Elektroninis parašas notarai: pilnas vadovas 2026

Prancūzijos notarinė profesija dažo nedidelę skaitmeninę transformaciją. Nuo 2005 m. liepos 4 d. įsakymo Nr. 2005-759 ir jam sekančių įgyvendinimo dekretų, elektroninis parašas laipsniškai tapo neatsiejama notarinių biurų priemonė. 2026 m. beveik visas autentiški elektroniniai aktai (AAE) yra pasirašyti nuotoliniu būdu, žymiai sumažinant laiką ir logistines sąlygas šalims. Šiame straipsnyje tiksliai paaiškinama kaip naudoti elektroninį parašą prancūziškuose notaratuose: kurie dokumentai yra atitinkamas, kokie parašo lygiai taikomi, kaip konkrečiai vyksta procedūra ir kokie įrankiai pasirinkti, kad liktum atitiktis eIDAS reguliavimui ir notariniam reguliavimui.

Specifinis elektroninio notarinio parašo reguliavimas

Notarinė profesija neapsiriboja bendro dėsnio elektroninio parašo taikymu. Ji naudojasi išimtiniu ir sustiprinta tvarka, kylančia iš kelių pagrindinių tekstų, kurie suteikia autentiškaiam elektroniniam aktui (AAE) tokią pat įrodymo jėgą, kaip popieriniam autentiškaum aktui.

Autentiškas elektroninis aktas (AAE): apibrėžimas ir taikymas

AAE apibrėžiamas 2005 m. rugpjūčio 10 d. dekretu Nr. 2005-973, kuris buvo pakeistas 2020 m. balandžio 3 d. dekretu Nr. 2020-395, kuris įgaliojo nuotolinę šalių pasirodymą. Autentiškas elektroninis aktas turi tuos pačius požymius kaip popierinis aktas: jį priima kompetentingas valstybės pareigūnas, jis galioja iki jog įvestinis iš falsifikavimo ir yra tiesioginai vykdomas.

Kad AAE būtų galiojantis, turi būti tenkinamos trys sumos sąlygos:

• Notaras turi naudoti suqualifikuotą elektroninį parašą (SEQ) pagal eIDAS reguliavimą, aukščiausias Europos hierarchijos lygis;
• Aktas turi būti saugomas elektroniniame centrinėje peržiūroje, kurią tvarko Indėlių ir paskolų kasos notarų institucija Aukštausiajame notarų taryboje (CSN);
• Šalių pasirodymas gali būti fizinis arba nuo 2020 m. visiškai nuotolinis per saugų nuotolinį elektroninį pasirodymą (ARDI sistemą).

Notarų Aukščiausiosios tarybos patvirtinti įrankiai

CSN atlieka pagrindinį vaidmenį digitaliame profesijos valdyme. Jis yra kuriami ir patvirtinti keletą specifinių įrankių:

• Real.not: autentiškai elektroninių aktų pasirašymo ir valdymo platforma, integruota į notarinių biurų programinę aplinką;
• Notarų asmeninis virtualinis tinklas (RPVN): saugus infrastruktūra per kurią siunčiami visi aktai ir jautrūs mainai;
• ARDI (Aktas primtas nuotoliniu būdu per pogrindžio): nuotolinės šalių pasirodyme sistema per saugią vaizdo konferenciją, jplapalinta nuo 2020 m. dekreto.

Svarbu suprasti, kad notarai negali naudoti jokios komercinės elektroninio parašo sprendimo AAE pasirašymui. Tik CSN patvirtinti įrankiai, pagrįsti suqualifikuotais sertifikatais, išduodami suqualifikuoto pasitikėjimo paslaugų tiekėjo (QTSP), nurodyta ANSSI, yra priimtini autentiškiems aktams.

Skirtingos akto rūšies ir taikyti parašo lygiai

Ne visos notarinio biuro atliktos parašai reikalingos to paties lygio saugumo. Skirtis tarp autentiškų ir privačiųjų akto po parašu (sous seing privé) yra esminė.

