KYC dokumenti: elektroniskā parakstīšana finanšu nozares atbilstībai

Ievads: kāpēc KYC ir kļuvis par stratēģisku jautājumu

KYC (Know Your Customer) apzīmē visu identitātes pārbaudes procedūru kopumu, ko finanšu iestādei jāīsteno pirms biznesa attiecību uzsākšanas ar klientu. 2026. gadā Eiropas uzraudzības iestādes — ACPR Francijā, EBA Eiropas līmenī — pieprasa paaugstinātu stingrību KYC dokumentu savākšanā, autentificēšanā un glabāšanā. Elektroniskā parakstīšana kļūst par galveno tehnoloģijas atbalsta punktu, kas ļauj saskaņot klienta pieredzes plūdumu, dokumentu pierādīto vērtību un normatīvo atbilstību. Šis ceļvedis skaidro jautājumus, likumīgās prasības un labās prakses principus elektroniskā paraksta ar KYC procesu ieviešanai banku un finanšu nozarē.

---

KYC pamatjēdzieni un tā dokumentārie aspekti

KYC balstās uz trim pamatpīlāriem: klienta identificēšanu, tā identitātes pārbaudi un nepārtrauktu biznesa attiecību uzraudzību. Katrs no šiem pīlāriem rada nozīmīgus dokumentu plūsmas, kas jāautentificē, jāprovizorē un jāglabā pierādīti.

Dokumenti, kas savākti KYC procesā

Tipiska KYC mape ietver:

• Identifikācijas dokumenti: nacionālā identitātes karte, pase, uzturēšanās atļauja
• Dzīvesvietas apliecinājumi: enerģijas rēķini, bankas izraksti, kas datēti ar mazāk nekā trīs mēnešu starpību
• Dokumenti par profesionālo darbību: Kbis, statūti, gada pārskati juridiskām personām
• Deklaratīvie veidlapas: faktisko īpašnieku deklarācija, fiskālās rezidences apliecinājums, FATCA/CRS veidlapas
• Pamatkonvencijas: konta atvēršanas līgumi, vadības pilnvaras, maksājuma pakalpojuma konvencijas

Katrs šo dokumentu ir jābūt parakstītam, datētam un izsekojamam. Jautājums tāpēc nav vairāk par to, vai elektroniskajai parakstīšanai ir vieta KYC, bet par kādu parakstīšanas līmeni pieprasīt katram dokumentam.

eIDAS elektroniskās parakstīšanas līmeņi, kas piemērojami KYC

Regula eIDAS (Nr. 910/2014) rozlīgo trīs elektroniskās parakstīšanas līmeņus, kuru atbilstīgums atšķiras atkarībā no KYC dokumenta rakstura:

| Līmenis | KYC piemērojamība | Prasības | |---------|------------------|----------| | Vienkārši (SES) | Deklaratīvās veidlapas ar zemu risku | Saite starp parakstītāju un dokumentu | | Paaugstināti (AES) | Konta konvencijas, standarta pilnvaras | Pārbaudīta identitāte, garantēta integritāte, kvalificēts sertifikāts nav obligāts | | Kvalificēti (QES) | Banku pilnvaras, pārstāvības mandāti, augstā juridiskā vērtības akti | Kvalificēts sertifikāts, ko izdevusi akreditēta PSCO |

Paaugstināta elektroniskā parakstīšana ir ieteicamais minimālais līmenis lielākajai daļai KYC banku dokumentu. Elektroniskajiem parakstīšanas procesiem uzņēmumos, kurus reglamentē paaugstinātas normatīvās prasības, kvalificēta parakstīšana kļūst neizdzēšama. Sīkāka informācija par elektroniskās parakstīšanas procesiem uzņēmumos ir pieejama mūsu tīmekļa vietnē.

---

Digitāls KYC: finanšu nozarei specifiskas normatīvās prasības

Kredītiestādes, ieguldījumu uzņēmumi un maksājuma pakalpojumu sniedzēji ir pakļauti blīvam normatīvajam slonim, kas tieši nosaka to elektroniskā KYC ieviešanas dizainu.

