Elektroniskā paraksta darbplūsma: pilnīga rokasgrāmata

Kas ir paraksta darbplūsma

Kas ir paraksta darbplūsma⬥⬥⬥ paraksta darbplūsmair sakārtotu darbību secība, kas noved pie dokumenta parakstīšanas: parakstītāju secība, nosacījumi, atgādinājumi, paziņojumi. Jo vairāk darbplūsma tiek pielāgota procesam, jo ​​ātrāk tiek iegūti paraksti.

ir sakārtotu darbību secība, kas noved pie dokumenta parakstīšanas: parakstītāju secība, nosacījumi, atgādinājumi, paziņojumi. Jo vairāk darbplūsma tiek pielāgota procesam, jo ​​ātrāk tiek iegūti paraksti.

Divi galvenie pasūtījumu veidi

Paralēlais pasūtījums

Visi parakstītāji saņem aploksni vienlaikus un var parakstīt neatkarīgi.Visi parakstītāji saņem aploksni vienlaikus un var parakstīt neatkarīgi.Priekšrocības ⬥⬥⬥: ātrums, nav sašaurinājuma.Lietošanas gadījums ⬥⬥⬥: savstarpēja NDA, divpusējs līgums, ja pasūtījumam nav nozīmes.

Kārtība pēc kārtas

Kārtība pēc kārtas

Katrs parakstītājs parakstās aiz iepriekšējā. Aploksne virzās no parakstītāja uz parakstītāju.Priekšrocības ⬥⬥⬥: apstiprināšanas hierarhiju ievērošana, katrs dalībnieks redz iepriekšējās validācijas.Priekšrocības ⬥⬥⬥: apstiprināšanas hierarhiju ievērošana, katrs dalībnieks redz iepriekšējās validācijas.Lietošanas gadījumi ⬥⬥⬥: līgumi, kas ietver pārvaldnieka apstiprināšanu, pēc tam vadību, nomas līgumi ar depozītu.

Tipiskas lomas

• Parakstītājs ⬥⬥⬥: paraksta dokumentuParakstītājs ⬥⬥⬥: paraksta dokumentu
• Apstiprinātājs ⬥⬥⬥: apstiprina bez parakstīšanas (validācijas ķēde)paraksta dokumentu, neparakstot ⬥ Kopiju (CC) ⬥:⬥ saņemt galīgo dokumentu
• Izdevējs ⬥⬥⬥: sūtītājs, bieži arī parakstītājsIzdevējs ⬥⬥⬥: sūtītājs, bieži arī parakstītājs
• Atgādinājumi un paziņojumiMūsdienīga platforma ļauj konfigurēt:

sūtīšanas biežumu un skaitu, atgādinājumu sūtīšanas biežumu un skaitu parakstītājiem ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Komandas)

sūtīšanas biežumu un skaitu, atgādinājumu sūtīšanas biežumu un skaitu parakstītājiem ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Komandas)

• tīmekļa aizķeres, lai nodrošinātu CRM/ERP
• iekšējos atgādinājumus, ja tas ir bloķēts
• iekšējos atgādinājumus, ja tas ir bloķēts
• Derīguma termiņš un atcelšana

Vienmēr iestatiet derīguma termiņu (parasti 15–30 dienas). Aploksne, kurai beidzies derīguma termiņš, tiek automātiski arhivēta kā neparakstīta, tādējādi atbrīvojot informācijas paneli.

Procesa laikā izdevējs var arī manuāli atcelt aploksni (atsaukšanu), kas ir noderīgi, ja tiek atklāta kļūda. Integrācijas ⬥⬥⬥: ģenerējiet pasūtījuma piedāvājumu, kad piedāvājums ir pieņemts

Procesa laikā izdevējs var arī manuāli atcelt aploksni (atsaukšanu), kas ir noderīgi, ja tiek atklāta kļūda. Integrācijas ⬥⬥⬥: ģenerējiet pasūtījuma piedāvājumu, kad piedāvājums ir pieņemts

Pielāgoti tīmekļa aizķeri ⬥⬥⬥: paziņojiet savām iekšējām sistēmām

Labas dizaina prakses

• Samaziniet parakstītāju skaitu (katra papildu persona pagarina pienākumu izpildītājus ⬥⬥)Samaziniet parakstītāju skaitu (katra papildu persona pagarina pienākumu izpildītājus ⬥⬥)
• Automatizējiet atgādinājumusAtteikuma gadījumā izveidojiet plānu B
• Pārbaudiet darbplūsmu pirms apjoma izvietošanasPārbaudiet darbplūsmu pirms apjoma izvietošanas
• Biežas kļūdasPēc noklusējuma secīga secība, turpretim paralēli būtu ātrāki ⬥kopijas"

Pēc noklusējuma secīga secība, turpretim paralēli būtu ātrāki ⬥kopijas"

• Nav derīguma termiņa
• Integrācijas trūkums → manuāla atkārtota ievadīšana
• Nepietiekami paziņojumi parakstītājiem
• Nepietiekami paziņojumi parakstītājiem
• Konkrēts gadījums: daudzpusējs līgums

Partnerības līgums starp 3 uzņēmumiem. Optimizēta darbplūsma:

• PDF sagatavošana, ko veic uzņēmums A
• PDF sagatavošana, ko veic uzņēmums A
• Paralēla pasūtījuma nosūtīšana 3 parakstītājiem (vienam uzņēmumam)
• Automātiska restartēšana D+3, ja nav paraksts
• Automātiska restartēšana D+3, ja nav paraksts

Visiem parakstītājiem ir paziņots reāllaikā no trijnieka konta atvēršanas⬥⬥⬥ pēdējā partnerības konta paraksts

Kopējais cikls: 24-48 stundas pret 2-3 nedēļām uz papīra.

• Kā Certyneo jums palīdz
• Kā Certyneo jums palīdz
• Certyneo ļauj izstrādāt elastīgas darbplūsmas: paralēlas, secīgas, jauktas, apstiprinātājus, CC, pielāgojamus atgādinājumus, pielāgotus tīmekļa aizķeres, vietējās CRM/HRIS/ERP integrācijas. Vizuālais redaktors konfigurēšanai bez koda.
• Atklājiet Certyneo elektroniskā paraksta risinājumu
• FAQ

FAQ

Kad izmantot secīgo pasūtījumu?

Kad vienai apstiprināšanai ir jābūt pirms nākamās (vadītājs → direktors → galīgais līgums).

Cik parakstītāju max?

Cik parakstītāju max?

Tehniski neierobežots. Pārsniedzot 5-6, cikls ievērojami pagarinās.

Vai mēs varam sajaukt paralēlo un secīgo secību?

Vai mēs varam sajaukt paralēlo un secīgo secību?

Jā ar “jauktām” darbplūsmām: ķēdes paralēlās grupas.

Kā rīkoties ar neesošu parakstītāju?

Piešķirt citam pilnvarotajam parakstītājam vai atlikt aploksni.

Piešķirt citam pilnvarotajam parakstītājam vai atlikt aploksni.

Vai tīmekļa aizķeres darbojas reāllaikā?

Jā, tiek aktivizēts, katru reizi mainoties aploksnes stāvoklim.

Secinājums

Secinājums

Labas darbplūsmas izstrāde ir atšķirība starp rīku, kas darbojas, un rīku, kas pārveido. Veltiet 30 minūtes, lai izstrādātu savu ideālo darbplūsmu, un jūs ietaupīsiet vairākus mēnešus ilgušu berzi.

Izmēģiniet Certyneo, lai tiešsaistē vienkārši, ātri un droši nosūtītu, parakstītu un izsekotu savus dokumentus.