Elektroninis parašas įmonėje: panaudojimo atvejai ir įdiegimas
Atnaujinta
Parašų dematerializacija tapo konkurencingumo veiksniu visų dydžių įmonėms. Šis vadovas jums pristatytas konkrečius panaudojimo atvejus pagal departamentą, išmatuojamus pelnus, diegimo kontrolinį sąrašą ir kaip integruoti elektroninį parašą į esamus jūsų įrankius.
Kodėl įmonės priima elektroninį parašą
Prancūzijoje vidutinio dydžio įmonė apdoroja vidutiniškai kelis šimtus kontraktinių dokumentų per mėnesį. Kiekvienas rankinis parašas apima ilgą ciklą: spausdinimas, paštas arba nuskaitymas, rankinis ryšys, grąžinimas, fizinis archyvavimas. Šis procesas vidutiniškai trunka 5 dienas ir kainuoja nuo 15 iki 35 € per dokumentą (popierius, pašto mokestis, administracinės vadybos laikas).
Elektroninis parašas sumažina šį ciklą iki kelių valandų, be keliavimo, be spausdinimo, be praradimo rizikos. Pasirašantieji gauna nuorodą el. paštu, pasirašo iš savo telefono ar kompiuterio, o pasirašytas dokumentas iš karto yra prieinamas visoms šalims.
Be laiko taupymo, elektroninis parašas suteikia geresnę popieriniam parašui sekamumą: kiekvienas veiksmas yra laiko žyma ir užregistruotas, todėl neįmanoma tiksliai panaudoti parašo ar įsipareigojimo datos.
ROI ir išmatuojami pelni
Konkretūs ir kiekybiškai įvertinami naudai jau pirmuosius diegimo mėnesius.
Panaudojimo atvejai pagal departamentą
Kiekvienas įmonės departamentas turi savo dokumentų srautus. Štai kaip elektroninis parašas integruojasi į kiekvieną iš jų.
Žmogiškieji ištekliai
Įdarbinimo atidėliojimo sumažinimas iš 5 dienų iki kelių valandų
- Darbo sutartys (nuolatinės, laikinosos, praktikos, laikinojo darbo)
- Papildai ir sutarčių pakeitimai
- IT chartai ir vidaus reglamentai
- Pareigybės aprašai ir misijų laiškai
- Konfidencialumo sutartys (NDA) su naujais darbuotojais
- Galutiniai sąskaitos likučiai ir išvykimo dokumentai
Juridinis skyrius
Visiškas sekimas ir audito šaltinis kiekvienam aktui
- Komercinės sutartys ir partnerystės
- Konfidencialumo sutartys (NDA) B2B
- Bendrosios pardavimo ir pirkimo sąlygos
- Sandėrių protokolai
- Mandatai ir įgaliojimai
- Grupaviosi sutartys ir ketinimų laiškai
Komercinis skyrius
3 kartus greitesnis pasiūlymų pasirašymas, patobulintas konversijos koeficientas
- Pasiūlymai ir komercinės proposicijos
- Pardavimo sutartys ir pirkimo užsakymai
- Kainodaros pasiūlymai ir kainų lentelės
- Prenumeratos ir paslaugų sutartys
- Atnaujinimai ir pratęsimai
- Distribucijos sutartys ir komercinės partnerystės
Pirkimų skyrius
Visų tiekėjo įsipareigojimų centralizavimas ir sekimas
- Tiekėjo sutartys ir subrangovų darbai
- Pirkimo užsakymai ir patvirtinimai
- Rėminės sutartys ir registracija
- Tiekėjo etikos chartai
- Papildai ir kainų pakeitimai
- Priėmimo aktai
Diegimo į įmonę kontrolinis sąrašas
Sėkmingas diegimas susideda iš keturių pagrindinių fazių. Šis kontrolinis sąrašas taikytinas nepriklausomai nuo įmonės dydžio.