5. Direktīva par naudas atmazgāšanu (AMLD5) un tās ietekme uz digitālo KYC

Pārnestā Francijas tiesībās ar dekrētu Nr. 2020-1342 (2020. gada 4. novembris), 5. naudas atmazgāšanas direktīva (2018/843/ES) atvēra ceļu attālākai identifikācijai, skaidri atzīstot elektroniskos identifikācijas līdzekļus paziņotus eIDAS jēgā. Tā jo īpaši nozīmē:

• Paaugstinātu pārbaudi augsta riska klientiem (PPE, trešās valstis ar lielu risku)
• Pilnīgu izsekojamību veikto piesargu
• Datu glabāšanu pieci gadi pēc biznesa attiecību beigām
• Obligāti klienta dossijas periodisku atjauninājumu

6. direktīva AMLD (2021/1237), kuras transponēšana gaidīta līdz 2026. gada beigām, vēl vairāk pastiprina šīs prasības ar Eiropas digitālās identitātes telpas ieviešanu (eID) un uzraudzības sarakstu harmonizāciju.

DSP2 un stiprā autentifikācija: saskare ar KYC

Direktīva par maksājuma pakalpojumiem DSP2 (2015/2366/ES) pieprasa stipru klienta autentifikāciju (SCA) jutīgajām operācijām. KYC kontekstā šī prasība izpaužas:

• Attālas attiecības uzsākšanā (100 % digitāla konta atvēršana)
• Līguma grozījuma parakstīšanā, kas maina konta būtiskus parametrus
• Jauna nepierasto pārskaitījumu beneficiāra pievienošanā

Stiprā autentifikācija pieprasa vismaz divu faktoru kombināciju starp: zināšanu (parole), īpašumu (viedtālrunis, žetons) un iedzimtību (biometrika). Šis mehānisms dabiski artikulējas ar paaugstinātu elektronisko parakstīšanu, kuras izveides process ietver šos autentifikācijas faktorus. Lai saprastu eIDAS regulējuma smalkumus un tā evolūciju uz eIDAS 2.0, norīkojums ir pieejams mūsu tīmekļa vietnē.

EBA ieteikumi par digitālo onboarding

Eiropas Banku Iestāde (EBA) 2022. gadā publicēja vadlīnijas par attālas identifikācijas risinājumu izmantošanu KYC ietvaros (EBA/GL/2022/15). Šie norādījumi precizē apstākļus, kuros iestāde var paļauties uz elektroniskās identitātes pārbaudes risinājumiem bez klienta fiziskas klātbūtnes, jo īpaši:

• Automatizētas dokumentu pārbaudes tehnoloģiju (OCR, NFC) izmantošana
• Liveness deteksijas posma integrācija, lai novērstu deepfake krāpniecību
• Pilns audit trail, kas ļauj rekonstruēt visu identifikācijas sesiju
• Būtisks vai augsts ticamības līmenis eIDAS jēgā klientiem ar vidēju vai augstu risku

---

Elektroniskā parakstīšana ar KYC: arhitektūra un labās prakses

Pilnībā digitalizēta KYC procesa ieviešana pieprasa precīzu saskaņojumu starp tehniskajiem komponentiem un normatīvajām prasībām.

KYC-parakstīšanas integrēta risinājuma komponenti

Stabils KYC elektroniskās parakstīšanas rīks balstās uz:

1. Dokumentu savākšanas modulis: draudzīga klientu portāla, kas ļauj klientiem nogādāt apliecinājuma dokumentus, ar saskaņotības kontroli (formāts, lasāmība, autentiskums)
2. Identitātes pārbaudes motors: OCR kombinēts ar biometriskajai pārbaudei, lai ekstrahētu un kontrolētu datus no identifikācijas dokumenta
3. Elektroniskās parakstīšanas motors: paraksta sertifikāta izdošana, paraksta aplikācija uz līgumu dokumentiem, revīzijas pārskata ģenerēšana
4. [Kvalificēts elektronisks laika marķējums](/guide/horodatage-electronique): sertificēts laika marķējums, kas aplikts uz katru parakstītu dokumentu, garantējot dātumlietošanu
5. Digitāls seifu: parakstīto dokumentu glabāšana likumā noteiktajā laika periodā (minimums 5 gadi pēc biznesa attiecību beigām)
6. Atbilstības informācijas panelis: reāllaikā katra klienta KYC statusa sledēšana, brīdinājumi par atjaunojamiem dosijiem

