -60 %
• Napake pri vnosu: -90 %
• Zadovoljstvo zaposlenih: običajno +30 %
• Čas cikla(vkrcanje, naročanje, izdajanje računov): deljeno s 3 do 5

Pogoste napake

• Digitalizacija postopka papirja, kakršen je (izguba priložnosti za optimizacijo)
• Zložite orodja brez njihove integracije
• Brez treninga → odpor do sprememb
• Ignoriranje skladnosti z GDPR in pravnega arhiviranja
• Podcenjevanje stroškov integracije

Kako vam Certyneo pomaga

Certyneo pokriva komponento »elektronskega podpisa« katerega koli projekta digitalizacije administracije. Integrira se s kadrovskimi orodji (PayFit, Lucca), poročili o stroških (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Odkrijte rešitev elektronskega podpisa Certyneo

pogosta vprašanja

Koliko stane digitalizacija?

Zelo spremenljivo. Obseg »podpis + poročila o stroških + dopust« znaša okoli 3-10 €/uporabnika/mesec.

Kakšno ROI pričakovati?

Običajno od 6 do 18 mesecev, krajši pri velikih pretokih.

Ali za upravljanje potrebujete CIO?

Priporočljivo za srednje velika podjetja, ni nujno za MSP, ki se lahko zanesejo na zunanjega svetovalca.

Ali so vsa orodja skladna z GDPR?

Dajte prednost rešitvam EU za poenostavitev skladnosti.

Kako prepričati ekipe?

Začnite z najbolj bolečim procesom. Vidna ROI odklene ostalo.

Zaključek

Administratorska digitalizacija je pot in ne projekt "velikega poka". Začnite s tokovi z najvišjo ROI, merite, razširite. V 18 mesecih se je podjetje preoblikovalo.

Preizkusite Certyneo za preprosto, hitro in varno pošiljanje, podpisovanje in sledenje vašim dokumentom na spletu.