Elektroniskais paraksts uzņēmumā: lietošanas gadījumi un ieviešana
Atjaunināts
Parakstu digitalizācija ir kļuvusi par konkurētspējas sviru uzņēmumiem jebkurā lielumā. Šis ceļvedis iepazīstina ar konkrētiem lietošanas gadījumiem pēc nodaļas, izmērāmiem ieguvumiem, ieviešanas kontrolsarakstu un to, kā integrēt elektronisko parakstu esošajos rīkos.
Kāpēc uzņēmumi ievieš elektronisko parakstu
Francijā vidēja lieluma uzņēmums mēnesī apstrādā vidēji dažus simtus līguma dokumentu. Katrs rokraksta paraksts nozīmē garu ciklu: drukāšana, pasta piegāde vai skenēšana, manuāla pārsūtīšana, atgriešana, fiziskā klasifikācija. Šis process vidēji aizņem 5 dienas un izmaksā no 15 līdz 35 € par dokumentu (papīrs, pasta izdevumi, administratīvā apstrāde).
Elektroniskais paraksts samazina šo ciklu līdz dažām stundām, bez pārvietošanās, bez drukāšanas, bez zaudēšanas riska. Parakstītāji saņem saiti pa e-pastu, paraksta no sava tālruņa vai datora, un parakstītais dokuments ir nekavējoties pieejams visām pusēm.
Papildus laika ietaupījumam elektroniskais paraksts nodrošina izsekojamību, kas pārspēj papīru: katra darbība tiek laikspiedolota un reģistrēta, padarot neiespējamu labticīgu strīdu par parakstu vai saistību datumu.
Ieguldījumu atdeve un izmērāmie ieguvumi
Konkrēti, kvantitatīvi nosakāmi ieguvumi no pirmajiem ieviešanas mēnešiem.
Lietošanas gadījumi pēc nodaļas
Katrai uzņēmuma nodaļai ir savi dokumentu plūsmas. Lūk, kā elektroniskais paraksts tiek integrēts katrā no tām.
Cilvēkresursi
Darbinieku ievadīšanas laika samazināšana no 5 dienām līdz dažām stundām
- Darba līgumi (pastāvīgi, uz noteiktu laiku, māceklība, pagaidu darbs)
- Grozījumi un līgumu izmaiņas
- IT hartas un iekšējie noteikumi
- Amata apraksti un uzdevumu vēstules
- Konfidencialitātes līgumi (NDA) ar jauniem darbiniekiem
- Galīgā norēķinu vēstule un aiziešanas dokumenti
Juridiskā nodaļa
Pilnīga izsekojamība un audita pieraksts katram aktam
- Komerciālie līgumi un partnerības
- B2B neizpaušanas līgumi (NDA)
- Vispārīgie pārdošanas un pirkuma noteikumi
- Izlīguma protokoli
- Pilnvaras un prokūras
- Grupas nolīgumi un nodomu vēstules
Pārdošanas nodaļa
Piedāvājumu parakstīšana 3x ātrāka, uzlabots konversijas rādītājs
- Piedāvājumi un komerciālie priekšlikumi
- Pārdošanas līgumi un pasūtījumi
- Cenu piedāvājumi un tarifu tabulas
- Abonementu un pakalpojumu līgumi
- Atjaunojumi un pagarinājumi
- Izplatīšanas un komerciālās partnerības līgumi
Iepirkumu nodaļa
Centralizācija un visu piegādātāju saistību izsekojamība
- Piegādātāju un apakšuzņēmēju līgumi
- Pasūtījumi un apstiprinājumi
- Pamatnolīgumi un piegādātāju reģistrācija
- Piegādātāju ētikas hartas
- Grozījumi un cenu izmaiņas
- Pieņemšanas protokoli
Uzņēmuma ieviešanas kontrolsaraksts
Veiksmīga izvietošana notiek caur četrām galvenajām fāzēm. Šis kontrolsaraksts ir piemērojams neatkarīgi no uzņēmuma lieluma.