Faktisko īpašnieku pārvaldības un deleģēšanas ķēdes

Faktisko īpašnieku (UBO — Ultimate Beneficial Owners) pārbaudīšana ir viens no sarežģītākajiem KYC izaicinājumiem juridiskajām personām. Iestāžu jāidentificē katra fiziskā persona, kas tieši vai netieši turējusi vairāk nekā 25 % no kapitāla vai balsošanas tiesībām.

Šis pienākums rada parakstīšanas ķēdes, kurā iesaistītas vairākas parakstošās personas (vadītāji, mandatāri, likumiskie pārstāvji) ar dažādiem pilnvaru līmeņiem. Paaugstināta elektroniskā parakstīšana ļauj pārvaldīt šos multi-parakstošos workflow ar pilnīgu izsekojamību katram parakstošanas aktam. Katra elektroniskā paraksta juridiskā vērtība šajās deleģēšanas ķēdēs ir rūpīgi dokumentējama.

KYC atjaunošana: automatizēt periodiskos atjauninājumus

LCB-FT (cīņa pret naudas atmazgāšanu un terorisma finansēšanu) pieprasa periodesku klienta dosiju pārskatīšanu saskaņā ar viņu riska profilu:

• Zems risks: ik pēc 5 gadiem
• Vidējs risks: ik pēc 3 gadiem
• Augsts risks: katru gadu

Šo pārskatīšanu automatizēšana, izmantojot elektroniskās parakstīšanas workflow, ļauj ievērojami samazināt atbilstības komandu operacionālo slodzi. Automātiski tiek spiests trauksmes signāls tuvojoties atjauninājuma termiņiem, un klients tiek aicināts atjaunināt savus dokumentus, izmantojot drošu digitālo ceļu. Iestādēm, kurām jau ir parakstīšanas risinājums, var būt jēgpilni novērtēt pāreju uz integrētāku platformu.

---

Datu drošība un privātuma aizsardzība elektroniskajā KYC

KYC datu apstrāde ietver vienu no jūtīgākajām informāciju kategorijām: identifikācijas dati, biometriskie dati, varmācības informācija. GDPR atbilstība ievēro ar īpašu nozīmīgumu.

GDPR un KYC: piemērojamās juridiskās bāzes

Personīgo datu apstrāde KYC ietvaros balstās uz divām galvenajām juridiskajām bāzēm GDPR 6. panta jēgā:

• Likumīga prasība (6.panta 1.punkta c) : LCB-FT pieprasa identifikācijas datu savākšanu un pārbaudi
• Līguma izpilde (6.panta 1.punkta b): konta atvēršana pieprasa klienta identificēšanu

Biometriskiem datiem (liveness deteksija, sejas atpazīšana), 9. panta GDPR noteikts īpaša juridiskā bāze, parasti skaidrs klienta piekrišana vai skaidra likumīga prasība. Ietekmes analīze (AIPD) ir obligāta pirms šo tehnoloģiju jebkādas ieviešanas.

Datu minimizācija un glabāšanas ilgums

Minimizācijas princips nozīmē savākt tikai datus, kas ir stingri nepieciešami KYC nolūkam. Oriģinālos dokumentus var aizstāt ar ekstrahētiem datiem (vārds, uzvārds, dokumenta numurs, derīguma termiņš), tiklīdz pārbaude ir pabeigta. Maksimālais biometriisko datu glabāšanas laiks ir 3 gadi no savākšanas brīža, ja vien nav pretējas likumīgas prasības.

Iestādēm jānodrošina arī tiesības tikt aizmirstam (GDPR 17. pants), kamēr saskaņo to ar LCB-FT konservācijas saistībām — juridiska spriedze, kas prasa precīzu dokumentu pārvaldības politiku.

