Financiële audit: proces en naleving van normen

Een financiële audit heeft niet tot doel fraude op te sporen of de gezondheid van een onderneming te garanderen. Het doel ervan is beperkter en preciezer: het geven van een redelijke zekerheid dat de jaarrekening correct en waarheidsgetrouw is en een getrouw beeld geeft. Inzicht in deze beperking voorkomt twee symmetrische fouten: van de controle een garantie verwachten die deze niet biedt, en de werkelijke reikwijdte van het afgegeven oordeel over het hoofd zien.

Juridische audit en contractuele audit

Twee zeer verschillende situaties dragen dezelfde naam.

De wettelijke audit is de taak van de accountant, die wordt uitgeoefend binnen een gereguleerd kader: benoeming voor een mandaat van zes boekjaren, verplichte beroepsnormen, strikte onverenigbaarheden, openbaarmakingsverplichtingen. De accountant is niet de adviseur van de onderneming: hij wordt benoemd door de vennoten en legt verantwoording af aan hen.

De contractuele audit is een vrij gedefinieerde opdracht tussen het bedrijf en een professional: beperkte beoordeling, overname-audit, onderzoek van een specifieke functie. De reikwijdte, de ontvanger en het zekerheidsniveau vloeien voort uit de opdrachtbrief. Er zijn geen wettelijke verplichtingen aan verbonden zoals bij een mandaat.

Als men deze twee begrippen door elkaar haalt, leidt dit tot een overschatting van de reikwijdte van een contractuele relatie, waarvan de omvang zeer beperkt kan zijn.

Wanneer is de aanmelding verplicht?

De aanstelling van een accountant is verplicht wanneer de entiteit twee van de drie drempels met betrekking tot het balanstotaal, de omzet en het aantal werknemers. Deze drempels worden periodiek herzien en moeten voor het betreffende boekjaar worden gecontroleerd.

Naast dit principe zijn er nog drie specifieke gevallen:

• De bedrijven groepsleiders Bedrijven die zeggenschap uitoefenen over andere ondernemingen zijn onderworpen aan specifieke regels, die op het niveau van het geheel worden beoordeeld.
• De belangrijke dochterondernemingen van een groep met een commissaris kan het nodig zijn om er een aan te wijzen.
• Een minderheid van vennoten kan bij de rechter de benoeming van een curator vorderen, zelfs als de drempels niet worden overschreden.

Vrijwillige aanwijzing blijft mogelijk en komt vaak voor wanneer een financiële partner dit eist. In dat geval brengt dit dezelfde verplichtingen met zich mee als een verplichte aanwijzing.

Het verloop van de opdracht

De audit verloopt in drie fasen, verspreid over het boekjaar en niet geconcentreerd rond de afsluiting.

Kennisname en risicobeoordeling. De auditor analyseert de bedrijfsactiviteiten, de omgeving en de interne controle om gebieden te identificeren waar een significante afwijking waarschijnlijk is. Deze stap is bepalend voor al het overige: de daaropvolgende controles worden afgestemd op de geïdentificeerde risico's.

Tussentijdse controles. Deze zijn tijdens het boekjaar opgesteld en hebben betrekking op de procedures en de dagelijkse werkzaamheden. Dit is het moment waarop de zwakke punten van de boekhouding komen aan bod — chronologie, bewijsstukken, scheiding van taken.

De laatste controles. Na de afsluiting richten ze zich op de jaarrekening zelf: validatie van de saldi, verzending van de jaarrekening naar derden, controle van de boekhoudkundige schattingen. Deze laatste krijgen de meeste aandacht, omdat ze gebaseerd zijn op beoordelingen: waardeverminderingen van vorderingen, bepalingen, geldigheidsduur vanafschrijving.

De mening en haar drie vormen

Het rapport wordt afgesloten met een oordeel, waarvan de formulering gestandaardiseerd is en waarvan elke variant een precieze betekenis heeft.

Certificering zonder voorbehoud geeft aan dat de jaarrekening correct en waarheidsgetrouw is en een getrouw beeld geeft.

Certificering met voorbehoud duidt op een meningsverschil of een beperking waarvan het effect significant is, maar niet algemeen geldt. Het is een sterk signaal, dat vaak verkeerd wordt geïnterpreteerd door derden, die het ten onrechte beschouwen als een eenvoudige opmerking.

De weigering om te certificeren is van toepassing wanneer het effect zowel significant als wijdverbreid is, of wanneer de auditor de benodigde gegevens niet heeft kunnen verzamelen.