1. fāze — Ietvara izveide (1 nedēļa)
- Identificēt dokumentu plūsmas, kas jādigitalizē vispirms
- Izvēlēties paraksta līmeni, kas atbilst katram dokumenta veidam
- Atlasīt paraksta risinājumu (kritēriji: eIDAS atbilstība, ES glabāšana, API, cena)
- Iecelt iekšējo atbildīgo par ieviešanu
2. fāze — Tehniskā uzstādīšana (1-4 nedēļas)
- Izveidot lietotāju kontus un definēt lomas
- Konfigurēt atkārtoti izmantojamas dokumentu veidnes
- Integrēt caur API ar CRM/ERP, ja nepieciešams
- Testēt plūsmas ar pilota dokumentiem
3. fāze — Apmācība un izvietošana (2 nedēļas)
- Apmācīt komandas platformas izmantošanā
- Atjaunināt iekšējās parakstīšanas procedūras
- Informēt ārējos ieinteresētos (klientus, piegādātājus)
- Definēt glabāšanas un arhivēšanas politiku
4. fāze — Uzraudzība un optimizācija (pastāvīga)
- Sekot lietošanas rādītājiem (termiņi, parakstīšanas rādītājs, atgādinājumi)
- Pakāpeniski paplašināt uz citām nodaļām
- Atjaunināt veidnes, pamatojoties uz lauka atsauksmēm
- Veikt ikgadējo atbilstības pārskatīšanu
Integrācija ar esošajiem rīkiem caur API
Uzņēmumiem ar lieliem apjomiem vai kas vēlas iekļaut parakstīšanu automatizētos procesos, Certyneo REST API ļauj aktivizēt parakstus tieši no jūsu CRM, ERP, SIRH vai jebkura cita biznesa programmatūras.
Tipiskā integrācija seko šai shēmai: jūsu sistēma ģenerē dokumentu un izsauc Certyneo API, lai izveidotu aploksni. Certyneo nosūta paziņojumus parakstītājiem. Tiklīdz parakstīšana ir pabeigta, webhook paziņo jūsu sistēmai un jūs varat automātiski izgūt parakstīto PDF caur API.
Piezīme: API piekļuve ir pieejama Business plānā. Sazinieties ar mūsu komandu, lai saņemtu personalizētu integrācijas demonstrāciju.
Bieži uzdotie jautājumi — Paraksts uzņēmumā
Vai darba līgumu var parakstīt elektroniski?
Jā. Francijā pastāvīgu un terminētu darba līgumu var parakstīt elektroniski, ja tiek izpildīti derīguma nosacījumi (parakstītāja identifikācija, dokumenta integritāte). Ieteicams uzlabotais paraksts (AES) ar divkāršu OTP, lai garantētu pierādījuma vērtību. Dažiem specifiskiem līgumiem (māceklība, darba un mācību kombinācija) var būt īpašas prasības atbilstoši koplīgumiem.
Vai elektroniskais paraksts ir piemērots MVU?
Noteikti. Elektroniskais paraksts ir īpaši izdevīgs MVU, kuriem nav resursu papīra procesu pārvaldīšanai. Risinājumi, piemēram, Certyneo, piedāvā plānus sākot no 0 €/mēnesī, bez aparatūras investīcijām un bez dziļas tehniskās apmācības. Ieguldījumu atdeve parasti ir redzama jau pirmajā mēnesī.
Kā integrēt elektronisko parakstu CRM vai ERP sistēmā?
Lielākā daļa mūsdienu parakstu risinājumu piedāvā REST API, kas ļauj nosūtīt dokumentus parakstīšanai no jebkura biznesa programmatūras. Certyneo piedāvā pilnīgu API (Business plāns), kas ļauj izveidot aploksnes, pievienot parakstītājus, sekot statusam un izgūt parakstītos dokumentus. Webhook reāllaikā paziņo trešo pušu sistēmām par parakstīšanas notikumiem.
Cik ilgs laiks nepieciešams, lai ieviestu elektronisko parakstu uzņēmumā?
Izmantojot tīmekļa saskarni bez tehniskas integrācijas, ieviešana ir tūlītēja — pirmos dokumentus var parakstīt tajā pašā dienā. API integrācijai ar esošu programmatūru, atkarībā no sarežģītības, rēķiniet 1 līdz 4 nedēļas. Organizatorisko procesu izveide (apmācība, iekšējās procedūras) var aizņemt papildu 2 līdz 6 nedēļas.
Kādi ir elektroniskā paraksta riski uzņēmumā?
Galvenie riski ir: nepietiekama paraksta līmeņa izvēle dokumenta veidam (vienkāršā paraksta izmantošana augsta riska līgumiem), audita pieraksta neglabāšana likumā noteikto laiku vai pakalpojumu sniedzēja izmantošana, kas glabā datus ārpus ES, pārkāpjot VDAR. Šie riski tiek kontrolēti, izvēloties eIDAS atbilstīgu risinājumu ar ES glabāšanu un dokumentētu saglabāšanu.
Kāda ir vidējā ieguldījumu atdeve no elektroniskā paraksta uzņēmumā?
Nozares pētījumi (Aberdeen Group, Forrester) norāda, ka elektroniskais paraksts vidēji samazina parakstīšanas laiku par 80% (no vairākām dienām līdz dažām stundām) un rada tiešos ietaupījumus 20 līdz 30 € par dokumentu (drukāšana, piegāde, arhivēšana). Uzņēmumam, kas apstrādā 100 līgumus mēnesī, gada ieguldījumu atdeve var pārsniegt 30 000 €, neskaitot produktivitātes ieguvumus.