Normatīvais regulējums, kas piemērojams KYC un elektroniskajai parakstīšanai

Eiropas pamatdokumenti

Elektroniska KYC normatīvais ietvars Francijā artikulējas ap vairākām pārklātas normatīvo slāņiem:

Regula eIDAS Nr. 910/2014 (ES): izstāda elektroniskās parakstīšanas juridisko ietvaru Eiropas Savienībā. 25. pants izstāda ne-diskriminācijas principu: elektroniskā parakstīšana nevar tikt noraidīta tikai tāpēc, ka tā ir elektroniskā formā. 26.-29. pants definē attiecīgi prasības paaugstinātajiem un kvalificētajiem parakstiem. Pārskatīta eIDAS 2.0 (regula 2024/1183/ES) stiprina šos noteikumus un ieviestā Eiropas digitālās identitātes portfeli (EUDIW).

5. naudas atmazgāšanas direktīva (2018/843/ES) un 6. direktīva AMLD: tieši nosaka piesargu un identifikācijas pienākumus. Franču transponēšana atrodas Finanšu un Monetārā koda 561.-1. un sekojoši pantus, kā arī 2021. gada 6. janvāra noteikumā par LCB-FT iekšējiem kontroles mehānismiem.

Direktīva DSP2 (2015/2366/ES) un deleģētā regula 2018/389: pieprasa stipru autentifikāciju (SCA) un nosacīja maksājuma instrumentu emisiju.

Franču civilā tiesībā un pierādīšanas vērtības

Civilā kodeksa 1366. pants nosaka, ka elektroniskais rakstīgs dokuments ir tādu pašu pierādīšanas spēku kā papiīra rakstīgs dokuments, ar nosacījumu, ka tā autors ir pareizi identificējams un tas ir izdarīts un glabāts apstākļos, kas garantē tā integritāti. 1367. pants atzīst elektronisko parakstīšanu, ja tā sastāv no uzticama identifikācijas procesa, kas garantē saikni ar dokumentu.

Dekrēts Nr. 2017-1416 precizē apstākļus, kuros elektroniskais paraksts ir uzskatīts par uzticamu, jo īpaši ar atsauci uz eIDAS prasībām kvalificētajam parakstam.

ETSI tehniskie standarti

Standarti ETSI EN 319 132 (formāti XAdES, CAdES un PAdES) definē elektroniskās parakstīšanas formāta standartus. KYC kontekstā, PAdES formāts (PDF Advanced Electronic Signatures) ir preferēts, jo tas ietver parakstīšanu tieši PDF failā, nodrošinot saskaņu starp vizuālo dokumentu un tā kriptografiski parakstītu.

Standarts ETSI EN 319 401 regulē vispārīgas prasības uzticības pakalpojumu sniedzējiem (TSP), no kuriem tiek prasīti elektroniskās parakstīšanas pakalpojumi. Francijā ANSSI pārrauga šos sniedzējus un publikē nacionālo uzticamības sarakstu (TL-FR).

Juridiski riski, ja neievēro normatīvo prasību

Neatbilstīgs KYC mehānisms izstāda iestādi nozīmīgiem sodam: ACPR var pieņemt disciplinārās soda (brīdinājumi, pārmetuši, pagaidu aizliegumi) un naudas sodus, kas var sasniegt 100 miljonus eiro vai 10 % no gada neto peļņas. Direktīva MiCA (2023/1114/ES) paplašina šīs prasības uz kriptouzņēmuma pakalpojumu sniedzējiem (PSAN/PSCA) no 2024. gada, vēl vairāk pastiprinot jāuzrauga KYC apjomu.

Lietošanas scenāriji: elektroniskais KYC praksē

Scenārijs 1 — Tiešsaistes banka un 100 % digitāls onboarding

Eiropas neobanka, kas mēnesī apstrāda aptuveni 15 000 jaunas konta atvēršanas, cenšas samazināt atmetšanas likmi KYC procesā, kas novērtēta 34 % pastāvīgo sūtīšanas berzes dēļ. Banka izplata pilnībā digitālu ceļojumu: potenciālais klients fotografē savu identifikācijas dokumentu, izmantojot mobilo (NFC pārbaude drošā dokumenta čipa), veic liveness selfiju, pēc tam elektroniskā parakstā konta konvenciju un faktisko īpašnieku deklarāciju, izmantojot eIDAS saderīgu paaugstinātu parakstīšanu.

