Elektroninis parašas savivaldybėms: dėl greitesnės modernizacijos ir teisinės saugumo

Kodėl elektroninis parašas tapo nepakeičiamas savivaldybėms

Administracinių procedūrų skaitmeninimas šiandien yra prioritetas savivaldybėms, departamentams, regionams ir vietos valstybinėms institucijoms. Nuo 2014 m. lapkričio 6 d. įsakymo Nr. 2014-1329 dėl savivaldybės organų nuotolinių posėdžių įsigaliojimo, o dar labiau su vyriausybės vykdoma Viešoji Veikla 2022 programa, elektroninis parašas savivaldybėms tapo strateginiu modernizacijos varikiu. 2026 m. beveik 87 % Prancūzijos regionų jau diegė bent vieną skaitmeninį parašo įrenginį pagal SGMAP duomenis, o šis judėjimas dabar plečiasi į savivaldybes, kuriose yra mažiau nei 3 500 gyventojų.

Kontraktų skaitmeninimo bendrinimas savivaldybėse — viešieji pirkimai, partnerystės susitarimai, nutarimai, įsakymai — atitinka tris tikslus: operacinį efektyvumą, teisinį saugumą ir visuomenės skaidrumo reikalavimą. Šis straipsnis vadovauja jus per normatyvinius pagrindus, taikomus parašo lygius, konkrečius panaudojimo atvejus ir geriausias praktikas, norint sėkmingai atlikti skaitmeninę transformaciją.

Reguliacinis kontekstas, kuris aktyviai tvirtėja

Europos direktyva dėl viešųjų pirkimų (2014/24/ES), transpozuota Prancūzijos teisei dekretu Nr. 2016-360, reikalinga visiškai skaitmeninimams viešų pirkimų procedūras virš 40 000 € HT nuo 2018 m. spalio 1 d. Tuo tarpu eIDAS reglamentas Nr. 910/2014 nustatė suderinamą sistemą elektroninių parašų abipusiam pripažinimui visuose valstybės narėse, kurią eIDAS 2.0 revizija (ES reglamentas 2024/1183, įsigaliojęs 2024 m. gegužę) dar labiau sustiprina su Europos skaitmeninės tapatybės piniginės (EUDIW) įvedimu.

Savivaldybėms tai praktiškai reiškia, kad bet kuris aktas, kuriuo susijusi juridinio asmens atsakomybė — savivaldybės tarybos sprendimas, viešas pirkimas, viešojo paslaugų tiekimo pavedimo sutartis — gali ir turėtų būti pasirašytas elektroniniu būdu, jei pasirinksite tinkamą parašo lygį, atsižvelgdami į akto pobūdį ir riziką.

Trys elektroninio parašo lygiai, taikomi savivaldybėms

Reglamentas eIDAS skiria tris parašo lygius, kurių aktualumas skiriasi priklausomai nuo susijusio administracinio akto.

Paprastas elektroninis parašas (PEP)

Paprastas elektroninis parašas yra minimalus lygis. Jis remiasi elektroniniais duomenimis, pritvirtintais prie kitų duomenų (spustelėjimas sveiki priimti, patikrinta el. pašto adresa) be trečiųjų šalių sertifikavimo reikalavimo. Jis tinka akstams su mažu juridiniu riziką: pakvitavimas, vidinio paskyro kvietimai, įprasti administraciniai formulariai. Savivaldybei jis gali būti naudojamas internetu atliekamiems užregistravimams arba administracinių konsultacijų patvirtinimui.

Dėmesio: paprastas parašas teikia tik ribotą patikimumą ir jo kontraversija teismavoje gali būti keičiama. Todėl jis nėra tinkamas kontraktams, kurie susijęs su reikšmingomis išlaidomis, ar aktams, kurie turėtų patvirtinti teisumo kontrolę.

Išplėstinis elektroninis parašas (IEP)

Išplėstinis parašas yra unikaliai susijęs su pasirašytuvų asmeniu, leidžia jį identifikuoti, sukuriamas iš duomenų, kuriuos pasirašytuvas gali išlaikyti tik savo savoje žinioje, ir yra susietas su pasirašytais duomenimis taip, kad būtų galima aptikti bet kokius vėlesnius pakeitimus. Paprastai jis remiasi skaitmeniniu sertifikatu, kurį išdavė kvalifikuota patikimumo paslaugų teikėja (KPPT), įtraukta į Prancūzijos patikimumo sąrašą (Trust Service Status List – TSL).

