Digitalizēt administratīvos procesus

Kāpēc digitalizēt administratīvos procesus

Administratīvie procesi (rēķini, izdevumu atskaites, atvaļinājumi, iekšējie pasūtījumi) bieži tiek digitalizēti pēdējie, lai gan tie patērē daudz laika. To digitalizācija atbrīvo komandas pievienotās vērtības uzdevumiem.

Prioritātes noteikšanas procesi

Samazinot IA:

1. Līgumu parakstīšana: tūlītējs ieguvums, novērsta berze
2. Izdevumu atskaites: OCR + hierarhiskā validācija
3. Atstāt vadību: validācijas darbplūsma + automātiskais līdzsvars
4. Klientu norēķini: ģenerēšana, nosūtīšana, izsekošana
5. Pirkumi un pasūtījumi: citāts → BC → rēķins
6. Iekāpšana/izslēgšana: HR dokumenti + IT piekļuve
7. Ziņošana: reāllaika informācijas paneļi salīdzinājumā ar izklājlapām

5 soļu metode

1. Kartēt procesus

Uzskaitiet katru procesu, tā dalībniekus, posmus, apjomu, pašreizējo ilgumu.

2. Nosakiet berzes punktus

Izniekots laiks, kļūdas, neapmierinātība. Šeit digitālais nodrošinās visvairāk.

3. Izvēlieties pareizos rīkus

• elektroniskais paraksts
• HR rīki/izdevumu pārskati (Spendesk, Jenji)
• validācijas rīki (Zapier, Make, pielāgotas darbplūsmas)
• CRM, ERP, EDM pēc vajadzības

4. Integrējiet instrumentus savā starpā

Īstu produktivitāti nodrošina integrācija: izvairieties no atkārtotas ievadīšanas, izplatiet automātiski.

5. Trenējies un mēri

Apmācīt lietotājus, mērīt ieguvumus, pielāgot.

Darbplūsmas piemērs

Tipisks administratora process: atvaļinājuma pieprasījums

• Pirms tam: papīra forma → vadītāja birojs → HR → atkārtoti ievadīts HRIS
• Pēc: ievade, izmantojot Lucca/PayFit → validācijas pārvaldnieks ar 1 klikšķi → atlikums tiek automātiski atjaunināts → HR paziņojums

Ieguvums: no 3 dienām līdz 10 minūtēm.

Kvantitatīvie ieguvumi

• Admin laiks: -40 līdz -60%
• Ievades kļūdas: -90%
• Darbinieku apmierinātība: parasti +30%.
• Cikla laiks(iekāpšana, pasūtīšana, rēķinu izrakstīšana): dalīts ar 3 līdz 5

Biežas kļūdas

• Papīra procesa digitalizēšana, kāds tas ir (palaižot garām iespēju optimizēt)
• Salieciet rīkus, tos neintegrējot
• Netrenējas → pretestība pārmaiņām
• GDPR atbilstības un juridiskās arhivēšanas ignorēšana
• Integrācijas izmaksu nenovērtēšana

Kā Certyneo jums palīdz

Certyneo aptver jebkura administratora digitalizācijas projekta “elektroniskā paraksta” komponentu. Integrējas ar HR rīkiem (PayFit, Lucca), izdevumu pārskatiem (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Atklājiet Certyneo elektroniskā paraksta risinājumu

FAQ

Cik maksā digitalizācija?

Ļoti mainīgs. “Paraksts + izdevumu atskaites + atvaļinājums” darbības joma ir aptuveni 3–10 eiro/lietotājs/mēnesī.

Kādu IA gaidīt?

Parasti no 6 līdz 18 mēnešiem, kas ir īsāks liela apjoma plūsmām.

Vai jums ir nepieciešams CIO, lai pārvaldītu?

Ieteicams vidējiem uzņēmumiem, nav nepieciešams MVU, kas var paļauties uz ārēju konsultantu.

Vai visi rīki atbilst GDPR?

Dodiet priekšroku ES risinājumiem, lai vienkāršotu atbilstību.

Kā pārliecināt komandas?

Sāciet ar sāpīgāko procesu. Redzamais ROI atbloķē pārējo.

Secinājums

Admin digitalizācija ir trajektorija, nevis “lielā sprādziena” projekts. Sāciet ar plūsmām ar augstāko ROI, mēriet, paplašiniet. 18 mēnešu laikā uzņēmums tika pārveidots.

Izmēģiniet Certyneo, lai tiešsaistē vienkārši, ātri un droši nosūtītu, parakstītu un izsekotu savus dokumentus.