Autentiški elektroniniai aktai: privalomas suqualifikuotas parašas

AAE — nekilnojamojo turto pardavimai, dovanojimas, testamentams notariniais, vestuvių sutartimis, hipotečomis paskolai — suqualifikuotas elektroninis parašas (SEQ) yra privalotas. Šis parašas remiasi:

• Suqualifikuotu sertifikatu išduotu po tapatybės patvirtinimo veidas į veidą (arba vaizdo pagal ETSI EN 319 401 normą);
• Saugia parašo kūrimo įranga (QSCD), dažniausiai šifruota USB klape arba debesies HSM module;
• Suqualifikuotu laiku žyma garantuojanti parašo datą.

Notaras turi suqualifikuotą profesinį sertifikatą, išduodamą CSN pasitikėjimo tiekėjo. Susijusi privati raktas negali palikti saugaus įrenginio, o tai garantuoja akto integritetą.

Asmeninis aktai kontrasignuoti notaro

Kai kurie aktai, tokie kaip pardavimo sutartys, įgaliojimai arba bendrosios nuomos sutartys kontrasignuotos, gali naudoti patobulintą elektroninį parašą (SEA), tarpinis eIDAS reguliavimo lygis. Šiuo atveju šalys gali pasirašyti savo asmeniniame saugioje erdvėje, per nuorodą pasiųstą elektroniniu paštu, po tapatybės patvirtinimo OTP SMS arba dokumentų patvirtinimo procesa (IDnow, Ubble ir kt.).

Šis lankstumas leidžia notarui pasiūlyti visiškai demateriazuotą kliento kelią aktams, nereikalaujantiems suqualifikuoto lygio. Įrodymo vertė yra mažesnė nei AAE, bet didesnė nei atskanuotas rankraštis.

Vidiniai dokumentai ir kasdienės vadybos aktai

Laiškai, paprasti įgaliojimas, honorarų konvencijos arba misijų laiškai, paprastas elektroninis parašas (SES) arba patobulintasis paprastai yra pakankamas. eIDAS atitinkančios SaaS sprendimai — tokie kaip Certyneo, specialistas elektroniniame parašu teisės firmų biuruose — leidžia automatizuoti šiuos parašo srautus nereikalaujant svarios CSN infrastruktūros.

Kaip konkretiškai vyksta elektroninis parašas notare

1 etapas: akto paruošimas ir tapatybės patikrinimas

Prieš bet kokį parašą, notaras privalo patikrinti šalių tapatybę. Nuotolinės šalių pasirodyme per ARDI kontekste, šis patikrinimas atliekamas per saugią vaizdo konferenciją. Notaras realiu laiku patvirtina identifikacines priemones, pateiktas per kamerą ir klausia failų FICOBA, FICOVIE ar FNIDL priklausomai nuo akto pobūdžio. Šis etapas nėra deramas: notaras atsakingas asmeniškai už lyginantžiųjų tapatybę.

2 etapas: akto skaitymas ir validavimas

Sulygu su straipsniu 23 1971 m. lapkričio 26 d. dekreto (pakeisto), notaras privalo skaityti aktą šalims, net nuotoliniu atveju. Elektroniniame kontekste šis skaitymas gali įvykti ekrano bendrinimo metu ARDI sesijos metu. Kiekviena šalis turi saugią prieigą prie dokumento, kad jį peržiūrėtų prieš parašą.

3 etapas: daugiapartinis parašas ir archyvavimas

Kai aktas skaitytas ir patvirtintas, kiekviena šalis pasirašo notaro nustatytu tvarka. Notaras uždeda paskutinį savo suqualifikuotą parašą, kuris suteikia aktui autentišką charakterį. Aktas tada automatiškai siunčiamas centrinei elektroninei peržiūrai (MCE), kurią tvarko Indėlių ir paskolų kasa. Betarpi įvykdomas elektroninę kopiją gali būti priimta lietus susijusioms šalims.

Visas procesas, nuo šaukimo iki kopijų pateikimo, gali dabar vykti per mažiau nei 48 valandas paprastiems aktams, palyginti su savaitės iki trijų savaičių tradiciniu popierinį formatu. Norint optimizuoti parašo srautus neautentiškiems aktams, tokius įrankius kaip Certyneo ROI kalkuliatorius leidžia tiksliai įvertinti produktyvumo nuostoliai.