Viešiems pirkimams žemiau slenksčio ir tarpusavyje savivaldybių partnerystės sutartims, išplėstinis parašas yra geras balansas tarp saugumo ir veiklos sklandumo. Daugelis šiuolaikinių SaaS sprendimų, įskaitant Certyneo, leidžia diegti šį lygį su stipriu autentikavimu (OTP SMS + dokumentų patikrinimas), nereikalaudami materalaus rakto.

Kvalifikuotas elektroninis parašas (KVP)

Kvalifikuotas parašas yra aukščiausias lygis, numatytas eIDAS. Jis privalomas remiasi sertifikatu, kurį išdavė akredituota KPPT, ir paprastai sukuriamas naudojant kvalifikuotą parašo kūrimo įrenginį (KPKI) — išmanią kortelę, USB žetoną arba nuo eIDAS 2.0, kvalifikuotą nuotolinę parašo kūrimo paslaugą. Jis naudojasi teisine prielaida, kad jis yra lygiavertis ranka pasirašytam parašui visose valstybės narėse (eIDAS reglamento 25 straipsnis, 2 dalis).

Šis parašas rekomenduojamas — kai kuriais atvejais privalomas — dėl jautriausių aktų: savivaldybės mero arba departamento tarybos pirmininko parašų deleguose, didelių apimties viešuose pirkimuose, aktuose, kuriems reikalinga prefektūros teisumo kontrolė. Diegimo išlaidos ir sudėtingumas yra didesni, tačiau absoliutus teisingas saugumas, kurį jis suteikia, daro jį neišvengiamu standartu savivaldybėms, kurios tvarko didelį kiekį labai svarbių kontraktų.

Norėdami matyti palyginimą tarp turimos rinkoje sprendimų, Certyneo elektroninio parašo sprendimų palyginimas leis greitai įvertinti pasiūlymus pagal jūsų biudžeto ir techninių apribojimų.

Kontraktų skaitmeninimas: kokie aktai praktiškai liečiami?

Kontraktų skaitmeninimas savivaldybėse ir miestuose apima labai plačių administracinių aktų spektrą. Supratimas, kurie iš jų yra prioritetiniai, leidžia organizuoti palaipsninį ir kontroliuojamą diegimą.

Viešieji pirkimai ir sisteminės sutartys

Nuo 2019 m. kovo 22 d. įsakymo, nustatančio konsultacijos dokumentų ir komunikacijos tarp pirkėjų ir ekonominių operatorių modalumus, elektroninis parašas yra privalomas formalizuotiems pirkimams (slenksčiai > 215 000 € HT tiekimams ir paslaugoms). AAPP (Viešo Pirkimo Aprašas), CCAP, CCTP ir sutarties įsipareigojimo aktai turi būti pasirašyti savivaldybės juridinio asmens atstovo ir pirkimo sutarties turėtojo.

Pirkėjo profilis (viešų pirkimų skaitmeninimo platforma) turi būti suderinamas su parašo įrankiais. API integravimas su Certyneo sprendimais leidžia automatizuoti dokumentų siuntimą, parašų rinkinį ir archyvavimą su dokumento verte atitinkančioje skaitmeninėje seifoje, atitinkančioje NF Z 42-013.

Susitarimai ir nutarimai

Viešojo paslaugų tiekimo deleguose susitarimai (VPTD), viešo turto naudojimo susitarimai, partnerystės susitarimai su asociacijomis ar kitais juridiniais asmenimis, taip pat savivaldybės tarybos ar deleguojančio organo nutarimai, visi gali būti skaitmeninami. Pastarasis dėl šių, 2020 m. lapkričio 18 d. dekretas Nr. 2020-1407 sumažino sąlygas nuotolinėms susitikimams, atidarius kelią protokolų parašui.