1 fazė — Apibrėžimas (1 savaitė)
- Nustatyti dokumentų srautus, kuriuos reikia skaitmenininti prioritetine tvarka
- Pasirinkti atitinkamą parašo lygį kiekvienam dokumento tipui
- Pasirinkti parašo sprendimą (kriterijai: eIDAS atitiktis, ES serveris, API, kaina)
- Paskirti vidinį diegimo vadovą
2 fazė — Techninis diegimas (1–4 savaitės)
- Sukurti vartotojo paskyras ir apibrėžti vaidmenis
- Konfigūruoti pakartotinai naudojamus dokumento šablonus
- Integruoti per API su CRM/ERP, jei reikalinga
- Patikrinti srautus naudojant bandomuosius dokumentus
3 fazė — Mokymai ir diegimas (2 savaitės)
- Mokyti komandas platformos naudojimui
- Atnaujinti vidinius parašo procedūras
- Informuoti išorinius dalyviusvaldžius (klientus, tiekėjus)
- Apibrėžti saugojimo ir archyvavimo politiką
4 fazė — Stebėjimas ir optimizavimas (nuolatinis)
- Stebėti naudojimo metrikas (terminai, parašo rodikliai, priminiai)
- Laipsniškai plėsti kitams skyriams
- Atnaujinti šablonus pagal grįžtamąjį ryšį
- Atlikti metinį atitikties peržiūrą
Integravimas su jūsų esamais įrankiais per API
Įmonėms, turinčioms didelius apimtis arba norinčioms integruoti parašą į automatizuotus procesus, Certyneo REST API leidžia iš karto iniciuoti parašus tiesiogiai iš jūsų CRM, ERP, SIRH ar bet kurios kitos verslo programos.
Tipinė integracija atitinka šią schemą: jūsų sistema generuoja dokumentą ir iškviečia Certyneo API, kad sukurtų voką. Certyneo siunčia pranešimus pasirašytojams. Kai pasirašymas baigtas, webhook informuoja jūsų sistemą, ir jūs galite automatiškai atnaujinti pasirašytą PDF per API.
Pastaba: API prieiga yra prieinama Business plane. Susisiekite su mūsų komanda, jei norėtumėte personalizuotą integracijos demonstraciją.
Dažnai užduodami klausimai — Parašas įmonėje
Ar darbo sutartis gali būti pasirašyta elektroniškai?
Taip. Prancūzijoje neriboto trukmės darbo sutartis (CDI) ir nustatytos trukmės sutartis (CDD) gali būti pasirašytos elektroniškai, jeigu tenkinamos galiojimo sąlygos (pasirašymo šaltinio identifikacija, dokumento vientisumas). Rekomenduojama išduoti išplėstinę parašą (AES) su dviguba OTP norint garantuoti įrodymų vertę. Kai kurios specialios sutartys (mokymas, mainai) gali turėti konkrečius reikalavimus pagal kolektyvinių sutarčių nuostatas.
Ar elektroninis parašas tinka SME?
Visiškai. Elektroninis parašas yra ypač naudingas MVP, kurios neturi išteklių popieriniams procesams valdyti. Tokios sprendimų kaip Certyneo siūlo planus nuo 0 €/mėn., be materialinių investicijų ir gilaus techninio mokymo. ROI paprastai matomas per pirmąjį mėnesį.
Kaip integruoti elektroninį parašą į CRM ar ERP?
Dauguma šiuolaikinių parašo sprendimų siūlo REST API, kuri leidžia siųsti dokumentus pasirašyti iš bet kurios verslo programos. Certyneo siūlo visą API (Business plane), leidžiančią kurti vokus, pridėti pasirašytojus, sekti būseną ir gauti pasirašytus dokumentus. Webhooks iš karto notifikuoja trečiųjų šalių sistemas įvykus parašo įvykiams.
Kiek laiko reikalinga elektroniniam parašui diegti įmonėje?
Naudojant žiniatinklį be techninės integracijos, diegimas yra momentinis — pirmus dokumentus galima pasirašyti tą pačią dieną. Diegiant API su esamom programom, skaitykite 1–4 savaites priklausomai nuo sudėtingumo. Organizacinių procesų nustatymas (mokymas, vidinės procedūros) gali užtrukti dar 2–6 savaites.
Kokie yra elektroninio parašo rizikamai įmonėje?
Pagrindiniai rizikai yra: nepakankamo parašo lygio pasirinkimas dokumento tipui (paprastą parašą naudoti aukštos vertės sutartims), neišsaugoti audito šlaito teisinio termino metu, arba naudoti tiekėją, saugantį duomenis už ES ribų, pažeidžiant RGPD. Šios rizikos yra valdomos pasirinkus eIDAS atitinkantį sprendimą su ES saugymu ir dokumentuota konservacija.
Koks yra vidutinis ROI elektroniniam parašui įmonėje?
Pramonės tyrimai (Aberdeen Group, Forrester) rodo, kad elektroninis parašas sumažina parašo laiką vidutiniškai 80 % (nuo kelių dienų iki kelių valandų) ir suteikia tiesioginio atsparos 20–30 € per dokumentą (spausdinimas, siuntimas, archyvavimas). Įmonei, apdorojančiai 100 sutarčių per mėnesį, metinis ROI gali viršyti 30 000 €, neįskaitant produktyvumo padidėjimo.