Išmatuojami notarinių biurų privalumai

Laikinių sumažėjimas ir produktyvumo padidėjimas

AAE bendrosios panaudojimo leidžia žymiai sumažinti apdorojimo laiką. Pagal duomenis, publikuotus Aukščiausiojoje notarų taryboje savo 2024 m. metinės ataskaitose, daugiau nei 85% nekilnojamojo turto pardavimo dabar apima bent vieną demateriazuotą etapą ir 60% vyksta visiškai nuotoliniu. Biurui, kuris apdoroja 300 aktų per metus, perėjimas į visiškai elektroninį sustaigs nuo 15 iki 25% administracinio laiko, atitinkamą 0,5 iki 1 ETP persigrupavojų į didesnę vertę veiklas.

Sustiprintas saugumas ir pilna sekamumas

Priešingai nei popieriniam aktui, AAE naudojasi visiškai sekamumu: kiekvienas veiksmas yra metai, žurnalas ir patvirtintas. Centrinė elektroninė peržiūra garantuoja dokumento integritetą neribotam laiką, be rizikos praradimu, pažaidimo ar klastojimo. Su kiekvienu aktu susijęs audito žurnalas yra nepaneigjamas įrodymas bet kokiame ginče.

Geografinis pasiekiamumas ir šalių integravimas

Nuotolinio pasirodemo žymiai pakeitė santykius tarp notarų ir klientų. Senas žmogus arba negalutinis mobilumas, emigrantas valdantis palikimą iš užsienio arba užsienio pirkėjas, kurio kaip nesuprato Prancūzijos, gali dabar pasirašyti autentišką aktą nekeliaudamas fiziškai į Prancūziją. Šis pasiekiamumas yra didelė konkurcinė nauda biurams, kurie investuoja šiuose įrankiuose. Biurams, kurie taip pat valdo sudėtingus nekilnojamojo turto dalies vaidmenis, Certyneo dedikuota nekilnojamojo turto sprendimas pravertingas CSN pasiūlymą atsiskyrus privačiais aktais.

Perėjimas į visiškai elektroninį: budėjimo taškai

Darbuotojų mokymas ir pokyčio lyderystė

Elektroninio parašo priėmimas notarinio biuro neapsiriboja techninių diegimo. Tai apima verslo procesų perrašymą. Darbuotojams turi būti mokomi naudoti įrankius (Real.not, ARDI), išimčių tvarkymas (ryšio sutrikimai, nuotolinės pasirašymo atmetimas) ir deontologinės pareigos, kurios lieka nepakitusios nepaisant demateriazacijos.

Hibridinių srautų valdymas

Per perėjimo periodą — kuri gali trukti kelis metus biurams, kurie tvarko tarptautinius aktus arba dalyvaujantiems šalims, kurios mažai žinomos skaitmeniniam — biurai turi palaikyti gebėjimą apdoroti popierinį formatą. Šių hibridinių srautų valdymas reikalingą griežtą organizaciją, kad būtų išvengta painiavos tarp dviejų apdorojimo grandinių. Suderinamum sprendimai, tokie kaip parodyti elektroninio parašo sprendimų palyginimas, palengvina šią koegzistencija.

Kibernetinis saugumas ir duomenų apsauga

Notariniai biurai tvarko tarp jautriausiausių duomenų: patrimonijas, palikimus, šeimynines situacijas. GDPR reguliavimas (Nr. 2016/679) ir NIS2 direktyva nustato sustiprinti pareigą informacijos sistemų apsaugoje. Prieiga prie RPVN ir CSN infrastruktūros suteikia aukštą apsaugos lygį, bet kiekvienas biuras lieka atsakinga savo darbo vietų saugumui ir slaptažodžio politikai. Metinė kibernetinio saugumo audits yra labai rekomenduojama, ypač biurams, kurie perėjo į debesį.