Civilinio stovo aktai ir administraciniai įsakymai

Nepaklusumo pavojaus įsakymai, administracinės policijos įsakymai, urbanizmo aktai (statybos leidimai, ankstyvieji pranešimai) taip pat gali būti pasirašyti elektroniškai. Teisės ir Administracinio Informacijos Direktorija (TAID) sukūrė @ctes portalą skaitmeninams aktams, kuriems reikalinga prefektūros teisingumo kontrolė, perduoti su elektroniniu parašo iš mero ar pirmininko integracija.

Jei jūsų savivaldybė taip pat diegias elektroninį parašą savo HR procesuose — žmogiškųjų išteklių, sutarčių pakeitimams, mokymuose — elektroninio parašo vadovas HR suteiks jums tikslų atskaitos rėmą.

Pasirinkti ir diegti skaitmeninę parašo sprendimą, atitinkančią viešojo sektoriaus apribojimus

Savivaldybės susiduria su specifiniais apribojimais, kurių bendrinės rinkos sprendimai ne visada integruoja: duomenų saugojimas tėvynės arba Europos teritorijoje, suderinamumas su esamais informacijos sistemų (Berger-Levrault, Sedit Marianne, Civil Net...), valdžios delegavimo valdymas ir įrašų reikalavimas teisiniam archyvavimui.

Kriterijus, pagal kuriuos pasirinkti atitinkančią sprendimą

Keletas kriterijų turėtų vadovauti pasirinkimui:

• Teikėjo kvalifikacija: teikėjas turi būti Nacionalinės patikimumo sąrašo (TSL Prancūzijos, publikuota ANSSI) arba Europos sąrašo (ES Patikimos Sąrašos). eIDAS kvalifikacija yra minimalus nepakuklausytinas garantas.
• Suverenis saugojimas: savivaldybės tvarkyti duomenys dažnai priklauso administracinei paslapčiai arba asmens duomenims pagal GDPR. Saugojimas, sertifikuotas HDS (Sveikatos Duomenų Saugojimas) arba SecNumCloud yra labai rekomenduojamas jautriausiems tvarkymo atvejams.
• Interoperabilumas: sprendimas turi integruotis per API REST su naudotojo santykių valdymo sistemomis (NSV), verslo programine įranga ir viešų pirkimų platformomis (AWS, Klekoon, e-Marchés publics...).
• Archyvavimas su dokumento verte: pasirašytas dokumentas, kartu su jo metaduomenimis (kvalifikuotu laiko žymėjimu, sertifikatų grandinė, patikrinimo ataskaita), turi būti archyvuotas sistemoje, atitinkančioje NF Z 42-013 arba ISO 14721 (OAIS).
• Valdžios deleguose ir leidimuose valdymas: savivaldybė turėtų galėti konfigūruoti parašo darbo srautus, atspindinčius savo vidinius delegumus (mero pavedimas DGA, du išrinktųjų bendra parašo, ir t.t.).

Palaipsnis diegimas: rekomenduojamas metodas

DGFIP ir AMS (Prancūzijos Merų Asociacija) rekomenduojama trijų fazių pozicija: (1) esamo auditas ir skiriamiems skaitmeninimams aktams žemėlapis, (2) bandomoji veikla ribotame perietre (pvz.: įprastų tiekimo pirkimai), (3) bendrinimas su agentų mokymu ir komunikacija su išoriniais partneriais.

Certyneo ROI skaičiuotuvas gali padėti jums kiekybiškai nustatyti numatomus grąžos atidavimą pagal kasmetinių kontraktų tūrį, tvarkomą savivaldybės, atsižvelgiant į spausdinimo, pašto, fizinio saugojimo ir administracinės vadybos išlaidas.

Pagaliau, savivaldybėms jau aprūpintoms esamais sprendimais ir norinčioms migruoti į našesnę platformą, Certyneo migracija siūlo kompleksas padiderinimas apimantis duomenų perimą ir aktualių darbo srautų tęstinumą.

Teisinė sistema, taikoma elektroniniam parašui savivaldybėse

Elektroninis parašas, naudojamas savivaldybėse, yra nuoseklios norminės sistemos, kurią būtina suprasti saugiai kiekvienam skaitmeninimam aktui, sudėtis.

