Verslo dokumentų dematerializavimas

Dematerializacija: už parašo ribų

Tendematerializacijareiškia visišką popierinių dokumentų ir procesų pakeitimą jų skaitmeniniais atitikmenimis. Tai apima esamų archyvų skaitmeninimą, elektroninių dokumentų kūrimą, pasirašymą ir įrodomąją vertę turintį archyvavimą.

Elektroninis parašas dažnai yra vartai, tačiau dematerializacija yra daug daugiau nei tai.

Tipiškas perimetras

• komerciniai srautai: kainos pasiūlymai, pirkimo užsakymai, sutartys, sąskaitos faktūros
• HR srautas: sutartys, pataisos, biuleteniai, sprendimai
• pirkimo srautas: užklausos, užsakymai, tiekėjų sąskaitos faktūros
• finansiniai srautai: mandatai, pavedimai
• vidiniai dokumentų srautai: atmintinės, procedūros

4 dematerializacijos projekto etapai

1. Žemėlapio popieriaus srautai

Išvardykite visus dokumentus, kuriuos įmonė išduoda ar gauna, jų apimtis, veikėjus, gyvavimo ciklą.

2. Suteikite prioritetą pagal IG

Pradėkite nuo didelės apimties, didelės trinties srautų: pirmenybė teikiama pardavimui, personalui, pirkimui.

3. Pasirinkite įrankius

• elektroninis parašas
• EDM (Electronic Document Management) klasifikavimui
• elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas (palaipsniui privalomas)
• archyvavimas, turintis įrodomąją reikšmę

4. Diekite palaipsniui

Tvarkykite kiekvieną srautą atskirai: testai, mokymai, apibendrinimas, ROI matavimas.

Elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas: prievolė

Nuo 2024 m. elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas palaipsniui tapo privalomas verslui B2B Prancūzijoje. Kalendorius:

• didelės įmonės ir ETI: 2026 m
• MVĮ ir VVPB: 2027 m

Numatykite šį terminą dematerializuodami sąskaitų faktūrų išrašymo srautus dabar.

Išmatuojama nauda

• Sutaupykite laiko: 30–50 % administraciniams procesams
• Išlaidų mažinimas: 50-80% popieriaus srautams
• Atsekamumas: kiekvienas dokumentas pažymėtas laiko žyma ir atsekamas
• Atitiktis: automatinis teisinis archyvavimas
• ĮSA: sumažintas anglies pėdsakas

Apsaugos įsipareigojimai

Net ir nematerializuoti dokumentai turi būti saugomi teisiniais laikotarpiais:

• 10 metų komercinėms sutartims
• 6 metai mokesčių dokumentams
• Darbo sutartims po nutraukimo 5 metai

Žrpasirašytų dokumentų saugojimas.

Dažnos klaidos

• Norisi viską suskaitmeninti iš karto
• Ne treniruočių komandos
• Pasirinkite įrankius, kurie nesusieja
• Pamiršus įrodomąją vertę turintį archyvavimą
• Skaitytuvas be OCR (dokumentų nepavyksta rasti)

Naudojimo atvejis: pramonės MVĮ

120 žmonių MVĮ, turinti 50 metų popierinius archyvus, dematerializuotas per 18 mėnesių:

• 1-3 mėnesiai: elektroninis parašas (HR + komercinės sutartys)
• 4-6 mėnesiai: klientų sąskaitų faktūrų dematerializavimas
• 7–12 mėnesiai: EDM ir vidinės darbo eigos
• 13-18 mėn.: istorinių archyvų skaitmeninimas

Rezultatas: biurai išlaisvinti iš 200 m² archyvų, perskirstyti 2 visos darbo dienos ekvivalentai, numatoma, kad 2027 m.

Kaip Certyneo jums padeda

Certyneo iš esmės apima bet kurio dematerializacijos projekto komponentą „elektroninis parašas + archyvavimas su įrodomąja verte“. Integracija su įprastais EDM (GoogleDrive, SharePoint, OneDrive, Dropbox), API sudėtingam automatizavimui.

Atraskite Certyneo elektroninio parašo sprendimą

DUK

Ar elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas yra privalomas?

Taip, palaipsniui nuo 2026 m. (didelės įmonės) iki 2027 m. (VVPB/SVV).

Ar turėtume nuskaityti visus popierinius archyvus?

Ne, pirmenybę teikti aktyviems dokumentams (pastarųjų 10 metų). Likusią dalį galima archyvuoti fiziškai.

Kokios išlaidos MVĮ?

Kintamasis, priklausomai nuo apimties: nuo 5 000 iki 50 000 EUR už visą projektą.

Tikėtina IG?

Paprastai nuo 1 iki 2 metų.

Rizikuojate prarasti dokumentus?

Ne, jei archyvavimas turi įrodomąją galią ir yra perteklinis.

Išvada

Dematerializacija yra struktūrizuojantis transformacijos projektas. Pradėkite nuo parašo (greitasis laimėjimas), tada išplėskite. IG galima išmatuoti nuo pirmųjų mėnesių.

Išbandykite Certyneo, kad galėtumėte paprastai, greitai ir saugiai siųsti, pasirašyti ir stebėti savo dokumentus internetu.