Rezultāti, kas konstatēti 6 mēnešus pēc ieviešanas: KYC atmetšanas likme samazinās uz 11 % (67 % samazinājums), konta atvēršanas vidējais laiks nokrīt no 5 darba dienām uz mazāk nekā 20 minūtēm, un viena KYC dosijas apstrādes vietu izmaksas samazinās par 58 %. Automātiski ģenerētais audit trail ļauj ACPR atbildēt uz taisnošanas pieprasījumiem mazāk nekā 4 stundu laikā.

Scenārijs 2 — Aktīvu pārvaldības uzņēmums un investoru KYC

Pārvaldības uzņēmums, kas pārvalda aptuveni 2,8 miljardus eiro aktīvu par 1 200 institucionālo un atsevišķo augstāko neto vērtības (UHNWI) klientu rēķinā, ikgadus jāatjaunina KYC dosijas saviem augsta riska klientiem. Tradicionāli, kas veikts pastā un rankas parakstīšanu, šis process mobilizēja 3 pilnas darba laika ekvivalentus 6 nedēļas gadā.

Pēc elektroniskā KYC parakstīšanas risinājuma ieviešanas, kas kvalificēts (QES) vadības pilnvarām un bankas pilnvarām, kombinēts ar paaugstinātu parakstīšanu atjauninājuma anketu, uzņēmums samazina atjauninājuma procesa ilgumu no 6 nedēļām uz 8 darba dienām. Pilnīgo dosiju atgriešanas likme pirms termiņa paaugstinās no 71 % uz 96 %, gandrīz pilnībā izslēdzot normatīvā bloķējuma situācijas. Katras parakstīšanas horodatā izsekojamība ļauj arī precīzi pamatot atjauninājuma datumu regulatoram.

Scenārijs 3 — Kredītiestāde, kas specializējas un KYC uzņēmumiem

Uzņēmums, kas specializējas KMU finansējumā, apstrāda aptuveni 800 kredītu failus gadā, no kuriem katrs pieprasa 12-18 KYC dokumentu savākšanu un parakstīšanu (statūti, Kbis, sertificēti konti, faktisko īpašnieku deklarācija, kredīta konvencija, garantijas). Daudz parakstošo (vadītājs, līdzaizņēmējs-dzīvotājs, solidārs galvojums) sarežģīja workflow un pagarināja ieviešanas termiņus.

Uzņēmums izplata multi-parakstošos workflow ar konfigurējamu parakstīšanas secību: vadītājs paraksta vispirms, automātiski izsauc līdzaizņēmēja ielūgumu, pēc tam galvotāja. Katrs parakstošais ir autentificēts ar SMS OTP un dokumentu identifikāciju. KYC dosijas vidējais slēgšanas laiks nokrīt no 18 dienām uz 4 darba dienām, ļaujot KMU segmentā ievērojami paātrināt finansējuma ieviešanas un palielināt klienta apmierinātību (NPS pieaugums par 22 punktiem).

Noslēgums

Konverģence starp finanšu sektora KYC prasībām un elektroniskās parakstīšanas iespējām 2026. gadā skicē jaunu normu banku onboarding un atbilstības vadībai. Neatkarīgi no tā, vai ir runa par atsevišķa klienta sākotnējo identifikāciju, sarežģītas struktūras faktisko īpašnieku pārbaudi vai periodisku dosiju atjauninājumu, elektroniskā parakstīšana — paaugstināta vai kvalificēta atkarībā no jautājumiem — sniedz pierādījumu stingrību, ko regulatori pieprasa, vienlaikus fluidizējot klienta pieredzi.

Normatīvais regulējums ir stabilizēts: eIDAS, LCB-FT, DSP2 un GDPR veido saskanīgu bāzi, uz kuras finanšu aktori var paļauties, lai droši digitalizētu savus procesus.

Certyneo piedāvā eIDAS saderīgu elektroniskās parakstīšanas risinājumu, kas integrēts un auditējams, īpaši pielāgots finanšu spēlētāju ierobežojumiem. Uzziniet mūsu cenas un sāciet bezmaksas izmēģinājumu, lai jau šodien pārveidotu jūsu KYC workflow.