Pilietybės kodeksas, 1366 ir 1367 straipsniai: 1366 straipsnis nustato, kad „skaitmeninis raštas turi tą patį įrodymų jėgą kaip ir popierinė forma, išskyrus, kai gali būti tinkamai identifikuotas asmuo, iš kurio jis kilo, ir jis yra sukurtas ir saugomas sąlygomis, kurios garantuoja jo integralumą." 1367 straipsnis, savo ruožtu, pripažįsta elektroninio parašo galiojimą, kai jis „susideda iš patikimo identifikavimo proceso naudojimo, kuris garantuoja jo ryšį su aktu, prie kurio jis prisegtas", su sustiprintu patikimumo prielaida, kai naudojamas kvalifikuotas eIDAS parašas.

Reglamentas eIDAS Nr. 910/2014 Europos Parlamento ir Tarybos: Šis reglamentas yra tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse, nustato tris elektroninio parašo lygius (paprastas, išplėstinis, kvalifikuotas), nustato reikalavimus, taikytinus kvalifikuotoms patikimumo paslaugų teikėjoms, ir garantuoja skersai sienus kvalifikuotų parašų pripažinimą (25 straipsnis). Revizija eIDAS 2.0 (ES reglamentas 2024/1183) sustiprina šias nuostatas ir įveda Europos skaitmeninę tapatybės piniginę (EUDIW).

Reglamentas GDPR Nr. 2016/679: Pasirašymo asmenų (tapatybės, kontaktinės informacijos, biometrinių duomenų) asmeninių duomenų tvarkymas yra paklausus GDPR sumažinimą, tikslą ir saugumo principams. Savivaldybės turi vesti tvarkymo registrą ir užtikrinti, kad jų teikėjas veiktų kaip subordinuotas su DPA (Duomenų Tvarkymo Sutartis), atitinkančiomis 28 straipsnį.

NIS2 Direktyva (ES 2022/2555): Transponuota į Prancūzijos teisinę sistemą dėl 2023-703 įstatymo 1 rugpjūčio ir jos aplikacinio dekretų, NIS2 direktyva nustato vyriausybines institucijas — įskaitant reikšmingos dydžio savivaldybes — sustiprintais reikalavimais kibernetinio saugumo atžvilgiu, ypač grėsmių valdymui susijusiam skaitmeninei tiekimo grandinei. Parašo teikėjas turi turėti galimybę dokumentuoti savo saugumo priemones.

ETSI EN 319 132 ir EN 319 122 standartai: Šie standartai nustato išplėstinio elektroninio parašo formatus (XAdES, CAdES, PAdES), priimtinus viešuose pirkimuose. PAdES-B-LTA formatas (PDF Išplėstinis Elektroninis Parašas su Ilgalaikio Archyvo) yra ypač rekomenduojamas kontraktiniam dokumentams, kurie turi būti saugomi ilgą laiką.

Ordonnance Nr. 2014-1329 ir dekretas Nr. 2020-1407: Šie tekstai reguliuoja nuotolines posėdžius ir savivaldybės organų nustatyto elektroninio parašo aktus.

Teisinė rizika dėl neatitikties: Aktas, pasirašytas nežeme parašo lygiu arba negalifikuoto teikėjo, gali būti panaikintas administracinio teismo jeigu bus ginčiama. Prefektūros teisumo kontrolė taip pat gali atmesti aktus, perduotus nesuderintais kanalais. Todėl yra būtina, kad Duomenų Apsaugos Deleguotas Asmuo (DAA) ir savivaldybės teisinė tarnyba patvirtintų diegimo rėmą prieš jį pradedant daryti.

Konkretūs panaudojimo scenarijai savivaldybėse

Scenarijus 1 — Vidurinės dydžio savivaldybė skaitmeninimą savo kelio pirkimus

Savivaldybė, turinti apie 25 000 gyventojų, per metus tvarko tarp 40 ir 60 viešų pirkimų, iš kurių apie 20 virš formalaus konkurso ribos. Prieš skaitmeninimą kiekvienas pirkimas reikalavo 3-5 kontraktinės dokumentacijos spausdinimo kopijų, fizinio parašo grandinę apimantį merą, DGA ir viešojo biudžeto buhalterį (DGFIP atstovą), tada siuntimą rekomendacijos paštą pirkėjui ir prefektūrai teisumo kontrolei. Vidutinis laikas nuo pirkimo sutarties iki skelbimo siekė 18 darbo dienų.