Een opmerking kan worden toegevoegd zonder het oordeel te beïnvloeden: het vestigt de aandacht op een punt in de bijlage, doorgaans een onzekerheid over de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het vormt geen voorbehoud.

De specifieke verplichtingen van de commissaris

Twee verplichtingen maken een duidelijk onderscheid tussen een wettelijk mandaat en een contractuele opdracht.

De onthulling van strafbare feiten. De commissaris die feiten vaststelt die strafrechtelijk kunnen worden aangemerkt, moet deze melden aan de openbare aanklager. Deze verplichting laat geen ruimte voor een beoordeling van de opportuniteit, en het nalaten hiervan brengt zijn aansprakelijkheid met zich mee.

De meldingsprocedure. Wanneer hij feiten constateert die de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen, zet hij een stapsgewijze procedure in gang: verzoek om uitleg aan de bestuurders, informatieverstrekking aan de bestuursorganen en vervolgens informatieverstrekking aan de voorzitter van de rechtbank. Het doel is om een reactie uit te lokken vóór het in gebreke blijven — een kwestie die rechtstreeks verband houdt met de persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder, zoals uiteengezet in ons artikel over de aansprakelijkheid van de bedrijfsleider.

Toepassingsscenario's

Overschrijding van drempels. De aanstelling wordt bij de afsluiting beoordeeld en geldt voor zes boekjaren. Door een boekjaar vooruit te lopen, kunt u de procedures voorbereiden in plaats van een eerste audit te moeten ondergaan op basis van een onvoorbereide boekhouding.

Kapitaalwerving of verkoop. De overname-audit is contractueel vastgelegd en de reikwijdte ervan wordt onderhandeld. Door nauwkeurig te definiëren wat er wel en wat er niet wordt gecontroleerd, worden misverstanden over de reikwijdte van het geleverde rapport voorkomen.

Aangekondigde voorbehoud. De kwestie vóór de volgende afsluiting afhandelen. Een reserve die van het ene boekjaar naar het andere wordt overgedragen, weegt zwaar in de relatie met de financiële partners.

Veelgestelde vragen

Wanneer is een accountant verplicht? Bij het overschrijden van twee van de drie drempels met betrekking tot de balans, de omzet en het personeelsbestand, evenals in bijzondere situaties met betrekking tot concerns of op verzoek van een minderheid van de vennoten.

Wat is het verschil tussen een wettelijke audit en een contractuele audit? De wettelijke controle vindt plaats binnen een gereguleerd kader, met een mandaat van zes jaar en specifieke verplichtingen. De contractuele controle heeft de reikwijdte die in de opdrachtbrief is vastgelegd, zonder deze verplichtingen.

Detecteert de auditor fraude? Dat is niet het doel van zijn opdracht, die gericht is op significante afwijkingen in de jaarrekening. Hij stelt zijn controles echter wel op met inachtneming van het frauderisico.

Wat houdt een certificering met voorbehoud in? Een meningsverschil of een beperking van de werking die weliswaar significant is, maar niet algemeen geldt. Dit is een ernstig signaal, dat zich onderscheidt van een loutere opmerking, die geen invloed heeft op het oordeel.

Wat houdt de meldingsprocedure in? Een stapsgewijze procedure die in gang wordt gezet wanneer de bedrijfscontinuïteit in het gedrang lijkt te komen, gaande van het vragen van uitleg aan de leidinggevenden tot het informeren van de voorzitter van de rechtbank.

Kan de commissaris het bedrijf adviseren? Niet over onderwerpen die onder zijn opdracht vallen: de regels inzake onafhankelijkheid en onverenigbaarheden verbieden hem dit. Hij is niet de adviseur van de onderneming, maar legt verantwoording af aan de vennoten.

Belangrijkste punten

De controle biedt redelijke zekerheid over de juistheid en waarheidsgetrouwheid van de jaarrekening — geen garantie dat er geen fraude is gepleegd, noch een oordeel over de financiële gezondheid van het bedrijf. Deze beperkte reikwijdte moet u in gedachten houden voordat u een rapport leest.

Drie elementen verdienen de aandacht van een bedrijfsleider. De exacte formulering van het oordeel, aangezien het onderscheid tussen opmerking, voorbehoud en afwijzing doorslaggevend is voor derden. De specifieke verplichtingen van de commissaris, namelijk melding en waarschuwing, waardoor hij meer is dan alleen een dienstverlener. En het feit dat het grootste deel van zijn werk betrekking heeft op de boekhoudkundige ramingen: hier worden de beslissingen van het bedrijf getoetst, en hier komt de kwaliteit van de documentatie tot uiting, net als bij een belastingcontrole.