Teisinė bazė taikoma notariniam elektroniniam parašui

Elektroninio notarinio parašo teisinį galiojimą remiasi sudėtinga sąsaja tarp Europos teisės, Prancūzijos pilietinio teisės ir specifinio notarinio teisės.

Reguliavimas eIDAS Nr. 910/2014 (ir jo revizija eIDAS 2.0 dabar diegiant) sudaro Europos pagrindą. Jis apibrėžia tris elektroninio parašo lygius (paprastas, patobulintasis, suqualifikuotas) ir nustato nediskriminacijos principą: dokumento elektroninėje formoje negali būti atmestas tik todėl, kad jis elektroninėje formoje. Suqualifikuotas parašas naudojasi teisinės patikimumo prielaida ir teisinės lygybės su rankraštiniu parašu visuose valstybės narėse.

Civilinio kodekso 1366 ir 1367 straipsniai nustato bendrosios teisės pagrindus: elektroninis raštas turi tokią patį liudijimo jėgą kaip popierinis raštas su sąlyga, kad jos autorius gali būti patikrintas ir dokumentas integritetą. Straipsnis 1367 teigia, kad procedūros patikimumas yra numanomas, jei nėra priešingo įrodymo, kai naudojamas suqualifikuotas elektroninis parašas.

Įsakymas Nr. 2005-759 iš 2005 m. liepos 4 d. į Prancūzijos teisingumą įtraukė autentišką elektroninį aktą, keičiant 1971 m. lapkričio 26 d. dekretą, nustatantį pilietines aktas. Dekretas Nr. 2005-973 iš 2005 m. rugpjūčio 10 d. nustatė jos technines sąlygas, ypač privalą naudoti centrinę elektroninę peržiūrą.

Dekretas Nr. 2020-395 iš 2020 m. balandžio 3 d. buvo svarbus žingsnis, paplating šalių nuotolinį pasirodymą autentiškiems aktams, priemonę, iš pradžių numatytas kaip laikina atsaką į santykinio krizę, tada nuolatinį pagal ASAP įstatymą.

ETSI EN 319 132 standartai (XAdES parašai), ETSI EN 319 122 (CAdES) ir ETSI EN 319 162 (ASiC) apibrėžia elektroninio parašo techninius formatus, pripažintus eIDAS kontekste. AAE pagrindinai naudoja PAdES formatą (PDF išankstinės elektroninio parašo, ETSI EN 319 102) PDF formato dokumentams.

GDPR Nr. 2016/679 nustato notarui, kaip apdorojimo atsakingam, diegti tinkamą technines ir organizacines priemones šalių asmeninių duomenų apsaugai. GDPR 32 straipsnis reikalauja šifruoti duomenis persiuntimo ir ramybės metu, pareiga visiškai patenkinama RPVN infrastruktūra.

NIS2 direktyva (atliko Prancūzijos teisę 2023 m. rugpjūčio 1 d. Nr. 2023-703 įstatymu) nustato pagrindinių paslaugų operatoriams — kategorijoje, kurioje yra tam tikri pasitikėjimo tiekėjai, dalyvaujantys notarinėje grandinėje, — skelbti reikšmingus saugumo incidentus ANSSI per 24 valandas.

Bet kokia šių pareigų nesilaikytina asidaro notarui disciplinarios sankcijos, kurias skelbti Notarų kamera, taip pat pilietines ir baudžiamųjų sankcijas gali prieiti iki akto negaliojimo.

Konkrečios panaudojimo scenai

Scenarijus 1: vidutinio dydžio notarinis biuras, kuris tvarko tarptautinius palikimus

Vidutinio dydžio notarinis biuras, turintis apie dešimt darbuotojų, specialus patrimoniniame teisės ir tarptautinio privatinio teisės srityse, tvarko per metus 80 ir 120 palikimus, susijusius su paveldėtojais, gyvenančiais Prancūzijos ribose (Europos Sąjunga, Šiaurės Amerika, frankofona Afrika). Prieš nuotolinės šalių pasirodymo diegimą per ARDI, kiekvienas notarinio akto ar palikimo deklaracijos parašas reikalaujo fizinį persikeldinimo arba notarinio įgaliojimo iš susijusių šalių — procedūra, kuri gali trukti 4-8 savaites ir sugeneruoti reikšmingas šeimų išlaidas.