Po skaitmeninių parašo sprendimų, integruotų su pirkėjo profiliu, savivaldybė sumažino šią laiką iki 4 darbo dienų, tai yra 78 % sumažinimas. Tiesioginės ekonominės santaupas spaudai, paštui ir archyviniam valdymui buvo įvertintos maždaug 12 000 € per metus. Teisumo kontrolė, dabar atliekama per @ctes portalą su elektroniniu parašu, dabar vyksta per 48 valandas, palyginti su vidutine 7 dienomis.

Scenarijus 2 — Departamento skaitmeninimą savo subsidijų susitarimai asociacijoms

Departamentų taryba per metus skiria daugiau nei 1 200 subsidijų vietos asociacijoms, kiekvienas duodantis dvišalio susitarimo. Popierinė vadyba išgaude 4 agentų komandą dalinę laiką 3 mėnesius per metus, o pasirašytų susitarimų grąžinimo laikas buvo vos daugiau nei 60 % — asociacijos dažnai atidėliodavo dokumentų grąžinimą.

Po skaitmeninių parašo sprendimų, integruotų su baltos etiketės, departamentas automatizavo susitarimo siuntimą elektroniniu būdu su automatiniais priešpaskutiniais perspėjimais. Laiku pasirašytų susitarimų procentas padidėjo iki 94 % pirmaisiais metais. Laisvų lygiaverčių pozicijų pelnas per metus buvo apie 1,2 ETP/metai. Automatinis archyvavimas atitinkančioje skaitmeninėje seifoje taip pat leido sumažinti fizinio saugojimo išlaidas 35 %.

Scenarijus 3 — Tarpšakinio bendradarbiavimo saugumo susirinkimai

Agglomeration bendruomenė, sudaryta iš 18 savivaldybių, vidutiniškai per metus surengdavo 12 komunalinių susirinkimų, iš kurių kiekvienas teikdavo tarp 20 ir 50 nutarimų. Kiekvieno nutarimo fizinis parašas iš pirmininko ir jam pagal funkcijas paskirtos vicepirmininko pareigybės reikalaudavo sunkios logistikos, su kartais sunkaus kelionės elams, gyvenantiems periferinėse savivaldybėse.

Diegus nuotolinės kvalifikuotos parašo nustatymo darbo srautus, leidžiant kiekvienam išrinktajam nustatyti savo parašą iš savo išmaniojo telefono ar kompiuterio su savo asmeninių sertifikatu, bendruomenė pašalino geografinius apribojimus ir sumažino nutarimų galutinio atlikimo laiką nuo 12 dienų vidutiniškai 2 dienas. Keliavimo ekonomija (kelionės išlaidos, agento laikas) buvo vertinta apie 8 500 € per metus. Visiškas parašų ir laiko žymėjimo seklas toliau supaprastino atsakymus į ieškinius.

Išvada

Elektroninis parašas tapo struktūriniu savivaldybės modernizacijos įrankiu. Ar tai būtų viešas pirkimai, partnerystės susitarimai, nutarimai ar administraciniai įsakymai, kontraktų skaitmeninimas savivaldybėse ir miestuose siūlo išmatuojamus pelnus: tvarkymo laiko sumažinimas, tiesiogines administracinių išlaidu santaupas, teisinę aktų saugumą bei geresnę santykį su partneriais ir tiekėjais. Nustatytas reguliacinis rėmis — eIDAS, Pilietybės kodeksas, GDPR, NIS2 — suteikia tvirtą pagindą šiai transformacijai, jei pasirinksite kvalifikuotą teikėją ir kalibruosite parašo lygį kiekvieno akto rizikai.

Certyneo atlieka savivaldybę transformacijom su eIDAS atitinkančia platforma, saugoma Europoje, turinti išplėstinį delegumo valdymą ir API integravimą su pagrindinėmis viešojo sektoriaus informacijos sistemomis. Sužinokite apie mūsų kainas ir viešojo sektoriaus siūlymus arba susisiekite su mūsų komanda, kad gautumėte asmeninį demonstraciją.