Skaitmenizuoti administracinius procesus

Kam skaitmeninti administracinius procesus

Administravimo procesai (sąskaitų faktūrų išrašymas, išlaidų ataskaitos, atostogos, vidiniai užsakymai) dažnai skaitmenizuojami paskutiniai, nors ir užima daug laiko. Jų skaitmeninimas atlaisvina komandas pridėtinės vertės užduotims atlikti.

Procesai, kuriems reikia teikti pirmenybę

Mažindami IG:

1. Sutarčių pasirašymas: greitas padidėjimas, trintis pašalinta
2. Išlaidų ataskaitos: OCR + hierarchinis patvirtinimas
3. Palikite valdymą: patvirtinimo darbo eiga + automatinis balansas
4. Kliento atsiskaitymas: generavimas, siuntimas, sekimas
5. Pirkimai ir užsakymai: citata → BC → sąskaita faktūra
6. Įjungimas / išjungimas: HR dokumentai + IT prieiga
7. Ataskaitų teikimas: realaus laiko prietaisų skydeliai ir skaičiuoklės

5 žingsnių metodas

1. Žemėlapio procesai

Išvardykite kiekvieną procesą, jo dalyvius, etapus, apimtį, dabartinę trukmę.

2. Nustatyti trinties taškus

Sugaištas laikas, klaidos, nepasitenkinimas. Čia skaitmeninis atneš daugiausiai.

3. Pasirinkite tinkamus įrankius

• elektroninis parašas
• HR įrankiai / išlaidų ataskaitos („Spendesk“, „Jenji“)
• patvirtinimo įrankiai („Zapier“, „Make“, tinkintos darbo eigos)
• CRM, ERP, EDM pagal poreikį

4. Integruokite įrankius tarpusavyje

Tikras produktyvumas atsiranda dėl integracijos: venkite pakartotinio įėjimo, skleiskite automatiškai.

5. Treniruokite ir matuokite

Apmokykite vartotojus, įvertinkite pelną, koreguokite.

Darbo eigos pavyzdys

Įprastas administravimo procesas: prašymas išeiti

• Prieš: popierinė forma → vadovo kabinetas → HR → vėl įrašytas į HRIS
• Po to: įėjimas per Lucca / PayFit → patvirtinimo tvarkyklė vienu paspaudimu → balansas atnaujinamas automatiškai → HR pranešimas

Pelnas: nuo 3 dienų iki 10 minučių.

Kiekybinė nauda

• Administratoriaus laikas: nuo -40 iki -60%
• Įvesties klaidos: -90 %
• Darbuotojų pasitenkinimas: paprastai +30%.
• Ciklo laikas(priėmimas, užsakymas, sąskaitų faktūrų išrašymas): padalintas iš 3 iki 5

Dažnos klaidos

• Popieriaus proceso skaitmeninimas, koks yra (praleidžiama galimybė optimizuoti)
• Sukraukite įrankius jų neintegruodami
• Netreniruotės → pasipriešinimas pokyčiams
• Nepaisoma GDPR atitikties ir teisinio archyvavimo
• Nepakankamai įvertinamos integracijos išlaidos

Kaip Certyneo jums padeda

„Certyneo“ apima bet kurio administratoriaus skaitmeninimo projekto „elektroninio parašo“ komponentą. Integruojamas su HR įrankiais (PayFit, Lucca), išlaidų ataskaitomis (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Atraskite Certyneo elektroninio parašo sprendimą

DUK

Kiek kainuoja skaitmeninimas?

Labai kintama. „Parašas + išlaidų ataskaitos + atostogos“ apimtis yra apie 3–10 EUR/vartotojui per mėnesį.

Kokios IG tikėtis?

Paprastai nuo 6 iki 18 mėnesių, trumpiau, kai srautas yra didelis.

Ar jums reikia CIO, kad galėtumėte valdyti?

Rekomenduojama vidutinio dydžio įmonėms, nebūtina MVĮ, kurios gali pasikliauti išorės konsultantu.

Ar visos priemonės atitinka GDPR?

Pirmenybę teikite ES sprendimams, siekiant supaprastinti atitiktį.

Kaip įtikinti komandas?

Pradėkite nuo skausmingiausio proceso. Matoma IG atrakina likusią dalį.

Išvada

Administratoriaus skaitmeninimas yra trajektorija, o ne „didžiojo sprogimo“ projektas. Pradėkite nuo srautų su didžiausia IG, išmatuokite, išplėskite. Per 18 mėnesių įmonė buvo transformuota.

Išbandykite Certyneo, kad galėtumėte paprastai, greitai ir saugiai siųsti, pasirašyti ir stebėti savo dokumentus internetu.