Nuo pilno AAE nuotolinės sistemos diegimo, šis biuras sumažino vidutinį palikimo apdorojimo laiką 65%, iš vidutinio 11 savaičių į mažiau nei 4 savaites. Kliento pasitenkinimas žymiai pasikeitė, o biuras galėjo absorbuoti 20% savo aktų apimties padidėjimą nereikalaujant papildomo darbuotojo.

Scenarijus 2: regioninė statybų bendrovė, kurie naudoja būsimą būklę parduoti (VEFA)

Statybų bendrovė, kuri atliko 150-200 VEFA pardavimų per metus, bendradarbiauja su trimis partneriniais notarinių biurais. Daugelio dalyvautojų (pirkėjai, statybos bendrovė, bankai, garantai) gausybė padarė parašo koordinaciją ypač sudėtingą popierinėje formoje, reikalaudama kelių susitikimų organizavimo dažnai atidėti ir daug dokumentų atgal ir pirmyn.

Po bendrosios elektroninio parašo priėmimo už bendrieji kontraktus (asmeniniai aktai su patobulintų lygiu) ir galutinius aktus (AAE su suqualifikuotu lygiu), vidutinis pardavimo ciklas buvo sumažintas iš 3 savaičių. Incidencai, susiję su klaidomis arba pamirštais parašais, sumažėjo 90%, o notarinių biurų komandos taupė apie 25% laiko dedami į šalių visinininkimą. Asmeniniams aktams biurai naudoja B2B elektroninio parašo sprendimą, atitinkantį eIDAS, leidžiant pirkėjams pasirašyti iš savo telefono mažiau nei 5 minučių.

Scenarijus 3: kaimo notaro biuras, padedantis seniems klientams, kurie yra nefamiliarizuoti su skaitmeninėmis

Kaimo notaro biuras, kuris tvarko maža tankaus teritorijos, susiduria su ypač iššūkiu: didelė jo klientų dalis, susidedanti iš daugiau nei 70 metų žmonių, yra mažai susipažinę su skaitmeniniais įrankiais. Tačiau geografinis nuotolis (kai kurie klientai gyvena daugiau nei 45 minutas nuo biuro) daro persikeldinimus sunkius, ypač paprastiems aktams, tokie kaip sugyventinio tarp sutuoktinių arba asmeniniai įgaliojimas.

Biuras yra nustatęs hibridinę pagalbos sistemą: darbuotojas nusidėvi į kliento namą su iš anksto konfigūruotu planšetu atvejams su sumažinta mobilumu, o autonomiški klientai pasirašo savo įrangoje. Ši sistemo leidžo išlaikyti šio ryšio paslaugą artumoje, tuo metu sumažinti biuro keliavimo sąmatą apie 30%. Popieriaus sumažėjimas (spausdinimas, pašto siuntimas, fizinis archyvavimas) sustaigs metines išlaidas kelis tūkstančius eurų.

Išvada

Elektroninis parašas yra šiandien visiškai integruotas Prancūzijos notarinės profesijos pracuota. Nuo centrinės elektroninės peržiūros iki nuotolinės šalių pasirodeme per ARDI, einant per suqualifikuotus parašus, reikalingus autentiškiems aktams, teisinė ir techninė bazė yra tvirta, brandžia ir pripažinta Europos lygyje dėka eIDAS reguliavimo. Asmeniniais aktais, honorarų konvencijomis ir vidiniais dokumentiniais srautais, notariniai biurai turi išnaudoti SaaS sprendimą, kuris yra specialus, atitinkantis eIDAS ir pritaikytas juridinio sektoriaus apribojimams.

Certyneo lydi teisininkų profesionalus skaitmenio transformacijom su platforma, kuri yra skirta atitikti aukščiausiausių reikalavimų. Sužinokite Certyneo sprendimą, dedikuotą juridiniams biurams arba pradėkite nemokamai savo dokumento procesų įtakos įvertinimui.